Remarque: vous trouverez l'explication sur le fonctionnement de l'ancienne fiche de consultation ici.


Vous pouvez activer la fiche de consultation en cochant l'option 'Nouvelle multi-consultation' sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client.


Ils existent plusieurs manières pour créer une nouvelle consultation: à partir de l'agenda (voir ici), depuis la fiche client (sous l'onglet 'Historique') ou depuis la fiche animal (sous l'onglet 'Historique'). Vous pouvez également lancer une consultation directement à partir de la liste de résultats après avoir recherché un client ou un animal. 


Selon la manière dont vous avez démarré une nouvelle consultation, plusieurs données seront déjà entrées. Ensuite vous aurez la possibilité d’ajouter une nouvelle consultation en cliquant sur l'icône 'Nouvelle consultation' ( ), n’importe quelle methode vous avez utiliséé.


Fuga ouvrira le formulaire initial avec les informations générales (voir la capture d'écran ci-dessous) en fonction de l'option sélectionnée dans 'Mode de formulaire initial' sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client


Soit vous (ne) poursuivez toujours (jamais) vers le formulaire initial, soit uniquement dans le cas où vous pouvez ajouter plusieurs animaux (si le client possède plusieurs animaux et si vous avez mis votre préférence sur 'Animal unique' ou 'Plusieurs animaux' sous Configuration => Mes préférences => Valeurs par défaut). Vous pouvez toujours modifier ces données dans la consultation elle-même.



Quand vous sélectionnez un seul animal (généralement), vous pouvez spécifier des extensions à la consultation. Des onglets supplémentaires seront fournis pour introduire les données des études respectives. En savoir plus sur ce sujet ci-dessous.


Si vous sélectionnez l'option 'Plusieurs animaux' dans ce formulaire, vous pouvez traiter plusieurs animaux en une seule consultation. Cela fonctionne par exemple si les animaux ont les mêmes anamnèses, ou pour une simple vaccination. Cependant, nous recommandons de créer une fiche de consultation pour chaque animal séparément pour conserver un historique clair pour chaque animal. Comme ça il n'y aura pas de confusion sur quel protocole a été appliqué sur quel animal, etc. Vous trouverez ci-dessous comment procéder.


Fiche de consultation


Les trois états dans lesquels une consultation peut être:

  • Déverrouillée ()
  • Verrouillée
  • Finalisée


L'en-tête de la consultation



Dans l'en-tête de la consultation (voir capture d'écran ci-dessus), vous trouverez les icônes suivantes:

  • Editer () - Cette icône vous permet de modifier les informations générales de la consultation, comme l’animal/les animaux, les extensions à la consultation, l'acompte, etc.
  • Verrouiller () - Cette icône est seulement visible quand la consultation est déverrouillée. En cliquant sur cette icône, vous verrouillez la consultation,vous ne pouvez donc plus rien modifier dans cette consultation qui pourrait avoir un impact sur le prix. Les fichiers n’y sont pas compris et peuvent toujours être ajoutés. Vous pouvez toujours modifier les quantités de produits et les actes utilisés dans les protocoles lors du verrouillage. Il existe également la possibilité de modifier encore le statut de l'animal. Cela se règle automatiquement en fonction de la définition des protocoles utilisés.
  • Déverrouiller () - Cette icône est seulement visible si la consultation est verrouillée. En cliquant sur cette icône, vous déverrouillez la consultation et vous pourriez la modifier donc de nouveau.
  • Supprimer () - Cela vous permet de supprimer la consultation, à condition qu’elle ne soit pas verrouillée.
  • Sauvegarder comme devis( ) - Avec cela, vous pouvez enregistrer la consultation comme devis. Vous pouvez retrouver le fichier avec le devis sous l'onglet 'Fichiers' de la fiche client. N'oubliez pas de supprimer la consultation par la suite, pourqu’elle n’aie pas de l'influence sur votre stock.
  • Etiquette de dosage () - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer des étiquettes de produits. Vous trouverez plus d'informations sur cette page.
  • Etiquettes de dosage () - En cliquant sur cette icône, vous pouvez créer plusieurs étiquettes de dosage en même temps ou sélectionner les produits. Vous pouvez également entrer une posologie ici. Vous trouverez plus d'information sur cette page.
  • Etiquette de consultation () - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer des étiquettes de consultation. Vous trouverez plus d'informations sur cette page.


