) te klikken.Afhankelijk van welke optie u heeft geselecteerd onder 'Modus beginformulier' onder Instellingen => Mijn voorkeuren => Opmaak => Klanteninteractie, zal Fuga het beginformulier met algemene gegevens (zie screenshot hieronder) openen. Ofwel gaat u altijd/nooit door naar het beginformulier, ofwel enkel wanneer er meerdere dieren toegevoegd kunnen worden (als de klant meerdere dieren heeft en uw voorkeur onder Instellingen => Mijn voorkeuren => Standaard waarden staat op 'Enig dier' of 'Meerdere dieren'). Deze gegevens kunt u steeds aanpassen in de consultatie zelf.
Als u één dier kiest (gebruikelijk), kunt u consultatie-uitbreidingen specificeren. Deze selectie voorziet extra tabbladen om de gegevens van specifieke onderzoeken in te geven. Lees hieronder meer informatie over dit onderwerp.
Als u in dit formulier de optie 'Meerdere dieren' selecteert onder 'Betrokken dieren', kunt u meerdere dieren in één consultatie behandelen. Dit werkt als de dieren dezelfde anamnese hebben, of voor bijvoorbeeld een eenvoudige vaccinatie. Wat we echter aanraden is om voor elk dier afzonderlijk een consultatiefiche aan te maken. Op die manier wordt er een duidelijke historiek per dier bijgehouden en is er geen onduidelijkheid over welk protocol op welk dier toegepast was, etc. Hoe u dat kunt doen, wordt hieronder uitgelegd.
Consultatiefiche
Er zijn drie toestanden waarin een consultatie kan verkeren, namelijk:
- Niet-vergrendeld (
) - Vergrendeld
- Afgerekend
Broodkruimel van de consultatie
In de broodkruimel van de consultatie (zie screenshot hierboven) vindt u de volgende iconen:
- Bewerken (
) - Met dit icoon kunt u de algemene informatie van de consultatie aanpassen, zoals het betrokken dier(en), de consultatie-uitbreidingen, het voorschot, etc. - Vergrendelen (
) - Dit icoon is enkel zichtbaar als de consultatie ontgrendeld is. Door op dit icoon te klikken, zult u de consultatie vergrendelen, wat wilt zeggen dat u niets meer kunt wijzigen aan deze consultatie dat impact heeft op de prijs. Dit is afgezien van de bestanden, die kunnen altijd toegevoegd worden. Ook kunt u bij het vergrendelen de gebruikte hoeveelheden van producten en handelingen in protocols nog wijzigen. Er wordt dan ook de mogelijkheid gegeven om de status van het dier aan te passen. Deze kan al automatisch aangepast zijn op basis van de definitie van de gebruikte protocols. Zie hieronder voor meer informatie. - Ontgrendelen (
) - Dit icoon is enkel zichtbaar als de consultatie vergrendeld is. Door op dit icoon te klikken, zult u de consultatie ontgrendelen en dus opnieuw wijzigbaar maken. - Verwijderen (
) - Hiermee kunt u de consultatie verwijderen, als ze niet vergrendeld is althans. - Bewaar als offerte (
) - Hiermee kunt u de consultatie opslaan als offerte. Het bestand komt dan terecht onder de tab 'Bestanden' in de klantenfiche. Vergeet de consultatie achteraf niet te verwijderen, zodat het geen invloed heeft op uw stock. - Doseringsetiket (
) - Door op dit icoon te klikken, kunt u productetiketten afdrukken. Op deze pagina vindt u meer informatie. - Doseringsetiketten (
) - Door op dit icoon te klikken, kunt u meerdere doseringsetiketten tegelijk maken, of selecteren voor welke producten dat moet gebeuren. Eveneens kunt u hier een posologie ingeven. Op deze pagina vindt u meer informatie. - Consultatie-etiket (
) - Door op dit icoon te klikken, kunt u consultatie-etiketten afdrukken. Op deze pagina vindt u meer informatie.
Onder broodkruimel van de consultatie vindt u de onderstaande tabs die u kunt gebruiken om de consultatie te vervolledigen.
