Remarque: vous trouverez l'explication sur le fonctionnement de l'ancienne fiche de consultation ici.


Vous pouvez activer la fiche de consultation en cochant l'option 'Nouvelle multi-consultation' sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client.


Vous pouvez créer une nouvelle consultation de différentes manières: à partir de l'agenda (voir ici), depuis la fiche client (sous l'onglet 'Historique') ou depuis la fiche animal (sous l'onglet 'Historique'). Vous pouvez également lancer une consultation directement à partir de la liste de résultats après avoir recherché un client ou un animal. 


Selon la manière dont vous avez démarré une nouvelle consultation, davantage de données seront déjà entrées. Ajoutez une consultation dans chaque scénario en cliquant sur l'icône 'Nouvelle consultation' ().


En fonction de l'option sélectionnée dans 'Mode de formulaire initial' sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client, Fuga ouvrira le formulaire initial avec les informations générales (voir la capture d'écran ci-dessous). Soit vous poursuivez (ou ne poursuivez jamais) vers le formulaire initial, soit uniquement lorsque plusieurs animaux peuvent être ajoutés (si le client a plusieurs animaux et votre préférence sous Configuration => Mes préférences => Valeurs par défaut est mise sur 'Animal unique' ou 'Plusieurs animaux'). Vous pouvez toujours modifier ces données dans la consultation elle-même.



Si vous choisissez un animal, vous pouvez spécifier des extensions à la consultation. Cette sélection fournit des onglets supplémentaires pour saisir les données des études respectives. En savoir plus sur ce sujet ci-dessous.


Si vous sélectionnez l'option 'Plusieurs animaux' dans ce formulaire, vous pouvez traiter plusieurs animaux en une seule consultation. Cela fonctionne si les animaux ont les mêmes anamnèses, ou pour une simple vaccination, par exemple. Cependant, nous recommandons de créer une fiche de consultation pour chaque animal séparément. De cette manière, un historique clair est conservé pour chaque animal et il n'y a pas de désaccord sur le protocole appliqué à quel animal, etc. Vous trouverez ci-dessous comment procéder.


Fiche de consultation


Les trois états dans lesquels une consultation peut être:

  • Déverrouillée ()
  • Verrouillée
  • Finalisée


L'en-tête de la consultation



Dans l'en-tête de la consultation (voir capture d'écran ci-dessus), vous trouverez les icônes suivantes:

  • Editer (- Cette icône vous permet de régler les informations générales de la consultation, telles que le ou les animaux concernés, les extensions à la consultation, l'acompte, etc.
  • Verrouiller (- Cette icône n'est visible que quand la consultation est déverrouillée. En cliquant sur cette icône, vous verrouillez la consultation, ce qui signifie que vous ne pouvez plus rien modifier dans cette consultation ayant un impact sur le prix. Ceci ne comprend pas les fichiers, qui peuvent toujours être ajoutés. Vous pouvez également modifier les quantités de produits et les actes utilisés dans les protocoles lors du verrouillage. Il existe également la possibilité d'ajuster le statut de l'animal. Cela peut déjà être ajusté automatiquement en fonction de la définition des protocoles utilisés.
  • Déverrouiller (- Cette icône n'est visible que si la consultation est verrouillée. En cliquant sur cette icône, vous déverrouillez la consultation et la rendrez ainsi modifiable à nouveau.
  • Supprimer () - Cela vous permet de supprimer la consultation, si elle n'est pas verrouillée au moins.
  • Sauvegarder comme devis( ) - Avec cela, vous pouvez enregistrer la consultation comme un devis. Le fichier se retrouvera ensuite dans l'onglet 'Fichiers' de la fiche client. N'oubliez pas de supprimer la consultation par la suite, pour ne pas avoir de l'influence sur votre stock.
  • Etiquette de dosage (- En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer des étiquettes de produits. Vous trouverez plus d'informations sur cette page.
  • Etiquettes de dosage (- En cliquant sur cette icône, vous pouvez créer plusieurs étiquettes de dosage en même temps ou sélectionner les produits. Vous pouvez également entrer une posologie ici. Vous trouverez plus d'information sur cette page.
  • Etiquette de consultation () - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer des étiquettes de consultation. Vous trouverez plus d'informations sur cette page.


