Vous pouvez créer une nouvelle consultation de différentes manières: à partir de l'agenda (voir ici), de la fiche client (sous l'onglet 'Historique') ou de la fiche animal (sous l'onglet 'Historique'). Vous pouvez également lancer une consultation directement à partir de la liste des résultats après avoir recherché un client ou un animal. 


Selon la manière dont vous avez démarré une nouvelle consultation, davantage de données seront déjà entrées. Ajoutez une consultation dans chaque scénario en cliquant sur l'icône 'Nouvelle consultation' ().


En fonction de l'option sélectionnée dans 'Mode de formulaire initial' sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client, Fuga ouvrira le formulaire initial avec les informations générales (voir la capture d'écran ci-dessous). Soit vous continuez/ne continuez jamais au formulaire initial, ou seulement lorsque plusieurs animaux peuvent être ajoutés (si le client a plusieurs animaux, par exemple). Vous pouvez toujours modifier ces données dans la consultation elle-même.



Si vous choisissez un animal, vous pouvez spécifier des extensions de la consultation. Cette sélection fournit des onglets supplémentaires pour saisir les données des études respectives. En savoir plus sur ce sujet ci-dessous.


Fiche de consultation


Les trois états dans lesquels une consultation peut être:

  • Déverrouillée ()
  • Verrouillée
  • Finalisée



En haut de la page, vous verrez toujours quelques icônes:

  • Editer (- Cette icône vous permet de régler les informations générales de la consultation, telles que le ou les animaux concernés, les extensions de la consultation, le paiement anticipé, etc.
  • Verrouiller (- Cette icône n'est visible que si la consultation est déverrouillée. En cliquant sur cette icône, vous verrouillez la consultation, ce qui signifie que vous ne pouvez plus rien modifier dans cette consultation ayant un impact sur le prix. Ceci est en dehors des fichiers, qui peuvent toujours être ajoutés. Vous pouvez également modifier les quantités de produits et les actes utilisés dans les protocoles lors du verrouillage. Il existe également la possibilité d'ajuster le statut de l'animal. Cela peut déjà être ajusté automatiquement en fonction de la définition des protocoles utilisés.
  • Déverrouiller (- Cette icône n'est visible que si la consultation est verrouillée ou finalisée. Lorsque vous débloquez une consultation qui a déjà été finélisée et qu'il y a d'autres consultations sur la même facture, ces consultations reviennent au compte courant au lieu d'être complètement déverrouillées.
  • Verrouiller et créer une nouvelle consultation (- Cette icône n'est visible que si la consultation est déverrouillée. En cliquant sur cette icône, vous verrouillez la consultation et puis vous créez une nouvelle consultation. Ceci est utile pour une multi-consultation, un client avec différents animaux pour lequel des consultations séparées sont effectuées. Remarque: si vous entrez plusieurs consultations, il est important de cliquer sur 'Mettre sur le compte et finaliser' à la fin (après la dernière consultation) au lieu de 'Finaliser' (voir ci-dessous).
  • Finaliser (- Cette icône n'est visible que si la consultation est verrouillée. En cliquant sur cette icône, vous allez finaliser cette consultation. Sur cette page, vous trouverez plus d'informations.
  • Finaliser le compte courant () - Cette icône n'est visible que si la consultation est verrouillée. En cliquant sur cette icône, vous mettez cette consultation sur le compte courant, puis finalisez l'intégralité du compte courant du client. Cela s’intègre également dans le scénario de la multi-consultation.
  • Aperçu financier(- Cette icône n'est visible que si la consultation est déverrouillée. En cliquant sur cette icône, vous ouvrez une fenêtre contextuelle dans laquelle vous pouvez voir l’aperçu financier de cette consultation.
  • Aperçu financier pdf(- Cette icône n'est visible que si la consultation est déverrouillée. En cliquant sur cette icône, vous ouvrez une fenêtre contextuelle (en pdf) dans laquelle vous pouvez voir l’aperçu financier de cette consultation. Vous pouvez ensuite imprimer l'aperçu.
  • Sauvegarder comme devis( ) - Avec cela, vous pouvez enregistrer la consultation comme un devis. Le fichier se retrouvera ensuite dans l'onglet 'Fichiers' de la fiche client. N'oubliez pas de supprimer la consultation par la suite, pour ne pas avoir de l'influence sur votre stock.
  • Etiquette de dosage (- En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer des étiquettes de produits. Sur cette page, vous trouverez plus d'informations.
  • Etiquettes de dosage (- En cliquant sur cette icône, vous pouvez créer plusieurs étiquettes de dosage en même temps ou sélectionner les produits. Vous pouvez également entrer une posologie ici. Sur cette page, vous trouverez plus d'informations.
  • Etiquette de consultation () - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer des étiquettes de consultation. Sur cette page, vous trouverez plus d'informations.


Clinique


Dans cet onglet, vous entrez toutes les informations cliniques. Via l'option 'Utiliser' Performances et produits 'comme onglet standard' sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client détermine si vous allez directement à ce formulaire lors de la création d'une consultation ou tout d'abord à l'onglet 'Prestations et produits' (voir ci-dessous).



Sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Consultation, vous pouvez indiquer les champs de texte et les paramètres (par exemple le poids) que vous souhaitez ajouter à ce formulaire. Lorsque vous définissez la hauteur d'un champ sur '0', le champ de texte disparaît dans l'onglet 'Clinique'.


Vous pouvez également indiquer si le client a été référé par un collègue vétérinaire. Cette fonctionnalité est utile si, par exemple, vous avez un service d’attente et que vous souhaitez faire une distinction entre vos animaux et ceux de votre collègue vétérinaire (par exemple, pour un envoi postal ou l’envoi de rapports). Vous pouvez faire la même chose si vous vous référez à un vétérinaire.


Prestations et produits


Dans cet onglet, vous pouvez ajouter les prestations (protocoles, actes et postes libres) et les produits que vous avez vendus ou utilisés. Vous pouvez les ajouter en cliquant sur l'icône 'Ajouter' () ou en le scannant via un code-barres ou un code QR. En savoir plus sur les étiquettes sur cette page.


Seuls les protocoles et les actes pertinents pour l'espèce animale apparaîtront. Si la consultation concerne plusieurs animaux, vous pouvez modifier le nombre de fois que vous avez effectué le protocole ou l'acte. Plus d'informations sur les protocoles peuvent être trouvées ici et plus d'informations sur les actes peuvent être trouvées ici.


Il n'est pas nécessaire d'attribuer chaque protocole appliqué à un animal particulier lors du verrouillage de la consultation. Il est possible d'attribuer N fois un certain protocole à 1 à N animaux. Ceci est particulièrement utile lors de la vaccination d'une écurie où il n'y a pas de puce distincte pour chaque animal, mais pour laquelle vous souhaitez toujours créer un statut de traitement et les rappels associés. Remarque: la vaccination d'une portée de chiots, par exemple, est un autre cas. Normalement, vous ne souhaitez pas créer un statut de traitement ni les rappels associés. Vous devez donc utiliser un protocole du type 'Général'.


Sous les postes libres, vous pouvez ajouter des choses supplémentaires qui ne sont pas décrits comme protocole, acte ou produit dans votre Fuga. Le montant du poste libre peut également être négatif. Vous pouvez utiliser ceci, par exemple, pour créer des coupons de réduction.



Sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client, vous pouvez utiliser l'option 'Afficher les prestations et les produits dans 1 tableau' pour déterminer si vous souhaitez afficher les prestations et les produits dans un tableau (comme dans la capture d'écran ci-dessus) ou dans des onglets séparés. .


Et également sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client, vous pouvez définir par défaut si vous souhaitez ouvrir cet onglet en tant que premier onglet (au lieu de l'onglet 'Clinique').


Fichiers


Dans cet onglet, vous pouvez voir les fichiers liés à la consultation. En cliquant sur le @ en haut du tableau, vous pouvez envoyer simultanément plusieurs fichiers par e-mail aux parties intéressées.


L'icône 'Créer un fichier basé sur un modèle' () vous permet de générer des fichiers contenant les données de la consultation, tels qu'une requête de laboratoire, un DAF, un rapport de visite, une lettre de référence, etc.



Si vous décidez de référer un animal, vous pouvez créer une lettre de référence (modèle) et l'envoyer par e-mail. En outre, vous pouvez créer un fichier sous cet onglet avec des données client et animal pouvant être lues par le collègue vétérinaire (qui utilise Fuga). Vous pouvez créer ce fichier en cliquant sur l'icône 'Créer un fichier d'exportation avec infor client/animal' (). Vous pouvez ensuite envoyer le fichier par email avec l'icône 'E-mail' (@). Ce nouveau fichier ne contient pas d'historique. Le destinataire de ce fichier peut ensuite importer ce fichier dans son Fuga via l'action Importer client/animal sous l'onglet Consultation.


Extensions de la consultation


Lors de la création de la consultation ou si vous cliquez sur l'icône 'Editer' () dans l'en-tête de la consultation, il est possible de choisir différentes extensions. Ils apparaissent alors comme des onglets supplémentaires dans la consultation.



Financier


Vous trouverez ici toutes les informations financières liées à la consultation: paiement ou non de la facture, mode et date de règlement, facture elle-même et la facture même.


Dans cet onglet, vous obtenez un aperçu financier de la consultation. Les protocoles, produits, actes et postes libres sont triés dans la vue d'ensemble, comme vous l'avez défini dans Configuration => Préférences du cabinet => Documents => Factures. Ici, vous pouvez également définir d'autres préférences relatives aux factures. En bas, vous pouvez voir les totaux, TVA comprise et hors TVA.


Cet onglet n'est visible qu'une fois la consultation est finalisée.


Comment finaliser la consultation?


Deux étapes doivent être franchies pour finaliser une consultation. Vous devez d'abord verrouiller la consultation avant de pouvoir la finaliser effectivement. Lors du verrouillage, la consultation est automatiquement placée sur le compte courant du client. Ainsi, si vous saisissez plusieurs consultations sous le même client, vous verrouillez consultation après consultation. A la fin, vous finalisez et vous voyez que toutes les consultations non payées seront listées.


