E-Invoicing
Vanaf 1/1/2026 zal u naar btw-plichtige ondernemingen e-facturen via Peppol moeten versturen. In 2024 werd dit reeds verplicht voor overheden. Fuga kan de verkoopsfacturen via Peppol versturen. U heeft daar geen extra toepassing voor nodig.
Fuga heeft toegang tot het peppol platform via Flowin van Wolters Kluwer.
U vindt een sectie met veel voorkomende problemen en hun oplossingen onderaan
De Praktijk
Registratie van de Praktijk
Om financiële documenten te kunnen uitsturen voor een btw nummer dient de praktijk geregistreerd worden. Dit gebeurt met de actie Peppol praktijk info updaten in de boekhoudsectie waarvoor u dus administrator moet zijn. We gebruiken de term documenten als het gaat over facturen en kredietnota's.
Indien u nog niet geregistreerd bent om documenten te versturen via Peppol voor Fuga, kan u daar klikken op 'Praktijk registreren op Peppol voor Fuga'. Indien u wel reeds geregistreerd bent kan u hier ook uw registratie op Peppol voor Fuga verwijderen.
Tijdens deze procedure laadt u een kopie op van de voorkant van uw eID en indien u een klant bent in Luxemburg of Nederland ook een uittreksel uit het bedrijfsregister.
Peppol ID van de praktijk
Fuga registreert u als leverancier onder een Peppol ID in het formaat 9925:BE12344567890 waarbij BE1234567890 het btw nummer van de praktijk is. Let op, we registreren u enkel als leverancier. U kan via Fuga geen documenten ontvangen via Peppol.
Meerdere praktijken met hetzelfde BTW Nummer
U dient dezelfde procedure te doorlopen binnen elke praktijk. De verschillende namen en IBANS worden allemaal toegevoegd.
Verandering Naam of IBAN na Registratie
Als u de naam of het IBAN nummer verandert na registratie wordt dit automatisch aangepast in uw Peppol leveranciers registratie voor Fuga.
Verandering BTW Nummer na Registratie
Na registratie is het niet meer mogelijk het btw nummer van de praktijk te wijzigen. Indien u een nieuw btw nummer wenst te gebruiken dient u eerst de praktijk met het huidige btw nummer te verwijderen van Peppol voor Fuga, dan het btw nummer te veranderen en dan opnieuw te registreren. Dit mag u pas doen NADAT alle documenten voor het oude btw-nummer verstuurd werden.
Als u de actie "Praktijk verwijderen van Peppol voor Fuga" uitvoert verwijdert dit enkel de mogelijkheid om facturen uit Fuga te verzenden. Indien u nog andere toepassingen gebruikt om facturen te verzenden worden die niet geïmpacteerd. Ook kan u documenten blijven ontvangen.
U kan deze handelingen uitvoeren op de actie Peppol praktijk info updaten (boekhouding->acties).
Peppol Status van de Praktijk
Alvorens uw praktijk documenten mag versturen via Peppol dient uw registratie goedgekeurd te worden. Het is niet zo dat u zomaar documenten kan uitsturen in de naam en met het BTW nummer van iemand anders. Sonetas doet een automatische goedkeuring indien het BTW nummer dat u gebruikt om documenten te versturen hetzelfde is als het btw nummer waaraan wij voor de praktijk factureren. In andere gevallen dient er een manuele controle door ons te gebeuren alvorens u documenten kan versturen. U kan zelf naar Fuga@sonetas.eu informatie sturen waarom voor uw praktijk ID het mogelijk moet zijn documenten op peppol te plaatsen met een ander btw nummer om dit sneller te laten verlopen.
De klant
Activatie van de Klant voor Peppol Documenten te Ontvangen
Op de klanten fiche van Fuga kan u ingeven dat u deze klant documenten wil sturen via Peppol. Voor een Belgische praktijk zal dit vanaf 1/1/26 automatisch aangevinkt staan voor alle bestaande en toekomstige Belgische klanten met BTW nummer.
Peppol ID van de klant
Om uw klant documenten te kunnen sturen is het juiste peppol ID nodig. In Belgie is dit standaard 9925:BE1234567890. Indien u het btw nummer van de klant hebt ingegeven (dus beginnend met BE, niet enkel de cijfers van het ondernemingsnummer) zal Fuga de documenten te versturen naar deze peppol ID. Het is mogelijk dat uw klant een andere peppol ID heeft, in Belgie is namelijk ook een peppol ID op basis van het ondernemingsnummer aanvaardt, dat er dan zo uitziet 0208:1234567890. Deze peppol ID kan u manueel ingeven op de klant. Hiervoor vinkt u eerst "Gebruik BTW nummer in Peppol id" uit en dan kan u het te gebruiken peppol ID invullen in het veld "Peppol id (indien niet afgeleid van het btw nummer)"
Peppol Status van de Klant
Op de algemene tab van de klant kan u de huidige Peppol status voor de klant zien. De mogelijke waardes zijn:
| Waarde | Betekenis |
|---|---|
| Niet geactiveerd | Deze klant is nog niet gekend in de Peppol directory. U kan checken bij de klant wat zijn Peppol ID is |
| Gevonden en ondersteund door Fuga | Deze klant is wel gekend en Fuga kan de documenten maken. |
| Gevonden en ondersteund door Fuga (enkel kredietnota's) | Deze klant is gekend maar Fuga kan enkel het formaat voor kredietnota's maken |
| Gevonden en ondersteund door Fuga (enkel facturen) | Deze klant is gekend maar Fuga kan enkel het formaat voor kredietnota's maken |
| Geen UBL formaten | Deze klant is wel geregistreerd maar heeft niet aangegeven welk type documenten hij kan ontvangen |
| Gevonden, maar niet ondersteund door Fuga | Deze klant is geregistreerd maar het gewenste type van te ontvangen documenten kan Fuga niet maken. |
Peppol Documenten Opvolgen
Verzenden van een Document via Peppol
Indien u een factuur of kredietnota maakt voor een klant die de status "Gevonden en ondersteund door Fuga" heeft, zal Fuga automatisch het document ook via Peppol versturen. Indien u het document ook via mail verstuurde zal de klant nog steeds een mail met het document krijgen.