Sous l'en-tête de la consultation, vous trouverez les onglets mentionnés ci-dessous que vous pouvez utiliser pour compléter la consultation.


Clinique


Dans cet onglet, vous entrez toutes les informations cliniques. Vous pouvez choisir si vous souhaitez aller directement à ce formulaire lors de la création d'une consultation, en cochant l'option 'Utiliser 'Performances et produits' comme onglet standard' que vous trouvez sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client, ou si vous allez d'abord à l'onglet 'Prestations et produits' (voir ci-dessous).



Sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Consultation, vous pouvez indiquer les champs de texte et les paramètres (comme poids, etc.) que vous souhaitez ajouter à ce formulaire. Si vous paramétrez la hauteur d'un champ à '0', le champ de texte disparaît dans l'onglet 'Clinique'.


Vous pouvez indiquer également si vous voulez vous référer à un collegue vétérinaire ou si le client a été référé par un collègue vétérinaire, ce qui peut être utile au momment du service de garde si vous souhaitez faire une distinction entre vos animaux et ceux de votre collègue (par example pour l’envoie du courrier ou des rapports).


Prestations et produits


Dans cet onglet, vous pouvez ajouter les prestations (protocoles, actes et postes libres) et les produits que vous avez vendus ou utilisés. Vous pouvez les ajouter en cliquant sur l'icône 'Ajouter' () ou en le scannant via le code-barres ou le code QR. En savoir plus sur les étiquettes sur cette page.


Vous verrez seulement les protocoles et les actes liés à l’éspece animale que vous êtes en train de traiter. Si la consultation concerne plusieurs animaux, vous pouvez modifier le nombre de protocoles ou d'actes effectués. Vous trouverez plus d'informations sur les protocoles ici et plus d'informations sur les actes ici.


Il est possible d'attribuer plusieurs protocoles de vaccination ou traitements à une fiche animal lors du verrouillage de la consultation. Ceci est particulièrement utile lors de la vaccination d'une étable où il n'y a pas de fichier pour chaque animal apart et vous souhaitez quand-même créer un statut de traitement avec des rappels associés.


Remarque: la vaccination d'une portée de chiots fonctionne autrement. Normalement, vous ne souhaitez pas créer un statut de traitement ni les rappels associés. Il faut donc mieux utiliser un protocole du type 'Général'.


Sous les postes libres, vous pouvez ajouter des choses supplémentaires qui ne sont donc pas décrites comme protocole, acte ou produit dans votre Fuga. Le montant du poste libre peut résulter négatif. Vous pouvez l’utiliser par exemple, pour créer des coupons de réduction.



Sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client, vous pouvez utiliser l'option 'Afficher les prestations et les produits dans 1 tableau' pour déterminer si vous souhaitez afficher les prestations et les produits dans un tableau (comme dans la capture d'écran ci-dessus) ou dans des onglets séparés. .


De nouveau sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client, vous pouvez définir par défaut si vous souhaitez ouvrir cet onglet en tant que premier onglet (au lieu de l'onglet 'Clinique').


Fichiers


Dans cet onglet, vous pouvez voir les fichiers liés à la consultation. En cliquant sur le @ en haut du tableau, vous pouvez envoyer simultanément plusieurs fichiers par e-mail aux parties intéressées.


L'icône 'Créer un fichier basé sur un modèle' ( ) vous permet de générer des fichiers avec les données de la consultation, tels qu'une requête de laboratoire, un DAF, un rapport de visite, une lettre de référence, etc.


Sous Configuration => Mes préférences => Valeurs par défaut, vous pouvez configurer quel modèle apparaît par défaut dans la consultation/vente/communication.



Si vous décidez de référer un animal, vous pouvez créer une lettre de référence (modèle) et l'envoyer par e-mail. En plus, sous cet onglet vous pouvez créer un fichier avec des données de client et animal qui peuvent être lu et importé par le programme Fuga du collègue vétérinaire. Vous pouvez créer ce fichier en cliquant sur l'icône 'Créer un fichier d'exportation avec info client/animal' ( ). Vous pouvez ensuite envoyer le fichier par email avec l'icône 'E-mail' (@). Ce nouveau fichier ne contient pas d'historique. Le destinataire de ce fichier peut ensuite importer ce fichier dans son Fuga via l'action Importer client/animal sous l'onglet Consultation.


