Een template in Fuga is een manier om een schriftelijke communicatie te standaardiseren. Via templates kunt u niet alleen snel documenten genereren (bijvoorbeeld rapporten die automatisch ingevuld worden), maar u kunt ook rappels versturen in batch terwijl de klant toch persoonlijk wordt aangesproken.


Onder Instellingen kunt u templates opzoeken, aanmaken en aanpassen. Ook kunt u een template toevoegen met de actie Template toevoegen onder de tab Instellingen. Ook vanuit het overzicht van de templates (asterisk ingeven in de zoekbalk van de templates) kunt u met de plus een template aanmaken.



Eerst en vooral geeft u de template een naam en stelt u een taal in. De taalselectie zorgt ervoor dat bijvoorbeeld enkel Nederlandstalige klanten een Nederlandstalige template krijgen. Vervolgens past u de 'Bestemming/context' aan: de bestemming bepaalt in welke context u de template kunt gebruiken. Afhankelijk van de gekozen bestemming, zijn er andere variabelen of parameters beschikbaar die u kunt gebruiken in de template.


Enkele voorbeelden voor de verschillende bestemmingen/contexten:

  • Praktijk - Een algemene flyer over de praktijk.
  • Klant - Een brief geadresseerd aan de klant, met vermelding van eventueel onbetaalde bedragen.
  • Dier - Een verslag van het dier met de vaccinatiestatussen en recente historiek.
  • Communicatie - Een verslag van een gevoerde communicatie.
  • Verkoop - Een document met de posologieën van de verkochte producten.
  • Consultatie - Een verslag van het verloop en de opvolging van een consultatie.
  • Consultatie: afspraak - Een afspraakherinnering.

Elke context heeft een specifieke set van parameters (tussen twee dollartekens), waarvan u een beschrijving terugvindt onder 'Info'. Die parameters kunt u gewoon kopiëren en plakken in het vak voor de inhoud. Let op: als u verschillende contexten wilt combineren, is het belangrijk dat u parameters gebruikt die in alle aangevinkte contexten voorkomen, zoals de naam van het dier.


Daarnaast kunt u aanduiden welke type van template u wilt maken: 'Brief', 'E-mail', 'Sms' of 'Tekening'. Let er wel op dat er nog een bijzonderheid bestaat waarmee u rekening moet houden. Als u een template als rappel wilt versturen via de post of via e-mail, volstaat het om het type 'Brief' te kiezen. Voor e-mail zal dan de 'Brief' gebruikt worden en op die manier wordt er vermeden dat u voor elk rappel zowel een 'Brief'- als 'E-mail'-versie moet aanmaken. Ook is het mogelijk om een variant 'E-mail' te maken, die enkel bruikbaar is voor e-mails.


Verder kiest u voor de opmaak: 'Eenvoudig' (platte text) of 'Rijke tekst' (wanneer u tabellen, links, afbeeldingen e.d. wil gebruiken).


Met de optie 'Gebaseerd op' kunt u een nieuwe template aanmaken op basis van een bestaande template. Op deze pagina leest u uitgebreid hoe u een standaard template kunt aanpassen. Let op: de bestemming wordt niet mee ingevuld. Zo zult u bijvoorbeeld de bestemming handmatig op 'Dier' moeten zetten indien u een rappelbrief als basis heeft gekozen.


In het vak 'Inhoud' geeft u de inhoudelijke tekst in. Daarnaast is het mogelijk om beelden (.jpeg-, .png- en .gif-bestanden) in een template te gebruiken. Als u een template ontwerpt, kunt u alle beelden gebruiken die beschikbaar zijn op het praktijkniveau (Praktijkbestanden). Bij het toepassen van een template, kunt u de beelden gebruiken die beschikbaar zijn in de context, bijvoorbeeld als u een 'Verslag doorverwijzing' maakt (context is een consultatie), dan kunt u de RX-beelden van die consultatie gebruiken. Ook kunt u de standaardtekeningen (dental, dermato, ophtalmo) toevoegen als afbeeldingen in de templates.


Er is bovendien de mogelijkheid om 'placeholders' toe te voegen in uw template-ontwerp. Als u bijvoorbeeld een 'Placeholder foto dier' toevoegt in het ontwerp, zal die placeholder vervangen worden door de foto van het dier wanneer u de template gebruikt in bijvoorbeeld een consultatie. Op dezelfde manier zijn er placeholders voorzien voor de foto van een klant en voor de verschillende tekeningen (dental, dermato, ophtalmo).