Sous l'en-tête de la consultation, vous trouverez les onglets ci-dessous que vous pouvez utiliser pour mener à bien la consultation.


Clinique


Dans cet onglet, vous entrez toutes les informations cliniques. Via l'option 'Utiliser' Performances et produits 'comme onglet standard' sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client, vous déterminez si vous allez directement à ce formulaire lors de la création d'une consultation ou tout d'abord à l'onglet 'Prestations et produits' (voir ci-dessous).



Sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Consultation, vous pouvez indiquer les champs de texte et les paramètres (par exemple le poids) que vous souhaitez ajouter à ce formulaire. Lorsque vous paramétrez la hauteur d'un champ à '0', le champ de texte disparaît dans l'onglet 'Clinique'.


Vous pouvez également indiquer si le client a été référé par un collègue vétérinaire. Ceci est utile si, par exemple, vous avez un service de garde et que vous souhaitez faire une distinction entre vos animaux et ceux de votre collègue vétérinaire (par exemple, pour un envoi postal ou l’envoi de rapports). Vous pouvez faire la même chose si vous vous référez à un vétérinaire.


Prestations et produits


Dans cet onglet, vous pouvez ajouter les prestations (protocoles, actes et postes libres) et les produits que vous avez vendus ou utilisés. Vous pouvez les ajouter en cliquant sur l'icône 'Ajouter' () ou en le scannant via un code-barres ou un code QR. En savoir plus sur les étiquettes sur cette page.


Seuls les protocoles et les actes pertinents pour l'espèce animale apparaîtront. Si la consultation concerne plusieurs animaux, vous pouvez modifier le nombre de fois que vous avez effectué le protocole ou l'acte. Plus d'informations sur les protocoles peuvent être trouvées ici et plus d'informations sur les actes peuvent être trouvées ici.


Il est possible d'attribuer plusieurs protocoles appliqués à une fiche animal lors du verrouillage de la consultation. Ceci est particulièrement utile lors de la vaccination d'une étable où il n'y a pas de puce distincte pour chaque animal, mais pour laquelle vous souhaitez toujours créer un statut de traitement et les rappels associés.


Remarque: la vaccination d'une portée de chiots, par exemple, est un autre cas. Normalement, vous ne souhaitez pas créer un statut de traitement ni les rappels associés. Vous devez donc utiliser un protocole du type 'Général'.


Sous les postes libres, vous pouvez ajouter des choses supplémentaires qui ne sont pas décrites comme protocole, acte ou produit dans votre Fuga. Le montant du poste libre peut également être négatif. Vous pouvez utiliser ceci, par exemple, pour créer des coupons de réduction.



Sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client, vous pouvez utiliser l'option 'Afficher les prestations et les produits dans 1 tableau' pour déterminer si vous souhaitez afficher les prestations et les produits dans un tableau (comme dans la capture d'écran ci-dessus) ou dans des onglets séparés. .


Et également sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client, vous pouvez définir par défaut si vous souhaitez ouvrir cet onglet en tant que premier onglet (au lieu de l'onglet 'Clinique').


Fichiers


Dans cet onglet, vous pouvez voir les fichiers liés à la consultation. En cliquant sur le @ en haut du tableau, vous pouvez envoyer simultanément plusieurs fichiers par e-mail aux parties intéressées.


L'icône 'Créer un fichier basé sur un modèle' () vous permet de générer des fichiers contenant les données de la consultation, tels qu'une requête de laboratoire, un DAF, un rapport de visite, une lettre de référence, etc.


Sous Configuration => Mes préférences => Valeurs par défaut, vous pouvez configurer quel modèle apparaît par défaut dans la consultation/vente/communication.



Si vous décidez de référer un animal, vous pouvez créer une lettre de référence (modèle) et l'envoyer par e-mail. En outre, vous pouvez créer un fichier sous cet onglet avec des données client et animal pouvant être lues par le collègue vétérinaire (qui utilise Fuga). Vous pouvez créer ce fichier en cliquant sur l'icône 'Créer un fichier d'exportation avec infor client/animal' (). Vous pouvez ensuite envoyer le fichier par email avec l'icône 'E-mail' (@). Ce nouveau fichier ne contient pas d'historique. Le destinataire de ce fichier peut ensuite importer ce fichier dans son Fuga via l'action Importer client/animal sous l'onglet Consultation.


