OPGELET: Het gebruiken van bulkaanpassingen via Excelbestanden heeft meteen impact op uw Fuga.
Fouten die ontstaan door verwerking in bulk, kunnen mogelijk niet gecorrigeerd worden. Wij adviseren steeds om dit eerst uit te voeren in een testomgeving (https://sonetas-test4.eu/fuga) en pas na volledig nazicht in uw live Fuga door te zetten.
Wilt u een instelling voor al uw klanten in één keer aanpassen, of in één keer veel nieuwe klanten toevoegen? Met de actie Pas klanten aan via Excel bestand exporteert u al uw klanten naar een Excel-bestand, past u ze daar aan en laadt u het bestand opnieuw op. Fuga verwerkt dan alle wijzigingen in één beweging.
Waar vindt u dit terug?
Ga naar Consultatie => Acties => Pas klanten aan via Excel bestand. De actie is enkel beschikbaar voor gebruikers met een beheerdersprofiel.
Er opent een venster met drie stappen: exporteren, aanpassen, opladen.
Stap 1 — Exporteer alle klanten naar Excel
Klik op de knop Exporteer alle klanten naar Excel. Fuga maakt een Excel-bestand aan met al uw klanten. Er wordt niet gefilterd: het is altijd de volledige lijst. Bewaar steeds een kopie van dit geëxporteerde bestand, zodat u een backup hebt van de gegevens zoals ze waren.
Elk gegeven staat in een aparte kolom. De kolomhoofdingen staan in het Engels, bijvoorbeeld Client id, Client number, Last name, City, Is company, Direct debit enabled. Keuzevelden verschijnen als een keuzelijst waaruit u kiest, ja/nee-velden bevatten de waarden true of false, en velden die in Fuga leeg zijn, staan als een lege cel.
Stap 2 — Maak de aanpassingen in het Excel bestand
Open het geëxporteerde bestand en pas de klanteninfo aan waar nodig. Enkele richtlijnen:
- Behoud de kolomhoofdingen exact zoals ze geëxporteerd werden. De volgorde van de kolommen maakt niet uit.
- Een nieuwe klant voegt u toe met een nieuwe lijn zonder Client id. Vul dan minstens Last name, City en één contactgegeven in (en Client number als uw praktijk met manuele klantnummering werkt).
- Kolommen die u niet wil wijzigen, mag u uit het bestand verwijderen.
- Een klant wordt enkel aangepast of aangemaakt als de rij geen ongeldige waarden bevat.
Maakt u van een klant een bedrijf of zet u domiciliëring aan, dan zijn er extra velden verplicht:
- Bij Is company = "yes" moet u ook Company name en VAT number invullen.
- Bij Direct debit enabled = "yes" moet u ook Direct debit (IBAN), Start date direct debit, Direct debit mandate Id en Pays by direct debit invullen.
Bewaar het bestand als Excel-bestand wanneer u klaar bent.
Opgelet: wanneer u Is company = "no" zet, wordt de bedrijfsinformatie van de klant verwijderd. Deze kolom dient enkel voor nieuwe klanten te worden aangepast!
Stap 3 — Bestand opladen
Sleep het bestand naar het venster of gebruik de knop Bestand selecteren, en klik daarna op Bestand opladen. Fuga verwerkt elke lijn afzonderlijk, zodat de geldige klanten worden ingelezen ook al staat er ergens anders een fout.
Hoe Fuga uw bestand verwerkt
Bestaande klant of nieuwe klant:
- Staat er een Client id ingevuld, dan werkt Fuga die bestaande klant bij. Bestaat het Client id niet, dan wordt de lijn geweigerd.
- Is het Client id leeg, dan maakt Fuga een nieuwe klant aan.
Lege cellen: staat een kolom in het bestand en laat u een cel leeg, dan wist Fuga die waarde bij de klant. Kolommen die u volledig uit het bestand hebt verwijderd, blijven ongewijzigd.
Contactgegevens: per type (Contact (e-mail), Contact (mobile), ...) mag u meerdere waarden opgeven, gescheiden door een komma. De opgegeven lijst vervangt de bestaande contactgegevens van dat type.
Domiciliëring en bedrijfsinfo: staat Direct debit enabled of Is company op "yes", dan maakt of werkt Fuga die gegevens bij; staat de kolom op "no", dan verwijdert Fuga die gegevens. Laat u de kolom volledig weg, dan blijft alles ongewijzigd.
Klantnummer: bij automatische nummering wordt een Client number uit het bestand genegeerd; bij manuele nummering wordt het overgenomen.
Resultaat van de import
Na het opladen toont Fuga een overzicht met de lijnen die niet konden worden ingelezen. Per geweigerde lijn ziet u het lijnnummer, het klantnummer en de reden. Enkele voorbeelden:
- Client id bestaat niet in Fuga
- een verplicht gegeven ontbreekt om de klant te bewaren (bv. Last name, City, Company name of een contactgegeven)
- een keuzeveld bevat een waarde die niet in de keuzelijst staat
- een ja/nee-veld bevat iets anders dan true of false
- een waarde is te lang, of een btw-nummer is ongeldig
Zo ziet u meteen welke lijnen u moet corrigeren en kunt u het bestand daarna opnieuw opladen.
Belangrijk
Klanten die wél in de export stonden maar die u uit het bestand verwijdert, worden niet uit Fuga verwijderd. Een lijn weglaten is dus veilig.