Ajoutez un protocole via l'action Ajouter protocole sous l'onglet Configuration. Vous pouvez également créer un protocole avec le + de la vue d'ensemble des protocoles (saisissez un astérisque dans la barre de recherche des protocoles).

Vous pouvez également ajouter des protocoles dans votre tableau de bord des paramètres en appuyant sur la roue dentée en haut à droite. Ensuite, sous les tuiles du tableau de bord, vous pouvez ajouter l'action : ajouter un protocole. Le protocole sera alors visible à chaque fois dans le tableau de bord des paramètres.



Entrez ces données relatives au protocole.

  • Nom - Donnez un nom significatif au protocole afin de le retrouver facilement dans une consultation. Vous pouvez également attribuer au protocole un nom spécifique  en néerlandais  et anglais. Ce nom apparaîtra dans la langue sélectionnée dans la communication (facture, reçu, etc.) avec le client. 
  • Marquage - Il est possible d'attribuer un 'marquage' à un acte, comme pour les produits et les clients. Vous pouvez demander ensuite des rapports dans lesquels vous pouvez utiliser ce marquage en tant que filtre. 
  • Type - Il existe différents types de protocoles, sélectionnez le type correct (plus d'informations ci-dessous). Pour chaque protocole, il est encore possible de spécifier à quelle classe d'animaux et/ou espèces d'animaux le protocole s'applique. Si ceux-ci sont complétés, le protocole ne peut être appliqué qu'aux animaux de cette classe et/ou de cette espèce. Par exemple, lors d'une consultation sur un chien, vous ne verrez que les protocoles  applicables aux chiens et aux mammifères non spécifiés.
  • Détermination du prix - Sélectionnez la tarification que vous souhaitez utiliser pour le protocole. Remarque: le principe de la TVA sur les produits vendus est que le pourcentage de TVA de l'achat est repris, donc si vous vendez 2 produits A et B dans un protocole et que vous avez acheté A à 10 euros avec une TVA de 6% et B à 5 euros avec un taux de TVA de 21%, alors les prix fixes pour les produits vendus dans un protocole devraient respecter ce rapport approximativement. Par exemple: 'Prix total hors TVA (produits vendus, TVA bas)' = €20 et 'Prix total hors TVA (produits vendus, TVA haut)' = €10. Vous fixez évidemment les marges bénéficiaires  sur les deux produits.
    • Prix composé -  Fuga calcule automatiquement le prix sur base de tous les éléments inclus dans le protocole.
    • Prix fixe (prestations et produits administrés), prix composé (produits vendus) - Ce prix ne s'applique qu'aux prestations et aux produits administrés. Le prix des produits vendus  est calculé séparément, car pourcentage de TVA  différent.
    • Prix fixe - Ce prix  s'applique aux prestations, aux produits administrés et aux produits vendus. Vous devez indiquer vous-même le montant sur lequel un pourcentage de TVA bas doit être calculé et le montant sur lequel un pourcentage de TVA haut doit être calculé.
  • Description - Pour une description plus détaillée du protocole.


Pour chaque protocole sélectionné, vous pouvez spécifier ces détails.

  • Stérilisé(e) - Si l'animal subit une stérilisation après l'application du protocole.
  • Statut animal - Si l'animal subit un changement de statut après l'application du protocole . Par exemple, une euthanasie donnera à un animal 'Vivant' le statut 'Euthanasie'.
  • Maladies - Dépendant du type de vaccination choisi de l'animal, différentes maladies pour lesquelles vous pouvez vacciner le type d'animal apparaîtront.
  • Périodicité - L'intervalle de temps entre deux protocoles. Si l'animal doit revenir un an après la vaccination, entrez '1 an'.
  • Période entre traitements - Le temps  recommandé entre traitements pour, entre autres, l'envoi de rappels.  
  • Nombre de traitements - La fréquence à laquelle un produit doit être prispour l'envoi de rappels.  
  • Modèle - Différents modèles peuvent être choisis pour les trois langues (néerlandais, français et anglais). Ces modèles seront ensuite utilisés lors de l'envoi des rappels. Fuga fournit des modèles standard.
  • Modèle (e-mail) - Vous pouvez éventuellement choisir différents modèles pour les trois langues (néerlandais, français et anglais). Ces modèles seront ensuite utilisés lors de l'envoi des rappels par email. Si vous ne sélectionnez pas de modèle le modèle standard est utilisé pour les lettres et les courriers électroniques.
  • Modèle (SMS) - Si vous choisissez l'option d'informer les clients par SMS, vous pouvez placer ici les modèles appropriés dans les trois langues (néerlandais, français et anglais).
  • Rappel via myPets - Les rappels de vaccinations et de traitements sont automatiquement suivis et envoyés par myPets. Vous activez ce système si cette option est cochée.


Vous pouvez également associer une lettre automatique à ces protocoles. Cette lettre automatique peut, par exemple, concerner les soins postopératoires ou le suivi d'une opération. Vous devez alors créer un modèle adapté à votre pratique. 

Le manuel d'ajout d'un modèle se trouve ici: Comment ajouter un modèle ?


Après la sauvegarde, vous verrez un écran de synthèse dans lequel vous pourrez compléter le protocole avec des sous-protocoles, des actes, des produits et des modèles de tâches (via les différents onglets).


En ajoutant un modèle de tâches à un protocole, une ou plusieurs tâches seront automatiquement créées. Pour planifier les rappels (téléphoniques) suite à une opération, par exemple. Vous pouvez, en plus, désigner un autre collaborateur à l'exécution de cette tâche.




En publiant le protocole avec l'icône 'Publier' () un certain nombre de champs sont verrouillés: nom, type, classe d'animaux et espèce. Certains champs restent modifiables. Il s'agit d'une étape cruciale car vous ne pouvez utiliser que les protocoles publiés lors des consultations. Vous pouvez également modifier le protocole en cliquant sur l’icône 'Modifier'
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