Extensions à la consultation


Lors de la création de la consultation ou si vous cliquez sur l'icône 'Editer' () dans l'en-tête de la consultation, il est possible de choisir différentes extensions. Ils apparaissent alors comme des onglets supplémentaires dans la consultation.



Sous Configuration => Mes préférences => Valeurs par défaut, vous pouvez vérifier si/quelles extensions à consultation sont sélectionnées par défaut dans la consultation.


Financier


Vous trouverez ici toutes les informations financières liées à la consultation: paiement ou non de la facture, mode et date de règlement, et la facture même.


Dans cet onglet, vous obtenez un aperçu financier de la consultation. Les protocoles, produits, actes et postes libres sont triés dans la vue d'ensemble, comme vous l'avez défini dans Configuration => Préférences du cabinet => Documents => Factures. Vous pouvez également définir d'autres préférences relatives aux factures ici. En bas, vous pouvez voir les totaux, TVA comprise et hors TVA.


Cet onglet n'est visible qu'une fois la consultation est finalisée.


Plusieurs animaux


Si vous souhaitez traiter plusieurs animaux, vous pouvez ajouter une nouvelle interaction client via les quatre icônes situées dans le coin droit. Il n’est d'ailleurs pas encore obligatoire de verrouiller la première consultation à ce stade. De cette façon, vous pouvez facilement basculer entre les différentes interactions client en cliquant sur les onglets.



Ci-dessous toutes les interactions client disponibles:


Vous pouvez répéter cette procédure jusqu'à ce que tous les animaux du client aient été traités. Et de cette manière, vous collectez finalement un aperçu des interactions client associées. En particulier, cela signifie que vous voyez toutes les interactions client qui ont le même client, le même jour et le même statut de finalisation. Le statut de finalisation peut être 'non finalisé', 'finalisé sur la même facture/reçu' ou 'finalisé comme non facturé'.


Vous pouvez demander à tout moment l'aperçu financier de l'ensemble des interactions client en cliquant sur l'icône 'Aperçu financier' ().


Comment finaliser la consultation?


Deux étapes doivent être franchies pour finaliser une consultation. Vous devez d'abord verrouiller la consultation avant de pouvoir la finaliser effectivement. Lors du verrouillage, la consultation est automatiquement placée sur le compte courant du client. Ainsi, si vous saisissez plusieurs consultations sous le même client, vous verrouillez consultation après consultation. A la fin, vous finalisez et vous voyez que toutes les consultations non payées seront listées.


  1. Dans un premier temps, verrouillez la consultation avec l’icône 'Verrouiller' () en haut. D'une part, cette étape exécute un certain nombre d'actions non financières en arrière-plan et, d'autre part, vous avez la possibilité d'ajouter ou de modifier des données. Vous pouvez toujours déverrouiller la consultation après () pour la changer. Ci-dessous un aperçu:
    • Vous obtenez un aperçu de tous les produits utilisés.
    • Lors du verrouillage, vous pouvez ajuster et gérer les quantités des produits et des actes au sein d’un protocole.
    • Si l'animal est traité,, il est indiqué de quel animal il s'agit et quelle est la date du prochain traitement. Ceci est important pour les rappels de vaccination et d'autres rappels.
    • Le statut de l'animal est ajusté si nécessaire. Par exemple, si vous avez appliqué un protocole selon lequel l'animal est euthanasié, le statut passera à 'Euthanasie'.
    • Le statut de stérilisation de l'animal est ajusté si nécessaire. Par exemple, si vous avez appliqué un protocole selon lequel l'animal est stérilisé, l'état de stérilisation passera à 'Stérilisé'.
    • Si vous hospitalisez l'animal dans un certain cage lors de la consultation, l'animal sera virtuellement affecté à ce cage.
    • Verrouiller la consultation est un déclencheur pour enregistrer certains antibiotiques. Le produit est ensuite placé sur la liste de l'institut d'enregistrement correspondant.
    • Le cas échéant, les produits de la consultation sont placés sur la carte de fidélité du client.
    • Le cas échéant, les produits sont enregistrés auprès de Royal Canin.

