E-Invoicing
Vanaf 1/1/2026 zal u naar btw-plichtige ondernemingen e-facturen via Peppol moeten versturen. In 2024 werd dit reeds verplicht voor overheden. Fuga kan de verkoopsfacturen via Peppol versturen. U heeft daar geen extra toepassing voor nodig.
Fuga geeft toegang tot het peppol platform via Flowin van Wolters Kluwer. Opgelet, u moet Flowin niet zelf contacteren, alles gebeurt via Fuga.
Op deze pagina vindt u hoe facturatie via Peppol op te zetten en te gebruiken met Fuga.
U vindt een sectie met veel voorkomende problemen en hun oplossingen onderaan.
U vindt hier een pagina met algemene vragen en antwoorden over Peppol.
De Praktijk
Registratie van de Praktijk
Om financiële documenten te kunnen uitsturen voor een btw-nummer dient de praktijk geregistreerd worden. Dit gebeurt met de actie Peppol praktijk info updaten in de boekhoudsectie waarvoor u dus administrator moet zijn. We gebruiken de term documenten als het gaat over facturen en kredietnota's.
Indien u nog niet geregistreerd bent om documenten te versturen via Peppol voor Fuga, kan u daar klikken op 'Praktijk registreren op Peppol voor Fuga'. Indien u wel reeds geregistreerd bent kan u hier ook uw registratie op Peppol voor Fuga verwijderen.
Peppol ID van de praktijk
Fuga registreert u als leverancier onder een Peppol ID in het formaat 9925:BE12344567890 waarbij BE1234567890 het btw-nummer van de praktijk is. Let op, we registreren u enkel als leverancier. U kan via Fuga geen documenten ontvangen via Peppol.
Meerdere praktijken met hetzelfde Btw-nummer
U dient dezelfde procedure te doorlopen binnen elke praktijk. De verschillende namen en IBANS van de praktijken worden allemaal toegevoegd aan de leveranciers registratie bij Peppol. Om fraude te vermijden moet de naam, btw-nummer en de IBAN in de factuur overeenkomen met de informatie zoals door Fuga geregistreerd.
Verandering Naam of IBAN na Registratie
Als u de naam of het IBAN nummer verandert na registratie wordt dit automatisch aangepast in uw Peppol leveranciers registratie bij Peppol voor Fuga. Let op: Fuga doet dit dus niet voor het ontvangen van aankoopfacturen of voor eventuele andere facturatie programma's die u gebruikt.
Verandering Btw-nummer na Registratie
Na registratie is het niet meer mogelijk het btw-nummer van de praktijk te wijzigen. Indien u een nieuw btw-nummer wenst te gebruiken dient u eerst de praktijk met het huidige btw-nummer te verwijderen van Peppol voor Fuga, dan het btw-nummer te veranderen en dan opnieuw te registreren. Dit mag u pas doen NADAT alle documenten voor het oude btw-nummer verstuurd werden.
Als u de actie "Praktijk verwijderen van Peppol voor Fuga" uitvoert verwijdert dit enkel de mogelijkheid om facturen uit Fuga te verzenden. Indien u nog andere toepassingen gebruikt om facturen te verzenden worden die niet geïmpacteerd. Ook kan u documenten blijven ontvangen via het pakket dat u gebruikt om documenten te ontvangen.
U kan deze handelingen uitvoeren op de actie Peppol praktijk info updaten (boekhouding->acties).
Peppol Status van de Praktijk
Alvorens uw praktijk documenten mag versturen via Peppol dient uw registratie goedgekeurd te worden. Het is niet zo dat u zomaar documenten kan uitsturen in de naam en met het btw-nummer van iemand anders. Sonetas doet een automatische goedkeuring indien mogelijk. In sommige gevallen dient er door Sonetas een manuele controle te gebeuren alvorens u documenten kan versturen.
De Klant
Activatie van de Klant voor Peppol Documenten te Ontvangen
Op de klanten fiche van Fuga kan u ingeven dat u deze klant documenten wil sturen via Peppol. Er is een instelling in de praktijk instellingen om nieuwe klanten automatisch documenten via Peppol te laten sturen. Deze instelling staat automatisch aan.