Status van de verzending van een document via Peppol
Facturen
Op de financiele tab van een consultatie en in het rapport Peppol Facturen kan u de verzendstatus van een Peppol factuur zien.
Kredietnota's
In het rapport Peppol kredietnota's kan u de verzendstatus van een Peppol kredietnota zien.
Mogelijke waardes voor de verzendstatus:
| Waarde | Betekenis |
|---|---|
| Afgeleverd | Het document werd afgeleverd bij de Peppol inbox van de klant. Opgelet, dit betekent niet noodzakelijk in het boekhoudpakket van de klant. Het boekhoudpakket moet deze factuur dan nog binnenhalen uit de inbox. |
| Bevestigd | Ontvangst van het document werd bevestigd door de Peppol inbox van de klant. Opgelet, dit betekent niet noodzakelijk in het boekhoudpakket van de klant. Het boekhoudpakket moet deze factuur dan nog binnenhalen uit de inbox. |
| Geaccepteerd | Het document werd geaccepteerd door de Peppol inbox van de klant. Opgelet, dit betekent niet noodzakelijk in het boekhoudpakket van de klant. Het boekhoudpakket moet deze factuur dan nog binnenhalen uit de inbox. |
| Te verzenden | Het document moet verzonden worden naar Peppol. Dit is een tijdelijke status, Fuga kijkt elke minuut of er nieuwe documenten naar Peppol moeten worden verzonden |
| Onderweg | Fuga heeft het document verzonden. Dit is een tijdelijke status, Fuga kijkt elke minuut of het document werd afgeleverd. |
| Ongeldig document | Er is een fout in het document dat Fuga probeert door te sturen. Voor een document op het Peppol platform wordt toegelaten wordt de informatie in het document gecontroleerd. Mogelijke fouten zijn :
U dient de fouten te verbeteren. U vind informatie over wat er fout is voor dit document in het veld Peppol beschrijving |
| Fout bij het afleveren | Er is iets fouts gelopen bij het versturen op het Peppol platform. U kan later manueel nog eens proberen. |
| Peppol document gemaakt | Het document om te verzonden naar Peppol is gemaakt. Dit is een tijdelijke status. |
| Versturen document mislukt | Fuga heeft 5 maal geprobeerd dit document te versturen maar dat is niet gelukt. U kan later manueel nog eens proberen |
| Document geweigerd | De klant weigert het document. U dient de klant te contacteren. |
| Klant niet bereikbaar via Peppol | De klant is momenteel niet meer bereikbaar via Peppol. U dient de klant te contacteren. |
Manueel de factuur verzenden
U kan de factuur manueel verzenden vanuit het rapport Peppol Facturen.
Opvolging van Peppol Documenten
Facturen
In de boekhouding is er een rapport Peppol Facturen en waarmee u de facturen die relevant zijn voor Peppol kan terugvinden.
U kan zoeken op facturen met een bepaalde factuur datum in een periode, facturen die in een bepaalde periode werden doorgestuurd of facturen met een bepaalde Peppol verwerkingsstatus.
Voor de Peppol verwerkingsstatus zijn er 3 mogelijkheden:
| Waarde | Betekenis |
|---|---|
| Te verzenden | Deze facturen moeten nog verzonden worden |
| Afgeleverd | Deze facturen zijn afgeleverd |
| Niet Afgeleverd | Deze facturen konden niet afgeleverd worden |
In dit rapport hebt u de mogelijkheid om voor alle facturen de verwerkingsstatus van de factuur te vernieuwen via het ronde pijl icoon bovenaan.
Voor elke rij hebt u de mogelijkheid om:
- Informatie op de factuur aan te passen. U kan hier ook een order referentie ingeven. Dit is verplicht voor het factureren aan de overheid.
- De factuur op betaald zetten
- De factuur afdrukken
- De factuur mailen
- De factuur nogmaals verzenden via Peppol. De informatie die naar Peppol wordt gestuurd is de huidige informatie in Fuga. Als u dus een wijziging zou gemaakt hebben aan de factuur informatie wordt die meegenomen. Bijvoorbeeld het referentie nummer voor de overheid.
- De Peppol verwerkingsstatus voor 1 factuur vernieuwen
- De Peppol XML downloaden
In dit rapport hebt u de mogelijkheid om voor alle facturen de verwerkingsstatus van de factuur te vernieuwen via het ronde pijl icoon bovenaan.
Kredietnota's
In de boekhouding is er een rapport Peppol kredietnota's waarmee u de kredietnota's die relevant zijn voor Peppol kan terugvinden. Dit rapport werkt gelijkaardig en biedt dezelfde mogelijkheden als het rapport van de facturen.
Opvolging van Facturen die niet via Peppol worden verzonden
Het rapport Facturen heeft een extra parameter 'Inclusief Peppol' om aan te geven of men in het rapport ook de Peppol-facturen wil opnemen. Dit kan handig zijn als u enkel de facturen wilt afdrukken of mailen die nog niet via Peppol zijn verstuurd.