Het versturen van een mail is geen garantie dat die ook in de inbox van de ontvanger terechtkomt. Om spam tegen te houden, filteren mailboxen zoals Gmail, Outlook of die van internetproviders binnenkomende mails automatisch. Daarbij worden soms ook gewone mails als spam aangezien.
Heeft u er al aan gedacht om sms'en te versturen in plaats van mails?
In het kort
- Staat de mail op "afgeleverd"? Dan heeft Fuga zijn werk gedaan. Vindt de klant de mail niet, dan staat ze meestal in zijn spam.
- Is het adres van de klant geblokkeerd? Kijk het adres na en deblokkeer het.
- Wilt u zeker zijn dat uw klant de herinnering krijgt? Stuur ze per sms.
Eerst nakijken: werd de mail afgeleverd?
Ga naar Analyse => Rapporten => Toon alle rapporten => Communicatie => Verstuurde e-mails via Mailgun. Vul het e-mailadres van de klant in bij "Naar (e-mail)" en vink "Enkel gefaalde" uit. Meer over dit rapport: Mailgun.
- Staat de mail op "afgeleverd"? Dan is de mail aangekomen in de mailbox van de klant (Gmail, Outlook, ...). Vindt de klant de mail toch niet terug, dan werd ze daar tegengehouden, meestal door de spamfilter. Daar heeft Fuga geen invloed op.
- Gebruikt de klant Gmail? Laat hem dan zoeken in "Alle e-mail" en kijken in de tabbladen Reclame en Updates. Gmail zet mails daar soms automatisch, buiten de inbox.
- Staat er een mislukte poging? Kijk of dezelfde mail later toch nog afgeleverd werd. Mailgun probeert het vanzelf opnieuw, en elke poging staat op een aparte regel. Is de mail echt mislukt, dan staat de reden erbij. Vaak is het adres fout of geblokkeerd, zie verder.
- Staat de mail niet in het rapport? Controleer dan of er een e-mailadres op de fiche van de klant staat en of zijn communicatievoorkeur op e-mail staat.
Hoe verkleint u de kans dat uw mails in de spam belanden?
- Vraag uw klant om het e-mailadres waarmee Fuga voor uw praktijk mailt aan zijn contacten toe te voegen, of de mail in de spamfolder als "geen spam" te markeren.
- Pas de inhoud van uw templates aan. Spamfilters bekijken de inhoud van een mail nauwkeurig. Hou de tekst kort en persoonlijk, gebruik niet te veel links of afbeeldingen, en vermijd woorden in hoofdletters, veel uitroeptekens en typische reclamewoorden.
- Gebruik de naam van uw praktijk als afzendernaam, geen e-mailadres. Een e-mailadres als afzendernaam vinden spamfilters verdacht. Ga naar Instellingen => Praktijkgegevens => tabblad Algemeen en vul bij "Publiek e-mailadres label (bvb. praktijknaam)" uw praktijknaam in. Het veld "Publiek e-mailadres" laat u staan: daar komen de antwoorden van uw klanten toe.
Meer info van Mailgun (in het Engels)
Geblokkeerde e-mailadressen
Kon een mail niet afgeleverd worden, bijvoorbeeld omdat het adres niet bestaat of de mailbox vol zit, of heeft de ontvanger uw mail als spam gemarkeerd? Dan wordt dat adres geblokkeerd en stuurt Fuga er geen mails meer naartoe. Zo beschermen we de reputatie van alle Fuga-mails: als er veel mails naar foute adressen gaan, beschouwen Gmail, Outlook en andere mailboxen alle Fuga-mails sneller als spam.
Controleer daarom geregeld de e-mailadressen van uw klanten. In het rapport Onderdrukte e-mail adressen ziet u welke adressen geblokkeerd zijn en kunt u ze, na controle, deblokkeren. Lees hier hoe.
Andere redenen waarom mails niet aankomen
- Uw praktijk is nieuw in Fuga: het Fuga-adres van uw praktijk is dan ook nieuw. Gmail, Outlook en andere mailboxen vertrouwen een nieuwe afzender minder, waardoor mails de eerste weken vaker in spam belanden. Dat verbetert naarmate uw klanten uw mails openen en als "geen spam" markeren.
- Mails die u vanuit uw eigen mailbox stuurt, komen wel aan? Fuga verstuurt niet vanuit uw eigen mailbox, maar vanaf het Fuga-adres van uw praktijk (bijvoorbeeld info@uwpraktijk.fuga.eu). Voor de mailbox van de ontvanger is dat een andere afzender, die apart beoordeeld wordt. Fuga-mails via uw eigen Gmail- of Outlook-account versturen kan niet.
- Veel mails op korte tijd kunnen op spam lijken, waardoor ze tegengehouden of vertraagd worden.
- De ontvanger kan regels of filters in zijn mailbox hebben die bepaalde mails verplaatsen of blokkeren.
- Soms ligt het niet aan uw praktijk, bijvoorbeeld bij een tijdelijke storing bij Gmail of Outlook, of als een afzender tijdelijk verdacht wordt van spam. Daar kunt u zelf niets aan doen.
Een sms komt wel aan
Leest u zelf dagelijks al uw mails? Wellicht niet. Maar leest u al uw sms'en? Een sms komt vrijwel altijd aan en belandt nooit in een spamfolder. Daarom is sms het beste kanaal voor herinneringen van afspraken en behandelingen.
Met Fuga SMS verstuurt u sms'en zonder eigen account bij een sms-provider. Om herinneringen per sms te versturen:
- Zet Fuga SMS aan via Instellingen => Praktijkvoorkeuren => E-mail & SMS.
- Voor behandelingsherinneringen: zet Automatisch via sms aan via Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Behandelingsherinneringen.
- Zet de voorkeuren van uw klanten in één keer op SMS via Consultatie => Toon alle acties => Aanpassen communicatievoorkeuren.