Peppol ID van de klant
Om uw klant documenten te kunnen sturen is het juiste Peppol ID nodig. Voor uw Belgische klanten zijn er 3 mogelijkheden.
- Gebaseerd op het ondernemingsnummer. Zo een Peppol ID begint met 0208 en ziet er zo uit: 0208:1234567890.
- Gebaseerd op het btw-nummer. Zo een Peppol ID begint met 9925 en ziet er zo uit: 9925:BE1234567890.
- Gebaseerd op het GLN-nummer (Global Location Number). Zo een Peppol ID begint met 0088 en ziet er zo uit: 0088:12345678901234
Indien u "Gebruik BTW nummer in Peppol id" aanvinkt zal Fuga voor u opzoeken of er voor de klant een Peppol ID beschikbaar is, via het ondernemingsnummer of het btw-nummer, dat de documenten die Fuga verstuurt kan ontvangen. Het gevonden Peppol ID wordt ingevuld in het Peppol ID veld.
Indien u een ander Peppol ID wenst te gebruiken kan u die handmatig invoeren.
Peppol documenten voor de klant automatisch versturen
Fuga kan de documenten automatisch via Peppol versturen na aanmaak van de factuur of creditnota. U hoeft dan geen verdere actie meer te ondernemen behalve een opvolging op eventuele fouten. Voor sommige klanten is dat mogelijk niet gewenst. Bijvoorbeeld de Vlaamse Overheid eist een bestelreferentie op de factuur en weigert de factuur indien een bestelreferentie ontbreekt of ongeldig is. Wanneer de Vlaamse Overheid zo een factuur weigert moet u een kredietnota en nieuwe factuur sturen. Dat is veel werk, dus een bijkomende controle is nuttig alvorens het document wordt doorgestuurd.
Peppol Status van de Klant
Op de algemene tab van de klant kan u de huidige Peppol status voor de klant zien. De mogelijke waardes zijn:
| Waarde | Betekenis |
|---|---|
| Niet geactiveerd | Deze klant is nog niet gekend in de Peppol directory. U kan checken bij de klant wat zijn Peppol ID is |
| Gevonden en ondersteund door Fuga | Deze klant is wel gekend en Fuga kan de documenten maken. |
| Gevonden en ondersteund door Fuga (enkel kredietnota's) | Deze klant is gekend maar Fuga kan enkel het formaat voor kredietnota's maken |
| Gevonden en ondersteund door Fuga (enkel facturen) | Deze klant is gekend maar Fuga kan enkel het formaat voor facturen maken |
| Geen UBL formaten | Deze klant is wel geregistreerd maar heeft niet aangegeven welk type documenten hij kan ontvangen |
| Gevonden, maar niet ondersteund door Fuga | Deze klant is geregistreerd maar het gewenste type van te ontvangen documenten kan Fuga niet maken. |
In Bulk "Documenten versturen via Peppol" aanvinken
Er is een bulk operatie om voor alle Belgische klanten met een btw nummer de vink "Documenten versturen via Peppol" aan te zetten. Deze vindt u in alle acties bij de boekhouding (Activeer Peppol voor Belgische klanten). Voor het uitvoeren van de actie krijgt u informatie over hoeveel bedrijven zullen aangepast worden.
Peppol Documenten Opvolgen
Verzenden van een Document via Peppol
Indien u een factuur of kredietnota maakt voor een klant die de status "Gevonden en ondersteund door Fuga" heeft, zal Fuga automatisch het document ook via Peppol versturen. Indien u het document ook via mail verstuurde zal de klant nog steeds een mail met het document in PDF krijgen.
Status van de verzending van een document via Peppol
Facturen
Op de financiele tab van een consultatie en in het rapport Peppol Facturen (boekhouding>rapporten) kan u de verzendstatus van een Peppol factuur zien.
Kredietnota's
In het rapport Peppol kredietnota's (boekhouding>rapporten) kan u de verzendstatus van een Peppol kredietnota zien.
