E-Invoicing
Vanaf 1/1/2026 zal u e-facturen naar btw-plichtige ondernemingen moeten versturen zoals dat in 2024 reeds vereist is voor overheden. Fuga is reeds in staat om dit te doen voor de facturen die Fuga maakt. Fuga heeft toegang tot het peppol platform via FlowIn van Wolters Kluwer. Vroeger werd dit platform Ibanity genoemd en deze naam vindt u momenteel nog her en der in Fuga terug.
Wat is Peppol?
Via het Peppol platform kan u de factuur rechtstreeks naar de klant versturen zonder dat u moet mailen of een brief verzenden. U krijgt ook bevestiging dat de factuur werd ontvangen. De ontvangende partij kan de factuur onmiddellijk verwerken in de boekhouding.
Hoe Peppol te activeren ?
U kunt Peppol activeren voor uw praktijk door onder Instellingen => Praktijkgegevens => Algemeen uw website in te vullen. In het geval u geen eigen website hebt, kunt u www.sonetas.eu invullen.
Vervolgens vinkt u via Instellingen => Praktijkgegevens => Boekhouding de optie 'Peppol (Ibanity)' aan. Hier laadt u een kopie op van de voorkant van uw eID en indien u een klant bent in Luxemburg of Nederland ook een uittreksel uit het bedrijfsregister.
Hoe werkt het verder in Fuga?
In het klantenbestand kan je dan controleren of een bepaalde klant aangesloten is bij Peppol door 'Peppol' aan te vinken bij de bedrijfsgegevens. Belangrijk is dat het bedrijfsnummer wordt ingevoerd met het voorvoegsel BE gevolgd door 10 cijfers, LU gevolgd door 8 cijfers of NLXXXXXXXBXX .
In Luxemburg is het ook mogelijk dat de Peppol ID van je klant niet het ondernemingsnummer is, maar het registratienummer in het rechtspersonenregister. Als de Peppol ID anders is dan het btw-nummer, kun je deze invoeren in het Peppol ID veld.
Als je dit gedaan hebt, zal het klantenbestand de Peppol status weergeven waar je kunt zien of een klant facturen en/of kredietnota's kan ontvangen via Fuga.
Opgelet: begin 2021 schakelen enkele onderdelen van de Vlaamse overheid over naar een nieuwe versie van Peppol. Indien bij een bepaalde klant de registratie via peppol lukte in 2020, maar niet meer in 2021, dan kunt u bij die klant 'Peppol' uitvinken, bewaren en dan opnieuw aanvinken. Op die manier weet Fuga welke versie van Peppol die specifieke klant heeft.
Als er vervolgens een factuur of een kredietnota wordt aangemaakt voor die klant, dan zullen deze opgenomen worden in de rapporten van de tab Boekhouding, namelijk Facturen te verzenden naar Peppol en Kredietnota's te verzenden naar Peppol. Of er iets verstuurd moet worden kunt u ook in het dashboard zien.
Opgelet: de Vlaamse overheid vereist dat u het ordernummer vermeld op de Peppol-factuur. Dit kunt u doen door in de nota van de factuur dit nummer (typisch 8 cijfers) te vermelden (voeg enkel de cijfers toe).
De status van uw verstuurde facturen en kredietnota's kunt u opvolgen en updaten via de rapporten Facturen verzonden naar Peppol en Kredietnota's verzonden naar Peppol.
Het rapport Facturen heeft een extra parameter 'Inclusief Peppol' om aan te geven of men in het rapport ook de Peppol-facturen wil opnemen. Dit kan handig zijn als u enkel de facturen wilt afdrukken of mailen die nog niet via Peppol zijn verstuurd.
Als een poging om een factuur te versturen via Peppol niet werkt, bevoorbeeld omdat u het ordernummer niet had ingegeven voor de overheid en Peppol het bericht dus weigert, is het mogelijk om het opnieuw te proberen.