Fuga gebruikt Mailgun om uw e-mails te versturen. Zodra een mail naar een adres één keer faalt, omdat het adres niet bestaat of de mailbox vol zit, of omdat de ontvanger uw mail als spam markeert, zet Mailgun dat adres op een blokkeerlijst. Vanaf dan wordt er geen mail meer naar dat adres afgeleverd.
Bij het versturen ziet u in Fuga geen foutmelding: Mailgun aanvaardt de mail, dus het versturen lijkt te lukken. De mail komt alleen nooit aan. In het rapport Verstuurde e-mails via Mailgun staan deze pogingen als gefaald, met als reden "Not delivering to previously bounced address".
In het rapport Onderdrukte e-mail adressen ziet u welke adressen geblokkeerd zijn en waarom. Adressen die weer veilig mail kunnen ontvangen, kunt u daar deblokkeren.
Waarom worden adressen geblokkeerd?
De blokkering beschermt de reputatie van alle Fuga-mails. Als er veel mails terugkomen of als spam gemarkeerd worden, gaan Gmail, Outlook en andere mailboxen alle mails van Fuga wantrouwen en als spam behandelen. Dan komen ook gewone mails niet meer aan. Door de probleemadressen te blokkeren, voorkomt Mailgun dat.
Waar vindt u het rapport?
Ga naar Analyse => Rapporten => Toon alle rapporten => Communicatie => Onderdrukte e-mail adressen.
Wat toont het rapport?
Voor elk geblokkeerd adres ziet u:
- de naam van de persoon
- het geblokkeerde e-mailadres
- het soort blokkering: bounce of klacht (spam)
- de reden van de blokkering
- de foutcode van de mailbox van de ontvanger
- wanneer het adres geblokkeerd werd
- wanneer het laatst gedeblokkeerd werd (begint opnieuw als het adres gewijzigd wordt)
- hoeveel keer het al gedeblokkeerd werd (begint opnieuw als het adres gewijzigd wordt)
U kunt sorteren op de kolom met de reden. Zo vindt u bijvoorbeeld alle adressen met een volle mailbox samen en deblokkeert u ze in één keer.
Soorten blokkeringen
- Bounce: de mail kon niet afgeleverd worden (onbekend adres, volle mailbox, server tijdelijk onbereikbaar). Deze adressen kunt u meestal deblokkeren zodra de oorzaak opgelost is, of als het adres wel degelijk juist is.
- Klacht (spam): de ontvanger heeft uw mail als spam gemarkeerd. Deblokkeer deze niet zomaar. Contacteer de klant eerst via een ander kanaal en vraag of hij opnieuw mails van u wil ontvangen. Deblokkeer het adres pas als hij daar uitdrukkelijk mee akkoord gaat. Anders laat u het geblokkeerd.
Een adres deblokkeren
Deblokkeren kan alleen een beheerder (admin-gebruiker). Klik op de knop Unsuppress op de regel van het adres. Vanaf dan worden mails naar dat adres weer normaal afgeleverd.
Een adres kan maximaal twee keer gedeblokkeerd worden. Daarna verschijnt de knop niet meer voor dat adres. Het adres is dan echt een probleem: verbeter het beter op de klantenfiche.
Opgelet: Sonetas houdt in het oog welke adressen gedeblokkeerd worden en daarna opnieuw geblokkeerd raken. Een adres dat blijft falen of als spam gemarkeerd blijft, telkens opnieuw deblokkeren, schaadt de mails van alle praktijken op Fuga. Sonetas kan dan het versturen van mails vanuit Fuga voor uw praktijk stopzetten. Deblokkeer een adres dus alleen als u zeker bent dat het weer mail kan ontvangen.
Goed om te weten
- Deblokkeren verbetert geen fout adres. Is het adres zelf fout, verbeter het dan op de klantenfiche in plaats van het te deblokkeren.
- Was er een tijdelijk probleem met het verzendadres van uw praktijk (bijvoorbeeld met de domeininstellingen) en is dat opgelost? Kijk dan dit rapport na en deblokkeer de adressen die alleen door dat probleem faalden. Die blijven anders geblokkeerd.
Sms: geen spamfilter, geen blokkeerlijst
Voor herinneringen en bevestigingen van afspraken en behandelingen is sms betrouwbaarder dan e-mail: een sms belandt niet in een spamfilter en niet op deze blokkeerlijst. Meer over Fuga SMS. Komen uw mails niet aan, ook al is het adres niet geblokkeerd? Lees dan dit artikel.