  1. Dans un premier temps, verrouillez la consultation avec l’icône 'Verrouiller' () en haut. D'une part, cette étape exécute un certain nombre d'actions non financières en arrière-plan et, d'autre part, vous avez la possibilité d'ajouter ou de modifier des données. Vous pouvez toujours déverrouiller la consultation après () pour la changer. Ci-dessous un aperçu:
    • Vous obtenez un aperçu de tous les produits utilisés.
    • Lors du verrouillage, vous pouvez ajuster et gérer les quantités des produits et des actes au sein d’un protocole.
    • Si l'animal est traité,, il est indiqué de quel animal il s'agit et quelle est la date du prochain traitement. Ceci est important pour les rappels de vaccination et d'autres rappels.
    • Le statut de l'animal est ajusté si nécessaire. Par exemple, si vous avez appliqué un protocole selon lequel l'animal est euthanasié, le statut passera à 'Euthanasie'.
    • Le statut de stérilisation de l'animal est ajusté si nécessaire. Par exemple, si vous avez appliqué un protocole selon lequel l'animal est stérilisé, l'état de stérilisation passera à 'Stérilisé'.
    • Si vous hospitalisez l'animal dans un certain cage lors de la consultation, l'animal sera virtuellement affecté à ce cage.
    • Verrouiller la consultation est un déclencheur pour enregistrer certains antibiotiques. Le produit est ensuite placé sur la liste de l'institut d'enregistrement correspondant.
    • Le cas échéant, les produits de la consultation sont placés sur la carte de fidélité du client.
    • Le cas échéant, les produits sont enregistrés auprès de Royal Canin.

  2. Après le verrouillage, cliquez sur l’icône 'Finaliser' (). Tout comme le verrouillage, cette étape exécute certaines actions financières en arrière-plan et vous pouvez ajouter ou modifier certains détails à cette étape. Ci-dessous un aperçu:
    • Vous entrez la méthode de finalisation et la date. Vous pouvez mettre la consultation sur une facture ou un reçu, ou vous ne pouvez pas facturer la consultation. Sur cette page, vous découvrirez les options comment vous pouvez finaliser une consultation.
    • Vous pouvez entrer un assureur.
    • Le cas échéant, la consultation est enregistrée auprès de SantéVet.
    • Vous pouvez enregistrer un ou plusieurs paiements (caisse, mode de paiement et remarque).
    • Vous pouvez entrer un tiers payeur.
    • Si vous utilisez 'Réduction paiement en temps' et que le paiement de cette consultation est fait en temps, une vente sera créée en arrière-plan pour régler cette remise.
    • Vous pouvez écrire un commentaire sur la facture ou le reçu.


Ensuite, vous pouvez annuler la finalisation (). Si vous supprimez la facture ou le reçu, la/les consultation(s) liée(s) resta/resteront automatiquement verrouillée(s).


Remarque: la suppression d'une facture peut entraîner un trou dans la numérotation des factures ou des reçus. Cela sera indiqué par un avertissement rouge. Lisez ici comment vous pouvez résoudre un tel trou.



Plusieurs animaux


En sélectionnant l'option 'Plusieurs animaux' dans la fiche de consultation, vous pouvez traiter plusieurs animaux en une seule consultation. Cela fonctionne dans la plupart des cas: si les animaux ont les mêmes anamnèses, ou pour une simple vaccination, par exemple.


Par contre, nous recommandons de créer une fiche de consultation pour chaque animal séparément. Si vous traitez plusieurs animaux (l'un après l'autre), au lieu de finaliser immédiatement (), vous pouvez verrouiller la consultation (et donc la placer sur votre compte courant) et effectuer une nouvelle consultation (). De cette manière, un historique clair est conservé pour chaque animal et il n'y a pas de désaccord sur le protocole appliqué à quel animal, etc.


Les démarches:

  1. Vous créez une consultation pour le client et vous sélectionnez 'Un seul animal'.
  2. Une fois la consultation terminée, cliquez sur l'icône 'Verrouiller et créer une nouvelle consultation' ().
  3. Le statut de l'animal change à ce moment, mais vous pouvez toujours le modifier dans le formulaire de contrôle. Si tout a été saisi correctement, cliquez enfin sur 'Verrouiller et créer une nouvelle consultation'.


  4. L'action ci-dessus ouvrira une nouvelle consultation dans laquelle vous pourrez répéter cette procédure pour les animaux suivants.
  5. Avec le dernier animal, vous souhaitez finalement terminer la consultation multiple. Pour ce faire, ne cliquez pas sur l'icône 'Verrouiller et créer une nouvelle consultation' () mais sur 'Verrouiller' ().
  6. Ensuite, lors de la commande, vous ne cliquez pas sur l'icône 'Finaliser' (), mais sur l’icône 'Finaliser le compte courant' (). Cette action vous donne un aperçu du compte courant du client. Cliquez sur toutes les consultations et les ventes à régler ici.
  7. Enfin, lorsque vous cliquez sur 'Suivant', Fuga regroupe toutes les consultations et les ventes cochées et les place sur une seule facture.