U kunt een kredietnota aanmaken via de functie Kredietnota toevoegen onder de tab Boekhouding. U kunt ook rechtstreeks in de klantenfiche een kredietnota toevoegen onder 'Financieel'. Er verschijnt een nieuw scherm, waar u de gegevens van de kredietnota invult.
Een kredietnota wordt ook creditnota genoemd. Met een kredietnota kunt u een factuur die al vergrendeld of afgerekend is, volledig of gedeeltelijk crediteren.
Een kredietnota opzoeken
Om één of meerdere kredietnota's op te zoeken, gaat u naar de tab Boekhouding. In de balk onder het hoofdmenu ziet u een dropdownmenu en een zoekveld. Selecteer eerst 'Kredietnota' en geef dan de exacte zoekterm of een deel ervan in. Met een asterisk (*) als zoekterm krijgt u een lijst van alle kredietnota's.
In de lijst met resultaten staan per kredietnota snelkoppelingen: u kunt de kredietnota bijvoorbeeld rechtstreeks bewerken, als betaald zetten, downloaden of e-mailen. Om een kredietnota te openen, klikt u op het 'Tonen'-icoon (
). Een lijst van alle kredietnota's krijgt u ook via het rapport Kredietnota's onder de tab Boekhouding.
Een kredietnota verwijderen
Met de actie Kredietnota verwijderen kunt u een kredietnota verwijderen.
Facturen en kredietnota's gebruiken dezelfde nummering. Wanneer u een kredietnota verwijdert, gebruikt Fuga dat nummer niet opnieuw en ontstaat er een gat in de nummering.
⚠ Verwijderen gebeurt op eigen verantwoordelijkheid. Verwijder geen kredietnota die via Peppol verstuurd of naar een verzekeraar doorgestuurd is. Teruggenomen producten blijven na het verwijderen in stock staan. Overleg bij twijfel eerst met uw boekhouder. Sonetas is niet verantwoordelijk voor de gevolgen in uw boekhouding.
Lees vóór het verwijderen het artikel Gaten in de factuurnummering: voorkomen, controleren en opvullen. Daar vindt u wanneer u beter niet verwijdert, hoe u de stock corrigeert en de stappen om het gat op te vullen.
Onbetaalde kredietnota's
In de tab Boekhouding kunt u het rapport Onbetaalde kredietnota's opvragen. Per rij kunt u de kredietnota downloaden of e-mailen.
Een factuur (deels) afpunten tegenover een kredietnota
Wanneer u van een factuur een kredietnota heeft gemaakt, kunt u de factuur markeren als betaald met betaalwijze 'Kredietnota'. U punt dan ook de kredietnota af met betaalwijze 'Factuur'.
Er kunnen zich 3 situaties voordoen:
- Het bedrag van de kredietnota is kleiner dan het bedrag van de factuur: registreer op de factuur een betaling van het type 'Kredietnota' ter waarde van het bedrag van de kredietnota. Het openstaande saldo van de factuur kunt u met een andere betaalwijze verrekenen. De kredietnota punt u volledig af met betaalwijze 'Factuur'.
- Het bedrag van de kredietnota is gelijk aan het bedrag van de factuur: u punt de volledige factuur af met betaalwijze 'Kredietnota' en de volledige kredietnota met betaalwijze 'Factuur'.
- Het bedrag van de kredietnota is groter dan het bedrag van de factuur: u behoudt een openstaand deel van de kredietnota, of u zet de kredietnota meteen recht door het resterende saldo terug te betalen (ongeacht de betaalwijze). De stappen daarvoor vindt u in dit artikel.
Opgelet:
Wanneer u een kredietnota aanmaakt via bovenstaande procedures, worden er ENKEL financiële bewegingen geregistreerd. Wilt u een kredietnota maken omdat een klant een product terugbrengt, volg dan de procedure in het artikel Wat doe ik als een klant een product terugbrengt?