Extensions à la consultation


Il est possible de choisir différentes types d’extensions lors de la création de la consultation ou si vous cliquez sur l'icône 'Editer' ( ) dans l'en-tête de la consultation. Ensuite des onglets supplémentaires vont apparaître dans la consultation.



Sous Configuration => Mes préférences => Valeurs par défaut, vous pouvez vérifier si/quelles extensions à consultation sont sélectionnées par défaut dans la consultation.


Financier


Ici vous trouverez toutes les informations financières concernant la consultation: Si elle a été payé ou pas, la date et le mode de paiement éventuel, la facture et les remarques éventuelles sur la facture.


Dans cet onglet, vous obtenez un aperçu financier de la consultation. Les protocoles, produits, actes et postes libres seront mis dans l’ordre que vous avez choisi dans Configuration => Préférences du cabinet => Documents => Factures, Ou vous pouvez également définir d'autres préférences relatives à la facturation. En bas, vous voyez les totaux, TVA comprise et hors TVA.


Cet onglet est seulement visible quand la consultation est finalisée.


Plusieurs animaux


Pour traiter plusieurs animaux au même temps, vous pouvez ajouter une nouvelle interaction client via les quatre icônes situées dans le coin à droit. Dans cette étappe il n’est pas encore obligatoire de verrouiller la première consultation. De cette façon, vous pouvez facilement changer entre les différentes interactions client en cliquant sur les onglets.



Ci-dessous toutes les interactions client disponibles:


Vous pouvez appliquer cette procédure sur tous les animaux jusqu’à vous obtenez un aperçu des interactions relatifs au client. Concrètement cela veut dire que vous verrez donc toutes les interactions client qui ont le même client, le même jour et le même statut de finalisation. Le statut de finalisation peut être 'non finalisé', 'finalisé sur la même facture/reçu' ou 'finalisé comme non facturé'.


Vous pouvez consulter à chaque moment l'aperçu financier de l'ensemble des interactions client en cliquant sur l'icône 'Aperçu financier' ( ).


Comment finaliser la consultation?


Il y a deux étappes à suivre pour finaliser une consultation: Vous devez d'abord verrouiller la consultation avant de pouvoir la finaliser définitivement. Lors du verrouillage, la consultation est automatiquement placée sur le compte courant du client. Ainsi, si vous introduisez plusieurs consultations pour le même client, vous verrouillez chaque consultation apart. Quand vous finalisez le paiement vous verrez ensuite que toutes les consultations qui ne sont pas payées seront listées.


  1. Tout d’abord vous verrouillez chaque interaction client en cliquant sur l’icône 'Verrouiller' () qui se trouve en haut. Une consultation ou une vente qui n’est pas encore verrouillée sera marquée par une clé dans l’onglet à qui appartient. Vous pouvez vérrouiller une consultation aussi avant d’ajouter une nouvelle interaction client. Vous pouvez toujours déverrouiller la consultation encore après () pour ajouter des modifications. Cette étape vous permet d’une côté un certain nombre d'actions non financières en arrière-plan et, d'autre part, vous avez la possibilité d'ajouter ou de modifier des données. Ci-dessous un aperçu:
    • Vous obtenez un aperçu de tous les produits utilisés.
    • Lors du verrouillage, vous pouvez encore modifier le nombre d’unités des produits et des actes utilisées dans d’un protocole.
    • Si l'animal suit un traitement, l’animal sera marqué avec la date du prochain traitement. Ceci est important pour les rappels de vaccination et d'autres rappels.
    • Suite au protocole, le statut d’un animal sera modifié de consequence: après un protocol d'euthanasie par example, le statut passera de ‘Normal’ à 'Euthanasie'.
    • Aussi le statut de stérilisation de l'animal sera modifié si vous avez appliqué un protocole selon lequel l'animal est stérilisé. L'état de stérilisation passera donc à 'Stérilisé'.
    • Si un animal est hospitalisé dans un certain cage lors de la consultation, l'animal sera aussi virtuellement attribué à ce cage.
    • Le verrouillage de la consultation déclenche l’enregistrement de certains antibiotiques. Le produit sera ensuite placé sur la liste de l'institut d'enregistrement correspondant.
    • Les produits de la consultation seront placés sur la carte de fidélité du client, le cas échéant.
    • Les produits seront enregistrés auprès de Royal Canin, le cas échéant.

