Om een nieuw protocol aan te maken moet u in de tab Instellingen zitten. Onder de acties kunt u vervolgens een Protocol toevoegen. Ook vanuit het overzicht van de protocols (asterisk ingeven in de zoekbalk van de protocols) kunt u met de plus een protocol aanmaken. Of u kan protocols toevoegen ook op uw dashboard van de instellingen zetten door rechtsboven op het tandwiel te duwen. Dan kan u bij dashboard tegels de actie : protocol toevoegen bijvoegen. Dan wordt deze telkens zichtbaar op het dashboard van de instellingen. 



In het nieuwe scherm moet u verschillende gegevens invullen met betrekking tot het protocol.

  • Naam - Hier geeft u het protocol een zinvolle naam, zodat u het achteraf gemakkelijk terugvindt. U kunt het protocol ook een taalspecifieke naam geven in het Nederlands, Frans en Engels. In dat geval verschijnt die naam in de juiste taal in de communicatie (factuur, ontvangstbewijs, etc.) met de klant.
  • Label - Het is mogelijk om aan een protocol een 'label' toe te kennen, net zoals bij producten of klanten. Nadien kunt u dan rapporten opvragen waarbij u dit label kunt gebruiken als filter.
  • Type - Er bestaan verschillende protocoltypes, selecteer hier het juiste type (meer info hieronder). Voor elk protocol kan nog gespecificeerd worden op welke dierklasse en/of diersoort het protocol van toepassing is. Indien die zijn ingevuld, zal het protocol enkel toegepast kunnen worden op dieren van deze dierklasse en/of -soort. In een consultatie van een hond krijgt u dan bijvoorbeeld enkel de protocols te zien die toegepast kunnen worden op honden en niet-gespecificeerde zoogdieren.
  • Vaste prijs - Hier selecteert u welke prijszetting u wilt hanteren bij het protocol. Let op: het principe van BTW bij verkochte producten is dat het BTW% van de aankoop genomen wordt, dus als u in een protocol 2 producten A en B verkoopt waarbij u A aangekocht heeft aan 10 Euro met een BTW van 6% en B aan 5 Euro met een BTW van 21%, dan zouden de vaste prijzen voor de verkochte producten in een protocol die verhouding ongeveer moeten respecteren, dus bvb. 'Totaalprijs excl. btw (verkochte producten, lage btw)'= 20 Euro en 'Totaalprijs excl. btw (verkochte producten, hoge btw)'= 10 Euro. U kiest natuurlijk zelf welke winstmarges u op beide producten neemt
    • Samengestelde prijs - Indien u deze optie kiest, stelt Fuga zelf de prijs samen op basis van alle items die in het protocol zitten.
    • Vaste (prestaties en toegediende producten), samengestelde (verkochte producten) prijs - De prijs die u hier ingeeft is enkel van toepassing op de prestaties en toegediende producten. De prijs van verkochte producten valt buiten deze vaste prijs en wordt apart gerekend, omdat de bepaling van het btw-percentage verschillend is voor beide groepen.
    • Vaste prijs - De prijs die u hier ingeeft is van toepassing op lonen, toegediende producten en verkochte producten. U geeft hierbij zelf aan wat het bedrag is waarop een laag btw-percentage moet gerekend worden en wat het bedrag is waarop een hoog btw-percentage gerekend moet worden.
  • Beschrijving - Hier geeft u eventueel een diepgaandere beschrijving van het protocol.


Afhankelijk van welk type protocol u selecteert, kunt u enkele details specificeren.

  • Gesteriliseerd - Wanneer het dier na het toepassen van het protocol een sterilisatie ondergaat, kunt u die hier ingeven.
  • Status dier - Wanneer het dier na het toepassen van het protocol een verandering van status ondergaat, kunt u die hier ingeven. Een euthanasie zal een 'Levend' dier bijvoorbeeld de status 'Euthanasie' geven.
  • Ziektes - Afhankelijk van het gekozen vaccinatietype van het dier, zullen er verschillende ziektes verschijnen waarvoor u het type dier kunt inenten.
  • Periode - Dit is de tijdspanne die tussen twee protocols zit. Wanneer het dier één jaar na inenting terug zou moeten komen, vult u hier '1 jaar' in. 
  • Periode tussen behandelingen - Bij een productbehandeling kunt u aangeven hoeveel tijd u tussen de behandelingen aanraadt. Dit laat toe om rappels te sturen voor elke toediening/inname die de klant/dier moet uitvoeren.
  • Aantal behandelingen - Bij een productbehandeling kunt u aangeven hoe dikwijls een product genomen moet worden. Dit laat toe om rappels te sturen voor elke toediening/inname die de klant/dier moet uitvoeren.
  • Template - Voor de drie talen (Nederlands, Frans en Engels) kunnen er verschillende templates gekozen worden. Die templates zullen dan gebruikt worden bij het versturen van de rappels. Fuga voorziet standaard templates.
  • Template (e-mail) - Optioneel kunt u voor de drie talen (Nederlands, Frans en Engels) verschillende templates kiezen. Die templates zullen dan gebruikt worden bij het versturen van de rappels per e-mail. Indien u hier geen template selecteert, wordt de gewone template gebruikt voor zowel brieven als e-mails.
  • Template (sms): Indien u voor de optie kiest om de klanten te verwittigen per sms, dan kan u hier de gepaste templates plaatsen in de drie talen  (Nederlands, Frans en Engels).
  • Rappel via myPets - Rappels voor vaccinaties en productbehandelingen worden door myPets automatisch opgevolgd en verstuurd. Wanneer u deze optie aangevinkt laat staan, activeert u dit systeem.


U kan hier ook een automatische brief aan deze protocols koppelen. Deze automatische brief kan bijvoorbeeld de nazorg of opvolging zijn bij een operatie. Hier dient u dan een template voor aan te maken die volledig afgestemd is op uw praktijk. 

De handleiding van een template toevoegen vind u hier: Hoe voeg ik een template toe?


Hier kan u het protocol verder aanvullen met subprotocols, protocol handelingen, protocol producten en taaktemplates (via het plus-icoon onder de verschillende tabs).


Een taaktemplate aan een protocol toevoegen heeft als effect dat bij het uitvoeren van een protocol er automatisch 1 of meerdere taken worden aangemaakt. Dit kan bvb. gebruikt worden om bij een operatie automatisch opvolgtelefoontjes in te plannen als taken. Bij het toepassen van een protocol heeft u nog de mogelijkheid om de taak aan een andere medewerker toe te wijzen.


U kan enkel subprotocols bijvoegen voor het bewaren (publiceren). Nadien kan dit niet meer en zal u het protocol moeten klonen.


Na de vervollediging van het protocol, heeft u de optie om het protocol te publiceren door op het 'Publiceren'-icoon () te klikken. Bij de publicatie worden een aantal velden vergrendeld: naam, type, dierklasse en soort, subprotocols. Sommige velden blijven steeds wijzigbaar. Dit is een cruciale stap, omdat u enkel gepubliceerde protocols kunt gebruiken in consultaties. U kunt het protocol uiteraard ook nog wijzigen, door op het 'Bewerken'-icoon () te klikken.