Mogelijke waardes voor de verzendstatus:
| Waarde | Betekenis |
|---|---|
| Afgeleverd | Het document werd afgeleverd bij de Peppol inbox van de klant. Opgelet, dit betekent niet noodzakelijk in het boekhoudpakket van de klant. Het boekhoudpakket moet deze factuur dan nog binnenhalen uit de inbox. |
| Bevestigd | Ontvangst van het document werd bevestigd door de Peppol inbox van de klant. Opgelet, dit betekent niet noodzakelijk in het boekhoudpakket van de klant. Het boekhoudpakket moet deze factuur dan nog binnenhalen uit de inbox. |
| Geaccepteerd | Het document werd geaccepteerd door de Peppol inbox van de klant. Opgelet, dit betekent niet noodzakelijk in het boekhoudpakket van de klant. Het boekhoudpakket moet deze factuur dan nog binnenhalen uit de inbox. |
| Te verzenden | Het document moet verzonden worden naar Peppol. Dit is een tijdelijke status, Fuga kijkt elke minuut of er nieuwe documenten naar Peppol moeten worden verzonden |
| Onderweg | Fuga heeft het document verzonden. Dit is een tijdelijke status, Fuga kijkt elke minuut of het document werd afgeleverd. |
| Ongeldig document | Er is een fout in het document dat Fuga probeert door te sturen. Voor een document op het Peppol platform wordt toegelaten wordt de informatie in het document gecontroleerd. Mogelijke fouten zijn :
U dient de fouten te verbeteren. U vindt informatie over wat er fout is voor dit document in het veld Peppol beschrijving |
| Fout bij het afleveren | Er is iets fout gelopen bij het versturen op het Peppol platform. U kan later manueel nog eens proberen. |
| Peppol document gemaakt | Het document om te verzenden naar Peppol is gemaakt. Dit is een tijdelijke status. Fuga kijkt elke minuut of er documenten naar Peppol gestuurd moeten worden en zal deze status aanpassen. |
| Versturen document mislukt | Fuga heeft 5 maal geprobeerd dit document te versturen maar dat is niet gelukt. U kan later manueel nog eens proberen |
| Document geweigerd | De klant weigert het document. U dient de klant te contacteren. |
| Klant niet bereikbaar via Peppol | De klant is momenteel niet meer bereikbaar via Peppol. U dient de klant te contacteren. |
Manueel de factuur verzenden
U kan de factuur manueel verzenden vanuit het rapport Peppol Facturen via het pijltje naar rechts.
Opvolging van Peppol Documenten
Facturen
In de boekhouding is er een rapport Peppol Facturen en waarmee u de facturen die relevant zijn voor Peppol kan terugvinden.
U kan zoeken op facturen met een bepaalde factuur datum in een periode, facturen die in een bepaalde periode werden doorgestuurd of facturen met een bepaalde Peppol verwerkingsstatus.
Voor de Peppol verwerkingsstatus zijn er 3 mogelijkheden:
| Waarde | Betekenis |
|---|---|
| Te verzenden | Deze facturen moeten nog verzonden worden |
| Succesvol afgeleverd | Deze facturen zijn afgeleverd |
| Aflevering mislukt | Deze facturen konden niet afgeleverd worden |
In dit rapport hebt u de mogelijkheid om voor alle facturen de verwerkingsstatus van de factuur te vernieuwen via het ronde pijl icoon bovenaan.
Voor elke factuur krijgt u in de resultaten lijst ook de Peppol Status van het document te zien en indien er iets fout loopt bijkomende informatie zoals Fuga die krijgt van Peppol.
Voor elke rij hebt u de mogelijkheid om:
| Icoon | Betekenis |
|---|---|
 | Informatie op de factuur aan te passen. U kan hier ook een order referentie ingeven. Dit is verplicht voor het factureren aan de overheid. |
 | De factuur op betaald zetten |
 | De factuur afdrukken |
 | De factuur mailen |
 | De factuur nogmaals verzenden via Peppol. De informatie die naar Peppol wordt gestuurd is de huidige informatie in Fuga. Als u dus een wijziging zou gemaakt hebben aan de factuur informatie wordt die meegenomen. Bijvoorbeeld het referentie nummer voor de overheid. |
 | De Peppol verwerkingsstatus voor 1 factuur vernieuwen |
 | De Peppol XML downloaden |
Kredietnota's
In de boekhouding is er een rapport Peppol kredietnota's waarmee u de kredietnota's die relevant zijn voor Peppol kan terugvinden. Dit rapport werkt gelijkaardig en biedt dezelfde mogelijkheden als het rapport van de facturen.