  2. Dès que vous avez verrouillé au moins une interaction client, vous avez la possibilité de la finaliser et ainsi créer une facture ou un reçu en cliquant sur l’icône 'Finaliser' ().

    Lors de la finalisation, vous verrez un aperçu des consultations ou des ventes verrouillées. L'ensemble des interactions client sera coché par défaut. S'il n'y a qu'une seule consultation ou vente disponibe vous ne verrez donc pas d’aperçu. Dans ce cas, vous recevrez un avertissement s’ils existent d’autres consultations ou ventes (non associées) sur le compte courant. Vous recevrez également un avertissement si vous finaliser un ensemble dont il y a encore des consultations ou des ventes qui ne sont pas verrouillées.


    Cette étappe de finalisation vous permet, comme le verrouillage, certaines actions financières en arrière-plan et la possibilité d’ajouter ou modifier certains détails. Ci-dessous un aperçu:
    • Vous entrez la méthode de finalisation et la date. Vous pouvez finaliser la consultation avec ou sans une facture ou un reçu. Sur cette page, vous découvrirez les différentes façons de finaliser une consultation.
    • Vous pouvez entrer un assureur.
    • Le cas échéant, la consultation est enregistrée auprès de SantéVet.
    • Vous pouvez enregistrer un ou plusieurs paiements (caisse, mode de paiement et remarque).
    • Vous pouvez entrer un tiers payant.
    • Si vous utilisez 'Réduction de paiement en temps' et  le paiement de cette consultation est payé dans le temps, une vente sera créée en arrière-plan afin d’ajouter la réduction.
    • Vous pouvez ajouter un commentaire sur la facture ou le reçu.


Une fois la facture créée, vous pouvez afficher la facture (), envoyer la facture ou le reçu par email () et supprimer la facture (). Si vous supprimez la facture ou le reçu, les consultations associées resteront verrouillées.


Remarque: supprimer une facture peut créer un trou dans la numérotation des factures ou des reçus. Cela sera indiqué par un avertissement rouge. Lisez ici comment vous pouvez remplir le trou.



Plusieurs animaux


En sélectionnant l'option 'Plusieurs animaux' dans la fiche de consultation, vous pouvez traiter plusieurs animaux en une seule consultation. Cela fonctionne dans la plupart des cas: si les animaux ont les mêmes anamnèses, ou pour une simple vaccination, par exemple.


Nous recommandons quand même de créer une fiche de consultation pour chaque animal apart afin de créer un historique clair pour chaque animal. Si vous traitez plusieurs animaux (l'un après l'autre), au lieu de finaliser immédiatement (), vous pouvez verrouiller la consultation (et donc la placer sur votre compte courant) et effectuer une nouvelle (). De cette manière, un historique clair est conservé pour chaque animal et il n'y a pas de désaccord sur quel protocole a été appliqué sur quel animal, etc.


Les démarches à suivre:

  1. Vous créez une consultation pour le client et vous sélectionnez 'Un seul animal'.
  2. Une fois la consultation terminée, cliquez sur l'icône 'Verrouiller et créer une nouvelle consultation' ().
  3. Le statut de l'animal change à ce moment, mais vous pouvez toujours le modifier dans le formulaire de contrôle. Si tout a été saisi correctement, cliquez enfin sur 'Verrouiller et créer une nouvelle consultation'.

  4. L'action ci-dessus ouvrira une nouvelle consultation dans laquelle vous pourrez répéter cette procédure pour les animaux suivants.
  5. Après le dernier animal, vous souhaitez finalement terminer la consultation multiple. Alors, ne cliquez pas sur l'icône 'Verrouiller et créer une nouvelle consultation' () mais sur 'Verrouiller' ().
  6. Ensuite, lors de la finalisation, vous ne cliquez pas sur l'icône 'Finaliser' (), mais sur l’icône 'Finaliser le compte courant' (). Cette action vous montre un aperçu du compte courant du client. Cliquez sur toutes les consultations et les ventes à régler ici.
  7. Enfin, lorsque vous cliquez sur 'Suivant', Fuga regroupe toutes les consultations et les ventes cochées et les placera sur une seule facture.