Kliniek
In deze tab geeft u alle klinische informatie op. De optie 'Gebruik 'Prestaties en producten' als standaard tab' onder Instellingen => Mijn voorkeuren => Opmaak => Klanteninteractie bepaalt of u bij de aanmaak van een consultatie rechtstreeks naar dit formulier gaat, of eerst naar de tab 'Prestaties en producten' (zie hieronder).
Onder Instellingen => Mijn voorkeuren => Opmaak => Consultatie Kliniek kunt u aanduiden welke tekstvelden en parameters (bijvoorbeeld het gewicht) u wilt toevoegen aan dit formulier. Wanneer u de hoogte van een veld op '0' zet, zal het tekstveld verdwijnen in onder de tab 'Kliniek'.
U kunt ook ingeven of de klant doorverwezen werd door een collega-dierenarts. Dit is een handig als u bijvoorbeeld wachtdienst heeft en u wilt een onderscheid maken tussen uw dieren en die van de collega-dierenarts (bijvoorbeeld voor een mailing of om verslagen door te sturen). Hetzelfde kunt u doen als u naar een dierenarts doorverwijst.
Prestaties en producten
In deze tab kunt u de uitgevoerde prestaties (protocols, handelingen en vrije boekingen) en producten toevoegen aan de consultatie. U doet dat door op het 'Toevoegen'-icoon (
) te klikken. Een product en vrije boeking kunt u ook ingeven door ze in te scannen via ofwel een barcode, ofwel een QR-code. Lees op deze pagina meer over etiketten.
U zult enkel de protocols en handelingen zien die relevant zijn voor de behandelde diersoort. En indien de consultatie voor meerdere dieren is, kunt u het aantal keer wijzigen dat u het protocol of de handeling heeft uitgevoerd. Meer informatie over protocols leest u hier en meer informatie over handelingen leest u hier.
Het is mogelijk om bij het vergrendelen van de consultatie meerdere behandelings- en/of vaccinatieprotocol toe te wijzen aan één dierenfiche. Dat is vooral handig bij het vaccineren van een stal waarbij er niet voor elk dier afzonderlijk een fiche bestaat, maar waarvoor u toch een behandelingsstatus en bijhorende rappels wilt aanmaken.
Opmerking: het vaccineren van bijvoorbeeld een nest puppies is een ander geval. Hierbij wilt u normaal gezien geen behandelingsstatus en bijhorende rappels aanmaken, daarom gebruikt u beter een protocol van het type 'Algemeen'.
Onder de vrije boekingen kunt u extra zaken boeken die niet beschreven zijn als protocol, handeling of product. Het bedrag van de vrije boeking kan overigens ook negatief zijn. Dat kunt u bijvoorbeeld gebruiken om kortingsbonnen te verrekenen.
Onder Instellingen => Mijn voorkeuren => Opmaak => Klanteninteracties kunt u via de optie 'Toon prestaties en producten in 1 tabel' bepalen of u de prestaties en producten in één tabel wilt tonen (zoals in het screenshot hierboven), of in afzonderlijke tabs.
En ook onder Instellingen => Mijn voorkeuren => Opmaak => Klanteninteracties kunt u instellen of u deze tab standaard als eerste tab (in plaats van de 'Kliniek'-tab) wilt laten openen.
Bestanden
In deze tab kunt u de bestanden bekijken die gelinkt zijn aan de consultatie. Door op de @ boven aan de tabel te klikken, kunt u meerdere bestanden tegelijk e-mailen naar betrokken partijen.
Met het icoon 'Bestand van template maken' (
) kunt u bestanden genereren die de gegevens van de consultatie bevatten, zoals een labo-aanvraag, een TVD, een bezoekrapport, een verslag van een doorverwijzing, etc.
Onder Instellingen => Mijn voorkeuren => Standaard waarden kunt u instellen welke template er standaard staat ingesteld.
