Om een uitgebreide stockopname te doen kunt u een rekenblad (spreadsheet in Excel) gebruiken om de huidige stock te beschrijven en het aantal uitgaande eenheden in te brengen of aan te passen. Dit kan via de onderstaande methodes.


Bent u een opstartende praktijk zonder loten in Fuga en wilt u graag loten in batch toevoegen, ga dan naar dit artikel.


Opmerking: Wanneer u gebruik maakt van een Mac computer zijn er een paar dingen waarop u moet letten opdat het proces zoals hieronder beschreven correct kan verlopen, lees het hier


Via een gegenereerd rekenblad uit Fuga:


U gaat naar het rapport Huidige stock en u ziet in de rechterbovenhoek twee exportknoppen. Deze exportbestanden geven u een overzicht van uw huidige stock (loten) in Fuga. Ook voor praktijken die net opstarten met Fuga en die nog geen stock hebben is dit een handige en snelle methode voor de stockopname.

  1. Met behulp van een barcodescanner: met de knop 'xls_barcode_stock' downloadt u een rekenblad dat de huidige stock bevat met de barcode van het lot, het aantal uitgaande eenheden, de uitgaande eenheid, de productnaam, de CNK-code en het lotnummer. Let op: in het exportbestand verandert u best nooit de volgorde van de kolommen, aangezien Fuga data herkent op basis van de plaats in het document.

  2. Zonder barcodescanner (rij per lot): met de knop 'xls_name_lot_stock' downloadt u een variant op het bovenstaande rekenblad dat de huidige stock bevat met per rij een productnaam, een lotnummer, het aantal uitgaande eenheden, de uitgaande eenheid en de CNK-code. Naast uw huidige stock, ziet u onder aan het document rijen voor elk actief vergrendeld product dat (nog) geen stock heeft: producten die geen niet-leeg lot bevatten dus. De lotnummers zijn hier ingevuld door vraagtekens, wat vooral interessant is voor praktijken die een initiële stockopname doen. Let op: in het exportbestand verandert u best nooit de volgorde van de kolommen, aangezien Fuga data herkent op basis van de plaats in het document.
  3. Zonder barcodescanner (rij per product): U kunt ook een stocktelling doen per product in plaats van per lot (dit wil zeggen 1 lijntje per product en niet 1 per lot zoals optie b). Hiervoor gaat u naar het rapport 'Huidige stock' en vinkt u vervolgens 'samenvatting per product' aan. Kies vervolgens de export knop 'xls_name_cnk_stock'. Volg nu onderstaande stappen 1, 2, 3 en 4 zonder rekening te houden met lotnummers.
  1. Met het rekenblad kunt u de voorraadkamer intrekken (met laptop of tablet) om de eigenlijke inventaris te maken. Dit doet u door eerst het product op te zoeken via de barcode of door de naam op te zoeken, afhankelijk met welk rekenblad u werkt. In de bijhorende rij vervangt u vervolgens het aantal uitgaande eenheden in het document door het aantal uitgaande eenheden er effectief in de voorraad zit. Voor producten die in het document nog geen loten hebben (????), kunt u ofwel enkel het aantal uitgaande eenheden invullen, ofwel het aantal eenheden en het lotnummer. Beide methoden zullen werken.
  2. Dit doet u voor alle producten die u in stock heeft staan. 
  3. Vervolgens bewaart u het document en uploadt u het in Fuga via de actie Vergelijk stock in Fuga met stock in rekenblad onder de tab Stock. Hierna kunt u de vergelijking maken met de stock in Fuga. 
    • Let op (1): als u de stockopname in het rekenblad wil vergelijking met een tijdstip in het verleden (optie 'Historische stock' in bovenstaand formulier) omdat u meerdere dagen nodig heeft om het rekenblad in te vullen, vertrekt u best van het rapport 'Huidige stock' waarbij de optie 'Samenvatting per product' is aangevinkt (dit vermijdt conflicten die Fuga niet kan oplossen, bvb. een negatieve correctie op een lot dat intussen leeg is).
    • Let op (2): soms gebeurt het dat Excel (of vergelijkbare programma's) het document opslaat als .csv, wat het oorspronkelijke document manipuleert. Best kiest u .xsl, .xslx of iets dergelijks.
    • Let op (3):  Het uur waarop de stock wordt aangepast is altijd 00u00 . Het Advies is dus om een inventaris heel laat of heel vroeg te doen, wanneer de stockmanipulaties minimaal of niet bestaande zijn.
  4. Fuga toont u vervolgens een vergelijking tussen het rekenblad en de stock die al in Fuga zat. U krijgt een overzicht van de verschillen waarbij u de loten in Fuga onmiddellijk kunt wijzigen. Deze vergelijking kan gebeuren per depot. 


Zowel bij het maken van de exportbestanden als bij het vergelijken met de stock in Fuga kunt u filteren op depot en op producttype. Indien er een depot of een producttype werd geselecteerd in het rapport Huidige stock zullen deze ook aangegeven worden in de bestandsnaam van het exportbestand.


Opmerking 1: U kunt ervoor kiezen om slechts een deel van de productenlijst te inventariseren en gelabelde producten per label te controleren. Dat kan eenvoudig door de filter label in te vullen bij het opvragen van het rapport Huidige stock. Let erop dat u bij het uploaden van het rekenblad via de actie "Vergelijk stock in Fuga met stock in rekenblad" ook hetzelfde label opnieuw invult.


Opmerking 2: U kunt bij het uploaden van het rekenblad om de stock te vergelijken kiezen om deze te importeren op een datum in het verleden. Fuga houdt dan rekening met stockaanpassingen na de gekozen datum. (Het uur waarop wordt ingeladen is ook hier steeds 00u00 van de gekozen datum) 


Via een leeg rekenblad:

  1. U opent een leeg rekenblad (een Excel-document) en u geeft in de eerste kolom de barcode in van het product. Dit doet u door uw cursor te plaatsen in het juiste vak en de barcode te scannen met een barcodelezer. In de tweede kolom van het Excel-bestand typt u het aantal uitgaande eenheden van het product dat nog aanwezig is in de stock. Merk op dat de eerste rij van het rekenblad genegeerd wordt, zodat u daar zinvolle kolomtitels kunt zetten.

  2. Nadat u de bovenstaande methode heeft toegepast voor alle producten, kunt u het bestand opslaan (Let op: de bestandsnaam moet beginnen met 'barcodeStock_ ') en uploaden in Fuga via de actie Vergelijk stock in Fuga met stock in rekenblad onder de tab Stock. (Let op: de stock aanpassing wordt geregistreerd op 00u00 van de gekozen dag.) Fuga toont u vervolgens een vergelijking tussen uw zelf gemaakte bestand en de stock die al in Fuga zat. U krijgt een overzicht van de verschillen waarbij u de loten in Fuga onmiddellijk kunt wijzigen. Deze vergelijking kan gebeuren per depot.