Facturen en kredietnota's gebruiken in Fuga één en dezelfde nummering. Elk nummer hoort dus bij een factuur of bij een kredietnota. Wordt een factuur of kredietnota verwijderd, dan ontstaat er een gat in die reeks. In dit artikel leest u hoe u dat voorkomt, hoe u controleert of er echt een gat is en hoe u een gat zelf opvult.


⚠ Belangrijk: wanneer mag u niet verwijderen?

  • Facturen of kredietnota's die via Peppol naar uw klant verstuurd zijn. Fuga blokkeert het verwijderen zodra het document via Peppol onderweg of afgeleverd is. Peppol is in België verplicht, maar wordt ook in andere landen gebruikt als de eigenaar daarom vraagt. Corrigeer in dat geval met een kredietnota.
  • Facturen of kredietnota's die doorgestuurd zijn naar een verzekeraar (SantéVet, Belfius, PetExpert, ...). De verzekeraar heeft het document dan al ontvangen en een registratie die al verwerkt is, kan niet meer ongedaan gemaakt worden. Corrigeer ook hier met een kredietnota.
  • Binnen bepaalde overkoepelende organisaties kunnen praktijken geen facturen, ontvangstbewijzen of kredietnota's verwijderen. Fuga blokkeert dit dan. Maak in de plaats een kredietnota of neem de producten terug.
  • Staat de factuur al als betaald? Bij het verwijderen worden de betalingen mee verwijderd. Noteer daarom eerst de betaalgegevens (betaalwijze, datum en bedrag), zodat u ze nadien opnieuw kunt registreren.
  • Hebt u met de kredietnota producten teruggenomen? Bij het verwijderen van de kredietnota zet Fuga de stock (voorraad) niet terug: de teruggenomen producten blijven in stock staan. Corrigeer de stock daarna zelf via Stock => Acties => Toon alle acties => Stock aanpassen (in de Nederlandse versie van Fuga: Voorraad => Acties => Toon alle acties => Voorraad aanpassen). Maakt u nadien een nieuwe kredietnota met terugname, kijk dan eerst na of het product al teruggenomen werd. Fuga stelt het product opnieuw voor en telt het anders een tweede keer bij in stock.
  • Verwijderen en zelf nummers invullen gebeurt op eigen verantwoordelijkheid. Overleg bij twijfel eerst met uw boekhouder. Sonetas is niet verantwoordelijk voor de gevolgen in uw boekhouding.


Hoe ontstaat een gat?

Een gat in de nummering ontstaat meestal op een van deze manieren:

  • U verwijdert een kredietnota via Boekhouding => Acties => Kredietnota verwijderen.
  • U verwijdert de afrekening van een consultatie of verkoop (Afrekening van consultatie/verkoop verwijderen). De factuur verdwijnt en wordt bij het opnieuw afrekenen een nieuwe factuur met een nieuw nummer.
  • U typt in manuele nummering een verkeerd nummer, waardoor de nummering verder springt.

Fuga hergebruikt een verwijderd nummer niet automatisch. Enkel wanneer de verwijderde factuur het allerlaatste nummer had, kan Fuga dat nummer opnieuw gebruiken.


Een gat voorkomen

Corrigeer liever dan te verwijderen:

  • Staat er een fout bedrag op een kredietnota? Bewerk de kredietnota (potloodje in de lijst met kredietnota's) in plaats van ze te verwijderen.
  • Moet een factuur (deels) teruggedraaid worden? Maak een kredietnota. Zie Hoe maak ik een kredietnota?


Controleren of er echt een gat is

Open het rapport Boekhouding => Rapporten => Gaten in nummering facturen/ontvangstbewijzen.

  • Zet het veld Type op "Factuur". Het staat standaard op "Ontvangstbewijs".
  • Kies de volledige periode die u wilt controleren. Documenten met een datum buiten de gekozen periode tellen niet mee en kunnen daardoor als gat verschijnen.

Dit rapport bekijkt facturen en kredietnota's samen. Mist er een nummer in een lijst met enkel facturen, dan is dat vaak gewoon een kredietnota. Dat is geen gat.


Een gat opvullen

U vult een gat door de volgende factuur die u maakt het ontbrekende nummer te geven.

  1. Ga naar Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Nummers.
  2. Zet "Type verkoopfactuurnummer" op "Manueel" en klik op Bewaren.
  3. Reken de volgende consultatie of verkoop af zoals gewoonlijk. Het veld voor het factuurnummer toont nu XXXX. Typ daar het volledige ontbrekende nummer, met prefix, jaar en zes cijfers (bijvoorbeeld SI2026.000516), en bewaar.
  4. Ga terug naar Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Nummers, zet "Type verkoopfactuurnummer" terug op "Prefix, jaar en volgnummer" (of "Prefix en volgnummer", afhankelijk van wat u voordien gebruikte) en klik op Bewaren.

Fuga gaat daarna automatisch verder vanaf het hoogste bestaande nummer + 1. Controleer het resultaat met het rapport Gaten in nummering facturen/ontvangstbewijzen.


Waar moet u op letten?

  • Zijn er meerdere nummers weg? Vul ze allemaal op voor u terugschakelt naar automatische nummering. Anders blijven de overige nummers open.
  • Zolang "Manueel" aan staat, moet iedereen in de praktijk bij elke factuur zelf een nummer typen. Doe de stappen dus kort na elkaar.
  • De factuurdatum moet binnen de periode vallen die uw praktijk toelaat. Laat uw praktijk geen datums in voorgaande maanden toe, vul het gat dan op in dezelfde maand.
  • Een groot gat (tientallen of honderden nummers) is in de praktijk niet op te vullen. Noteer in dat geval de oorzaak en de datum voor uw boekhouder.


Andere nummeringen

Voor ontvangstbewijzen en aankoopfacturen werkt het op dezelfde manier, op hetzelfde tabblad Nummers. Gebruik dan "Type ontvangstbewijsnummer" of "Type aankoopfactuurnummer" in plaats van "Type verkoopfactuurnummer". Meer uitleg over de nummeropties vindt u in Hoe werkt de factuurnummering?