Als u beslist om een dier door te verwijzen, kunt u op deze manier een doorverwijsbrief aanmaken en e-mailen. Daarnaast kunt u onder deze tab een bestand aanmaken met klanten- en dierengegevens dat door de collega-dierenarts ingelezen kan worden, om vervolgens de klant en dier toe te voegen aan zijn/haar Fuga. U kunt dat bestand aanmaken door op het icoon 'Exportbestand maken met klanten-/diereninfo' (
) te klikken. U kunt het bestand vervolgens samen doormailen met de doorverwijsbrief en andere relevante documenten. Dit nieuwe bestand bevat geen historiek. De ontvanger van dit bestand kan dit bestand vervolgens importeren in zijn/haar Fuga via de actie Klant/dier importeren onder de tab Consultatie.
Consultatie-uitbreidingen
Bij de aanmaak van de consultatie of als u op 'Bewerken'-icoon (
) klikt in de broodkruimel van de consultatie is het mogelijk om verschillende uitbreidingen te kiezen. In Fuga zitten de volgende consultatie-uitbreidingen: Klinische parameters, Anesthesie, Operatie, Cardio, Ophtalmo, Dental en Dermato. Als u ze activeert, verschijnen ze als extra tabs binnen de consultatie.
Onder Instellingen => Mijn voorkeuren => Standaard waarden kunt u aanvinken of/welke consultatie-uitbreidingen standaard geselecteerd staan in de consultatie. Ook kunt u hier een standaard tekening kiezen per consultatie-uitbreiding (als tekeningen relevant zijn althans), en u kunt tekeningen toevoegen per diersoort.
Traceerbaarheid
Hierin wordt weergegeven wanneer en door wie een verkoop/consultatie is aangemaakt, vergrendeld en afgerekend.
Voor eenmanspraktijken heeft deze tab weinig zin. Vandaar dat er een optie is toegevoegd om de tab niet te tonen: Instellingen => Mijn voorkeuren => Opmaak => Klanteninteractie => Toon info traceerbaarheid.
Financieel
Hier vindt u alle financiële details die gelinkt zijn aan de consultatie: of de factuur al dan niet betaald is, de afrekeningswijze en -datum, de factuur zelf en de eventuele nota op de factuur.
Daarnaast krijgt u het financiële overzicht van de consultatie. De protocols, producten, handelingen en vrije boekingen staan in het overzicht gesorteerd, zoals u heeft ingesteld in Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Documenten => Facturen. Op die plaats in de instellingen kunt u ook andere voorkeuren met betrekking tot facturen aanpassen. Onderaan zijn de totalen te zien, inclusief en exclusief btw.
Deze tab is enkel zichtbaar nadat u de consultatie heeft afgerekend.
Meerdere dieren
Als u meerdere dieren wilt behandelen, kunt u via de vier iconen in de rechterhoek een nieuwe klanteninteractie toevoegen. In deze fase is het overigens nog niet verplicht (kan wel) om de eerste consultatie te vergrendelen. Op die manier kunt u eenvoudig wisselen tussen de verschillende klanteninteracties door op de tabs te klikken.
Hieronder alle beschikbare klanteninteracties:
)
)
)
)Deze procedure kunt u herhalen tot alle dieren van de klant behandeld zijn. En uiteindelijk verzamelt u op deze manier een overzicht van gerelateerde klanteninteracties. Concreet houdt dit in dat u hier alle klanteninteracties ziet die dezelfde klant, datum en afrekeningsstatus hebben. De afrekeningsstatus kan 'niet afgerekend','afgerekend op zelfde factuur/ontvangstbewijs' of 'afgerekend als niet-aangerekend' zijn.
Het financiële overzicht van de set van klanteninteracties kunt u op elk moment opvragen door op het 'Financieel overzicht'-icoon (
) te klikken.
Hoe reken ik de consultatie af?
Om een consultatie af te rekenen moeten er twee stappen gebeuren. Eerst moet u de consultatie vergrendelen vooraleer u ze effectief kunt afrekenen. Bij het vergrendelen wordt de consultatie automatisch op de lopende rekening van de klant gezet. Dus, als u bij dezelfde klant meerdere consultaties ingeeft, vergrendelt u consultatie na consultatie. Op het einde rekent u af, en ziet u dat alle niet-afgerekende consultaties opgelijst zullen worden.
