Peppol is een systeem om facturen elektronisch te versturen naar uw klanten, als uw klanten ook gebruik maken van het systeem. Peppol is gebaseerd op ondernemingsnummers, dus deze dienst bestaat enkel voor ondernemingen en overheden. De meeste Belgische overheden vereisen dat u uw facturen digitaal aanlevert.
Vroeger werkte Peppol via CodaBox, maar dat is intussen veranderd: nu werkt het via Ibanity. Hieronder worden de beide methodes besproken.
Hoe werkt Peppol (Ibanity)?
U kunt Ibanity activeren voor uw praktijk door onder Instellingen => Praktijkgegevens => Algemeen uw website in te vullen. In het geval u geen eigen website hebt, kunt u www.sonetas.eu invullen.
Vervolgens vinkt u via Instellingen => Praktijkgegevens => Boekhouding de optie 'Peppol (Ibanity)' aan. Hier laadt u een kopie op van de voorkant van uw eID.
Hoe werkt Peppol (CodaBox)?
U kunt Peppol (CodaBox) activeren voor uw praktijk door via Instellingen => Praktijkgegevens => Boekhouding de optie 'Peppol (CodaBox)' aan te vinken.
Hoe werkt het verder in Fuga?
Vervolgens kunt u controleren of een bepaalde klant aangesloten is op Peppol. Dit doet u in de klantenfiche door 'Peppol' aan te vinken bij de bedrijfsgegevens. Het is hierbij belangrijk dat het ondernemingsnummer is ingegeven met de prefix BE, gevolgd door 10 cijfers. Als dit uitgevoerd is, zal de klantenfiche tonen wat de Peppol-status is van deze klant. Hier kunt u aflezen of een klant facturen en/of kredietnota's kan ontvangen via Fuga.
Opgelet: begin 2021 schakelen enkele onderdelen van de Vlaamse overheid over naar een nieuwe versie van Peppol. Indien bij een bepaalde klant de registratie via peppol lukte in 2020, maar niet meer in 2021, dan kunt u bij die klant 'Peppol' uitvinken, bewaren en dan opnieuw aanvinken. Op die manier weet Fuga welke versie van Peppol die specifieke klant heeft.
Als er vervolgens een factuur of een kredietnota wordt aangemaakt voor die klant, dan zullen deze opgenomen worden in de rapporten van de tab Boekhouding, namelijk Facturen te verzenden naar Peppol en Kredietnota's te verzenden naar Peppol. Of er iets verstuurd moet worden kunt u ook in het dashboard zien.
Opgelet: de Vlaamse overheid vereist dat u het ordernummer vermeld op de Peppol-factuur. Dit kunt u doen door in de nota van de factuur dit nummer (typisch 8 cijfers) te vermelden (voeg enkel de cijfers toe).
De status van uw verstuurde facturen en kredietnota's kunt u opvolgen en updaten via de rapporten Facturen verzonden naar Peppol en Kredietnota's verzonden naar Peppol.
Het rapport Facturen heeft een extra parameter 'Inclusief Peppol' om aan te geven of men in het rapport ook de Peppol-facturen wil opnemen. Dit kan handig zijn als u enkel de facturen wilt afdrukken of mailen die nog niet via Peppol zijn verstuurd.