Zakelijke klant met particulier dier: hoe correct factureren?
Introductie
Het komt meer dan eens voor dat een zakelijke klant met een BTW-nummer een consultatie wil voor een particulier dier. Het klassieke voorbeeld: de boer die langskomt met zijn privé-huisdier, de labrador.
Hoe zorg je ervoor dat de facturatie hiervoor correct gebeurt in het Peppol-tijdperk? Dit artikel legt het haarfijn voor je uit!
Beschrijving van het probleem
Situatieschets
Uw bestaande klant Boerderij 't Zomerhof heeft boerderijdieren (koeien) die bij de zaak horen. Alle consultaties, protocols, behandelingen, producten, ... worden dus gefactureerd op het BTW-nummer van Boerderij 't Zomerhof en bijgevolg worden de facturen ook aangeleverd bij Peppol.
De boer heeft echter ook een privé gezelschapsdier: hun labrador Boris hoort bij het gezin en dient dus behandeld te worden als een particulier dier.
Probleem
Hoe zorg je ervoor dat de zorg voor Boris niet gefactureerd wordt op de zaak en deze facturen dus niet bij het Peppol-netwerk aangeboden worden?
Oplossing
Voorbereiding: Configuratie klanten
We werken met het systeem van de Derde Betaler om ervoor te zorgen dat facturen ook toegewezen kunnen worden aan een particuliere klant.
Daarbij zorgen we ervoor dat:
1. Er een hoofdklant is waarin al het werk gebeurt
- Alle dieren, alle consultaties, alle agenda-planningen, alle communicatie (mail, post, sms), ... blijft verder gebeuren via deze klant
- We noemen deze voor het gemak Boerderij 't Zomerhof BV
- Deze klant werd gedefinieerd als een bedrijf met een BTW-nummer
- Ook de dieren en het myPets-account zijn gekoppeld aan deze klant
2. Er een dummy-klant is voor particuliere facturen
- We noemen deze klant voor het gemak Boerderij 't Zomerhof Particulier
- We definiëren enkel zaken die van belang zijn voor de factuur (adres, aanspreking, naam, ...)
- We definiëren zeker geen e-mailadres
- We voegen geen dieren toe
- We nodigen de klant niet uit voor myPets
Voorbereiding: Configuratie Derde Betaler
Facturen aanmaken
Zakelijke facturen
Scenario: Er worden 20 koeien gevaccineerd.
- Alle consultaties met bijhorende protocols, producten, handelingen enz. worden verwerkt onder de klant Boerderij 't Zomerhof BV
- De factuur wordt zoals gewoonlijk opgemaakt
- De factuur wordt automatisch aangeboden bij Peppol ✅
Particuliere facturen
Scenario: De hond Boris komt langs voor zijn jaarlijkse controle.
- De consultatie met bijhorende protocols, producten, handelingen enz. worden verwerkt onder de klant Boerderij 't Zomerhof BV (alle dieren blijven hier)
- Bij het opmaken van de factuur: kies de optie Derde Betaler
- Wijs de factuur toe aan de dummy-klant Boerderij 't Zomerhof Particulier
- De factuur wordt niet aangeboden bij Peppol ✅
Samenvatting
| Type factuur | Consultatie onder | Factuur naar | Peppol? |
|---|---|---|---|
| Zakelijk | Boerderij 't Zomerhof BV | Boerderij 't Zomerhof BV | ✅ Ja |
| Particulier | Boerderij 't Zomerhof BV | Boerderij 't Zomerhof Particulier (via Derde Betaler) | ❌ Nee |