- Als eerste stap vergrendelt u de klanteninteracties één voor één met het icoon 'Vergrendelen' (
) bovenaan. Een niet-vergrendelde consultatie of verkoop wordt aangeduid door de sleutel (
) in de bijhorende tab. Het vergrendelen kunt u ook doen vooraleer u een nieuwe klanteninteractie toevoegt. Achteraf kunt u de consultatie altijd ontgrendelen (
), om ze te wijzigen.
Enerzijds voert deze stap op de achtergrond enkele niet-financiële acties uit, anderzijds krijgt u de optie om enkele gegevens toe te voegen of aan te passen. Hieronder een overzicht:- U krijgt een overzicht van alle gebruikte producten.
- Bij het vergrendelen kunt u de product- en handelingshoeveelheden van een protocol aanpassen.
- Indien het dier bezig is aan een behandeling, wordt er aangeduid over welk dier het gaat en wat de volgende behandelingsdatum is. Dat is belangrijk voor de vaccinatie- en andere herinneringen.
- De status van het dier wordt, indien relevant, aangepast. Wanneer u bijvoorbeeld een protocol heeft toegepast waarbij het dier is geëuthanaseerd, zal de status veranderen naar 'Euthanasie'.
- De sterilisatiestatus van het dier wordt, indien relevant, aangepast. Wanneer u bijvoorbeeld een protocol heeft toegepast waarbij het dier is gesteriliseerd, zal de sterilisatiestatus veranderen naar 'Gesteriliseerd'.
- Wanneer u het dier tijdens de consultatie hospitaliseert in een bepaald hok, zal het dier virtueel aan dat hok worden toegewezen.
- Het vergrendelen van de consultatie is een trigger om bepaalde antibiotica te registreren. Het product wordt in dat geval op de lijst van het corresponderende registratie-instituut gezet.
- Indien van toepassing, worden de producten uit de consultatie op de klantenkaart van de klant gezet.
- Indien van toepassing, worden de producten geregistreerd bij Royal Canin.
- Zodra u minstens één klanteninteractie heeft vergrendeld, zult u de mogelijkheid krijgen om af te rekenen en om dus een factuur of ontvangstbewijs te maken. Dit doet u door op het 'Afrekenen'-icoon (
) te klikken.
Bij het afrekenen krijgt u een overzicht van de vergrendelde consultaties of verkopen waarbij de huidige gerelateerde set is aangevinkt. Indien er slechts één consultatie of verkoop in de gerelateerde set zit, wordt er geen overzicht meer gegeven. In dat geval krijgt u een waarschuwing als er nog andere (niet-gerelateerde) consultaties of verkopen op de lopende rekening staan. U krijgt daarnaast ook een waarschuwing als u een gerelateerde set afrekent en er zijn nog consultaties of verkopen in deze set die niet vergrendeld zijn.
Net zoals het vergrendelen, voert het afrekenen achterliggend enkele financiële acties uit en kunt u in deze stap nog enkele gegevens toevoegen of aanpassen. Hieronder een overzicht:- U geeft de afrekeningswijze en -datum in. U kunt de consultatie op factuur of ontvangstbewijs zetten, of u kunt de consultatie niet aanrekenen. Op deze pagina vindt u meer informatie over de manieren waarop u een consultatie kunt afrekenen.
- U kunt een verzekeraar van het dier ingeven.
- Indien van toepassing, wordt de consultatie geregistreerd bij SantéVet.
- U kunt één of meerdere betalingen (kassa, betalingswijze en opmerking) registreren.
- U kunt een derde betaler ingeven.
- Indien u gebruik maakt van 'korting tijdige betaling' en de betaling op deze afrekening is tijdig, dan wordt er op de achtergrond een verkoop aangemaakt om deze korting te verrekenen.
- U kunt een opmerking schrijven op de factuur of het ontvangstbewijs.
Als de factuur is gemaakt, kunt u de factuur tonen (
), de factuur of het ontvangstbewijs e-mailen (
) en de factuur verwijderen (
). Als u de factuur of het ontvangstbewijs verwijdert, zal/zullen de gekoppelde consultatie(s) vergrendeld blijven.
Let op: wanneer u een factuur verwijdert, kan dat een gat in de factuurnummering veroorzaken. Dit zal aangeduid worden met een rode waarschuwing. Lees hier hoe u zo'n gat kunt oplossen.
