Fuga heeft ingebouwde functies die u helpen om uw rol als 'Verwerkingsverantwoordelijke' correct uit te voeren.
Recht op uitschrijven
Bij alle 'bulk' mails (nieuwsbrief, rappels, etc.) zal er automatisch een link toegevoegd worden waarbij de ontvanger zijn/haar communicatievoorkeuren kan bekijken en wijzigen.
Recht op inzage
Er is in Fuga een template 'Persoonsgegevens' toegevoegd die de persoonsgegevens van een bepaalde persoon oplijst in een pdf-document (template op klantniveau). Dus als een persoon u verzoekt om inzage te hebben, kunt u deze template aanmaken en hem/haar deze bezorgen. De template bevat ook instructies voor de volgende twee punten.
Recht op correcties (rectificatie)
Een persoon kan u via e-mail vragen om correcties aan te brengen aan zijn/haar gegevens.
Recht op wissing
Een persoon kan u via e-mail vragen om vergeten te worden. Dit kan enkel als er geen wettelijke grondslagen meer zijn. In Fuga betekent dit op dit ogenblik dat de persoon geen consultatie of verkoop meer gehad heeft in de afgelopen 5 jaar, de persoon geen onbetaalde facturen meer heeft en dat de laatste factuur/ontvangstbewijs minstens 10 jaar oud is. Dit is gebaseerd op de termijn dat facturen en TVD documenten moeten bijgehouden worden.
Deze functie is geïmplementeerd in Fuga met het 'Anonimiseer'-icoon (
) in de klantenfiche.
Elektronische communicatie
De GDPR bevat richtlijnen over hoe u mag communiceren met uw klanten. Dit gaat enkel over elektronische communicatie (e-mail, sms, myPets, etc.), dus niet over communicatie per post (kaartjes, brieven, etc.).
In onze interpretatie van de regelgeving moet er onderscheid gemaakt worden tussen:
- Informatieve berichten, bijvoorbeeld het bekend maken van nieuwe openingsuren aan uw klanten. Deze zijn toegestaan omdat u een klantrelatie heeft.
- Commerciële berichten, bijvoorbeeld het promoten van een niet-essentieel product.
Fuga biedt volgende manieren aan om in bulk berichten te versturen naar uw klanten:
- Nieuwsbrieven
- Berichtenmodule van myPets
- Behandelingsherinneringen
Of een bericht commercieel of informatief is, is vaak stof voor discussie. We laten het dan ook aan de praktijk over om dat zelf te bepalen. Enkel de behandelingsherinneringen beschouwen we standaard als informatief (het blijft voor de klant wel mogelijk om in zijn/haar profiel aan te geven dat ze deze berichten niet wil ontvangen).
Indien u geen commerciële berichten op elektronische wijze wilt versturen (of van plan bent te versturen in de toekomst), hoeft u verder niets te doen. Indien u wel commerciële berichten op elektronische wijze wilt versturen, neem dan het onderstaande grondig door, aub.
In Fuga kan er voor elke persoon aangegeven worden of hij/zij commerciële info wil ontvangen (veld 'Ik wil commerciële informatie ontvangen van mijn dierenarts (niet van derden)').
Dit staat standaard uit, behalve voor personen die myPets-gebruiker zijn: zij hebben dit aanvaard door de Gebruikersovereenkomst te aanvaarden. Door dit aan te zetten wordt er bijgehouden wanneer en op welke wijze de toestemming gegeven is.
Er zijn verschillende manieren om toestemming te (laten) geven:
- Voor bestaande klanten met een e-mailadres en die geen myPets-gebruiker zijn, kunt u een 'eenmalige mailing' uitvoeren met de vraag of ze in de toekomst nog commerciële berichten willen ontvangen.
Hiervoor zit er een standaard template 'Toestemming commerciële berichten' in drie talen in Fuga. U kunt hiervan ook een eigen versie (in dezelfde of een andere context) maken.
Hoe u deze mailing doet, kunt u hier lezen: Hoe maak ik een nieuwsbrief
Een e-mail met 'modus' template kan dan gestuurd worden.
Opdat de standaard template zou kunnen gebruikt en dus geselecteerd kunnen worden hangt af van de 'context' waarin deze template bestaat.
De standaard template "Toestemming commerciële berichten (Nederlands)" is opgemaakt in de context 'Persoon', en zal dus kunnen gebruikt worden als er een geavanceerde zoekopdracht gedaan wordt naar Personen:
We krijgen dan een lijst met klanten, waarbij we niet mogen vergeten de volledige lijst te laten zien door de "meer /alles knoppen" onderaan te gebruiken.
Als we dan op het @ icoon klikken om de mail te sturen, krijgen we een scherm te zien waarin we de template als volgt kunnen selecteren en versturen:
- Voor nieuwe klanten of bestaande klanten die een e-mailadres opgeven:
- Een medewerker van de praktijk kan nadat hij/zij de klant expliciet om toestemming heeft gevraagd deze optie aanvinken.
- Indien u als praktijk myPets gebruikt, kunnen nieuwe klanten met een e-mailadres (of bestaande klanten die voor de eerste keer een e-mailadres opgeven) automatisch uitgenodigd worden voor myPets. Als ze op die uitnodiging ingaan, aanvaarden ze de Gebruikersvoorwaarden en aanvaarden ze dat ze de twee types berichten willen ontvangen. Gebruikers van myPets kunnen achteraf in hun profiel nog hun communicatievoorkeuren wijzigen.
- Indien u als praktijk myPets niet gebruikt of u nodigt myPets gebruikers niet automatisch uit, heeft Fuga de mogelijkheid om automatisch een 'Welkomstmail' te sturen als er een nieuw e-mailadres wordt ingebracht (Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Algemeen => Welkomstmail). Deze e-mail bevat een link om in te schrijven op commerciële berichten en een link naar een pagina waar de klant zijn/haar communicatievoorkeuren kan beheren. Hiervoor zijn er ook standaard templates voorzien, maar u kunt ook weer een eigen variant van de standaard template maken.
Onder de tab Analyse vindt u het rapport Personen die commerciële informatie willen ontvangen.