Een template in Fuga is een manier om een schriftelijke communicatie te standaardiseren. Via templates kunt u niet alleen snel documenten genereren (bijvoorbeeld rapporten die automatisch ingevuld worden), maar kunt u ook rappels versturen in batch terwijl de klant toch persoonlijk wordt aangesproken.
Onder Instellingen kunt u templates opzoeken, aanmaken en aanpassen. Ook kunt u een template toevoegen met de actie Template toevoegen onder de tab Instellingen. Ook vanuit het overzicht van de templates (asterisk ingeven in de zoekbalk van de templates) kunt u met de plus een template aanmaken.
Eerst en vooral geeft u de template een naam en stelt u een taal in. De taalselectie zorgt ervoor dat bijvoorbeeld enkel Nederlandstalige klanten een Nederlandstalige template krijgen. Vervolgens past u de 'Bestemming/context' aan: de bestemming bepaalt in welke context u de template kunt gebruiken. Afhankelijk van de gekozen bestemming, zijn er andere variabelen of parameters beschikbaar die u kunt gebruiken in de template.
Enkele voorbeelden voor de verschillende bestemmingen/contexten:
- Praktijk - Een algemene flyer over de praktijk.
- Klant - Een brief geadresseerd aan de klant, met vermelding van eventueel onbetaalde bedragen.
- Dier - Een verslag van het dier met de vaccinatiestatussen en recente historiek.
- Communicatie - Een verslag van een gevoerde communicatie.
- Verkoop - Een document met de posologieën van de verkochte producten.
- Consultatie - Een verslag van het verloop en de opvolging van een consultatie.
- Consultatie: afspraak - Een afspraakherinnering.
Elke context heeft een specifieke set van parameters (tussen twee dollartekens), waarvan u een beschrijving terugvindt onder 'Info'. Die parameters kunt u gewoon kopiëren en plakken in het vak voor de inhoud. Let op: als u verschillende contexten wilt combineren, is het belangrijk dat u parameters gebruikt die in alle aangevinkte contexten voorkomen, zoals de naam van het dier.
Daarnaast kunt u aanduiden welke type van template u wilt maken: 'Brief', 'E-mail', 'Sms' of 'Tekening'. Let er wel op dat er nog een bijzonderheid bestaat waarmee u rekening moet houden. Als u een template als rappel wilt versturen via de post of via e-mail, volstaat het om het type 'Brief' te kiezen. Voor e-mail zal dan de 'Brief' gebruikt worden en op die manier wordt er vermeden dat u voor elk rappel zowel een 'Brief'- als 'E-mail'-versie moet aanmaken. Ook is het mogelijk om een variant 'E-mail' te maken, die enkel bruikbaar is voor e-mails.
Verder kiest u voor de opmaak: 'Eenvoudig' (platte text) of 'Rijke tekst' (wanneer u tabellen, links, afbeeldingen e.d. wil gebruiken).
Met de optie 'Gebaseerd op' kunt u een nieuwe template aanmaken op basis van een bestaande template. Op deze pagina leest u uitgebreid hoe u een standaard template kunt aanpassen. Let op: de bestemming wordt niet mee ingevuld. Zo zult u bijvoorbeeld de bestemming handmatig op 'Dier' moeten zetten indien u een rappelbrief als basis heeft gekozen.
De optie 'Vermijd briefhoofd en voetnoot (interne documenten)' kunt u aanvinken om een briefhoofd en voetnoot niet op 'interne' documenten weer te geven. Indien u geen briefhoofd wilt weergeven maar wel een voetnoot moet u onder Instellingen=> Praktijkgegevens=> Documenten in de modus 'Voorgedrukt' de parameter 'Extra ruimte voetnoot (mm)' verschillend van 0 zetten (bvb. 1), zelfs als u standaard met een andere modus werkt. Indien u daar als voetnootgrootte 0 zou hebben staan, zal de standaard voetnoot toch getoond worden.
In het vak 'Inhoud' geeft u de inhoudelijke tekst in. Daarnaast is het mogelijk om beelden (.jpeg-, .png- en .gif-bestanden) in een template te gebruiken. Als u een template ontwerpt, kunt u alle beelden gebruiken die beschikbaar zijn op het praktijkniveau (Praktijkbestanden). Bij het toepassen van een template, kunt u de beelden gebruiken die beschikbaar zijn in de context, bijvoorbeeld als u een 'Verslag doorverwijzing' maakt (context is een consultatie), dan kunt u de RX-beelden van die consultatie gebruiken. Ook kunt u de standaardtekeningen (dental, dermato, ophtalmo) toevoegen als afbeeldingen in de templates.
Er is bovendien de mogelijkheid om 'placeholders' toe te voegen in uw template-ontwerp. Als u bijvoorbeeld een 'Placeholder foto dier' toevoegt in het ontwerp, zal die placeholder vervangen worden door de foto van het dier wanneer u de template gebruikt in bijvoorbeeld een consultatie. Op dezelfde manier zijn er placeholders voorzien voor de foto van een klant en voor de verschillende tekeningen (dental, dermato, ophtalmo).
"Bestandsnaam" standaard wordt de naam van de template en datum van aanmaak gebruikt wanneer u een template gebruikt.
U kunt er echter voor kiezen om een zinvolle bestandsnaam toe te voegen door gebruik te maken van parameters voor de bestandsnaam. Voor deze bestandsnaam kunt u dezelfde parameters gebruiken als voor de inhoud van het bestand zelf.
Voorbeeld:
"Onderzoek_$clientFirstName$_$clientLastName$" geeft als bestandsnaam "Onderzoek_Miguel_Hapers"
Hoe maak ik een template in HTML?
Er bestaat een trucje om rechtstreeks een HTML-bestand op te laden als template. Hiervoor volgt u de volgende stappen:
- Voeg een nieuwe template toe met 'Eenvoudige' opmaak en geef het een relevante naam.
- Plak de HTML in het venster 'Inhoud'.
- Bewaar de template.
- Klik opnieuw op het potloodje om de template te bewerken en wijzig de opmaak naar 'Rijke tekst'.
Opgelet: het is niet gegarandeerd dat deze methode zal blijven werken voor meer geavanceerde HTML.