  2. Dès que vous avez verrouillé au moins une interaction client, vous avez la possibilité de finaliser et ainsi de créer une facture ou un reçu. Vous pouvez le faire en cliquant sur l’icône 'Finaliser' ().

    Lors de la finalisation, vous aurez un aperçu des consultations verrouillées ou des ventes. L'ensemble des interactions client associés est coché par défaut. S'il n'y a qu'une seule consultation ou vente dans l'ensemble associé, aucun aperçu ne sera donné. Dans ce cas, vous recevrez un avertissement s’il existe d’autres consultations ou ventes (non associées) sur le compte courant. Vous recevrez également un avertissement si vous payez pour un ensemble lié et que des consultations ou des ventes dans cet ensemble ne sont pas verrouillées.


    Tout comme le verrouillage, cette étape exécute certaines actions financières en arrière-plan et vous pouvez ajouter ou modifier certains détails à cette étape. Ci-dessous un aperçu:
    • Vous entrez la méthode de finalisation et la date. Vous pouvez mettre la consultation sur une facture ou un reçu, ou vous ne pouvez pas facturer la consultation. Sur cette page, vous découvrirez les différentes façons de finaliser une consultation.
    • Vous pouvez entrer un assureur.
    • Le cas échéant, la consultation est enregistrée auprès de SantéVet.
    • Vous pouvez enregistrer un ou plusieurs paiements (caisse, mode de paiement et remarque).
    • Vous pouvez entrer un tiers payeur.
    • Si vous utilisez 'Réduction paiement en temps' et que le paiement de cette consultation est fait en temps, une vente sera créée en arrière-plan pour régler cette remise.
    • Vous pouvez écrire un commentaire sur la facture ou le reçu.


Une fois la facture créée, vous pouvez afficher la facture (), envoyer la facture ou le reçu par email () et supprimer la facture (). Si vous supprimez la facture ou le reçu, les consultations associées resteront verrouillées.


Remarque: la suppression d'une facture peut entraîner un trou dans la numérotation des factures ou des reçus. Cela sera indiqué par un avertissement rouge. Lisez ici comment vous pouvez résoudre un tel trou.



Plusieurs animaux


En sélectionnant l'option 'Plusieurs animaux' dans la fiche de consultation, vous pouvez traiter plusieurs animaux en une seule consultation. Cela fonctionne dans la plupart des cas: si les animaux ont les mêmes anamnèses, ou pour une simple vaccination, par exemple.


Par contre, nous recommandons de créer une fiche de consultation pour chaque animal séparément. Si vous traitez plusieurs animaux (l'un après l'autre), au lieu de finaliser immédiatement (), vous pouvez verrouiller la consultation (et donc la placer sur votre compte courant) et effectuer une nouvelle consultation (). De cette manière, un historique clair est conservé pour chaque animal et il n'y a pas de désaccord sur le protocole appliqué à quel animal, etc.


Les démarches:

  1. Vous créez une consultation pour le client et vous sélectionnez 'Un seul animal'.
  2. Une fois la consultation terminée, cliquez sur l'icône 'Verrouiller et créer une nouvelle consultation' ().
  3. Le statut de l'animal change à ce moment, mais vous pouvez toujours le modifier dans le formulaire de contrôle. Si tout a été saisi correctement, cliquez enfin sur 'Verrouiller et créer une nouvelle consultation'.

  4. L'action ci-dessus ouvrira une nouvelle consultation dans laquelle vous pourrez répéter cette procédure pour les animaux suivants.
  5. Avec le dernier animal, vous souhaitez finalement terminer la consultation multiple. Pour ce faire, ne cliquez pas sur l'icône 'Verrouiller et créer une nouvelle consultation' () mais sur 'Verrouiller' ().
  6. Ensuite, lors de la finalisation, vous ne cliquez pas sur l'icône 'Finaliser' (), mais sur l’icône 'Finaliser le compte courant' (). Cette action vous donne un aperçu du compte courant du client. Cliquez sur toutes les consultations et les ventes à régler ici.
  7. Enfin, lorsque vous cliquez sur 'Suivant', Fuga regroupe toutes les consultations et les ventes cochées et les place sur une seule facture.