Opvolging van Facturen die niet via Peppol worden verzonden
Het rapport Facturen heeft een extra parameter 'Inclusief Peppol' om aan te geven of men in het rapport ook de Peppol-facturen wil opnemen. Dit kan handig zijn als u enkel de facturen wilt afdrukken of mailen die nog niet via Peppol zijn verstuurd.
Praktijkinstellingen
In de praktijkinstellingen is een nieuwe tab "Peppol" waarop u de volgende instellingen kunt maken.
| Naam | Betekenis |
|---|---|
| Peppol documenten automatisch versturen | Fuga probeert de documenten automatisch naar Peppol te versturen(tenzij die optie voor die klant specifiek uitstaat). |
| Documenten versturen via Peppol checkbox standaard aan voor nieuwe klanten | Op nieuwe klanten die een bedrijf zijn zal de vink "Documenten versturen via Peppol" automatisch aangevinkt worden. |
Veel Voorkomende Problemen en hun Oplossing
Verworpen Facturen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Factuur verworpen - ontbrekend inkoopordernummer | Bij overheidsinstellingen (bv. Vlaamse overheid) is een correct inkoopordernummer verplicht. Dit is meestal een 8-cijferig nummer. |
|
| Factuur verworpen - verkeerd Peppol ID | De klant heeft een ander Peppol ID dan het standaard formaat (9925:BE + BTW-nummer). Sommige bedrijven gebruiken hun ondernemingsnummer: 0208:1234567890 |
|
| Factuur verworpen - klant niet geregistreerd | De klant is nog niet geregistreerd op het Peppol netwerk of hun registratie is niet actief. |
|
Registratie Problemen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Foutmelding "Supplier not found" | Er is iets foutgelopen met uw registratie bij Flowin (onze Peppol access point provider). |
|
| Boekhouder zegt dat Peppol niet werkt | Verwarring over wat Fuga wel en niet doet. Fuga registreert u alleen als leverancier (verzenden), niet voor ontvangen. | Controleer in Fuga (Boekhouding > Acties > Peppol praktijk info updaten):
Let op: Voor het ontvangen van Peppol-facturen heeft u een aparte registratie nodig via uw boekhoudsoftware. |
| Status blijft "In behandeling" | Sonetas voert een manuele controle uit. Dit kan enkele werkdagen duren. | Wacht tot de controle voltooid is. Bij dringende gevallen: contacteer support. |
Technische Problemen
| Probleem | Oorzaak | Oplossing |
|---|---|---|
| Status "Versturen document mislukt" | Fuga heeft 5 keer geprobeerd het document te versturen maar dit is niet gelukt (tijdelijk technisch probleem). |
|
| Status "Ongeldig document" | Er is een fout in de factuurgegevens: ongeldig BTW-nummer, verkeerd Peppol ID formaat, ontbrekende verplichte velden. |
|
| Status "Klant niet bereikbaar via Peppol" | De klant was geregistreerd maar is niet meer actief op Peppol. | Contacteer de klant om hun Peppol-status te controleren. Verstuur de factuur via email als alternatief. |
Veelgestelde Vragen
Q: Kan ik Peppol-facturen ook naar Nederland of Frankrijk sturen?
A: Ja, Peppol is een Europees netwerk. Zorg ervoor dat u het juiste Peppol ID formaat gebruikt voor het betreffende land.
Q: Mijn klant ontvangt de factuur dubbel (via Peppol én email). Hoe voorkom ik dit?
A: Als een klant "Gevonden en ondersteund door Fuga" is, wordt de factuur automatisch via Peppol verstuurd. U kunt kiezen om de email niet te versturen, of de klant informeren dat ze de email kunnen negeren.
Q: Moet ik iets doen voor de Peppol-verplichting van 1 januari 2026?
A: Als u reeds geregistreerd bent en uw klanten hebben een geldig BTW-nummer, wordt Peppol automatisch geactiveerd. Vanaf 1/1/2026 staat "Peppol" automatisch aangevinkt voor alle Belgische B2B-klanten.
Q: Wat als mijn factuur de status "Document geweigerd" heeft?
A: De klant heeft de factuur actief geweigerd. Neem contact op met de klant om de reden te achterhalen en eventueel een gecorrigeerde factuur te sturen.