Facturation électronique
À partir du 01/01/2026, vous devrez envoyer des factures électroniques via Peppol aux entreprises assujetties à la TVA. Cette obligation est déjà en vigueur pour les administrations publiques depuis 2024. Fuga peut envoyer les factures de vente via Peppol. Vous n’avez pas besoin d’une application supplémentaire.
Fuga donne accès à la plateforme Peppol via Flowin de Wolters Kluwer. Attention : vous ne devez pas contacter Flowin vous-même, tout se fait via Fuga.
Sur cette page, vous trouverez comment configurer et utiliser la facturation via Peppol avec Fuga.
Vous trouverez une section avec les problèmes les plus fréquents et leurs solutions en bas de page.
Vous trouverez ici une page avec des questions et réponses générales sur Peppol.
Le cabinet
Enregistrement du cabinet
Pour pouvoir envoyer des documents financiers liés à un numéro de TVA, le cabinet doit être enregistré. Cela se fait via l’action Mettre à jour les informations Peppol du cabinet dans la section comptabilité, pour laquelle vous devez être administrateur. Nous utilisons le terme « documents » pour les factures et les notes de crédit.
Si vous n’êtes pas encore enregistré pour envoyer des documents via Peppol avec Fuga, vous pouvez cliquer sur « Enregistrer le cabinet sur Peppol pour Fuga ». Si vous êtes déjà enregistré, vous pouvez également supprimer ici votre enregistrement Peppol pour Fuga.
Identifiant Peppol du cabinet
Fuga vous enregistre comme fournisseur sous un identifiant Peppol au format 0208:1234567890 où 1234567890 correspond au numéro d'enterprise du cabinet. Attention : nous vous enregistrons uniquement comme fournisseur. Vous ne pouvez pas recevoir de documents via Peppol dans Fuga.
Plusieurs cabinets avec le même numéro de TVA
Vous devez suivre la même procédure dans chaque cabinet. Les différents noms et IBAN des cabinets sont tous ajoutés à l’enregistrement fournisseur auprès de Peppol. Pour éviter la fraude, le nom, le numéro de TVA et l’IBAN présents sur la facture doivent correspondre aux informations enregistrées par Fuga.
Modification du nom ou de l’IBAN après l’enregistrement
Si vous modifiez le nom ou l’IBAN après l’enregistrement, cela sera automatiquement mis à jour dans votre enregistrement fournisseur Peppol via Peppol pour Fuga. Attention : Fuga ne fait pas cela pour la réception de factures d’achat ni pour d’autres logiciels de facturation que vous utilisez.
Modification du numéro de TVA après l’enregistrement
Après l’enregistrement, il n’est plus possible de modifier le numéro de TVA du cabinet. Si vous souhaitez utiliser un nouveau numéro de TVA, vous devez d’abord supprimer le cabinet avec le numéro de TVA actuel de Peppol pour Fuga, ensuite modifier le numéro de TVA, puis vous enregistrer à nouveau. Vous ne pouvez le faire qu’APRÈS l’envoi de tous les documents liés à l’ancien numéro de TVA.
Si vous exécutez l’action « Supprimer le cabinet de Peppol pour Fuga », cela supprime uniquement la possibilité d’envoyer des factures depuis Fuga. Si vous utilisez d’autres applications pour envoyer des factures, elles ne sont pas impactées. Vous pouvez également continuer à recevoir des documents via le logiciel que vous utilisez pour les recevoir.
Vous pouvez effectuer ces actions via Mettre à jour les informations Peppol du cabinet (comptabilité->actions).
Statut Peppol du cabinet
Avant que votre cabinet puisse envoyer des documents via Peppol, votre enregistrement doit être approuvé. Il n’est pas possible d’envoyer des documents simplement au nom et avec le numéro de TVA de quelqu’un d’autre. Sonetas effectue une approbation automatique lorsque c’est possible. Dans certains cas, une vérification manuelle par Sonetas est nécessaire avant que vous puissiez envoyer des documents.
Le client
Activation du client pour recevoir des documents Peppol
Sur la fiche client dans Fuga, vous pouvez indiquer que vous souhaitez envoyer des documents à ce client via Peppol. Un paramètre dans les réglages du cabinet permet d’activer automatiquement l’envoi de documents via Peppol pour les nouveaux clients. Ce paramètre est activé automatiquement.
Identifiant Peppol du client
Pour pouvoir envoyer des documents à votre client, l’identifiant Peppol correct est nécessaire. Pour vos clients belges, il existe 3 possibilités.
- Basé sur le numéro d’entreprise. Un identifiant Peppol de ce type commence par 0208 et ressemble à ceci : 0208:1234567890.
- Basé sur le numéro de TVA. Un identifiant Peppol de ce type commence par 9925 et ressemble à ceci : 9925:BE1234567890.
- Basé sur le numéro GLN (Global Location Number). Un identifiant Peppol de ce type commence par 0088 et ressemble à ceci : 0088:12345678901234
Si vous cochez « Utiliser le numéro de TVA dans l’identifiant Peppol », Fuga recherchera pour vous s’il existe un identifiant Peppol disponible pour le client, via le numéro d’entreprise ou le numéro de TVA, qui peut recevoir les documents envoyés par Fuga. L’identifiant Peppol trouvé sera complété dans le champ Identifiant Peppol.
Si vous souhaitez utiliser un autre identifiant Peppol, vous pouvez l’encoder manuellement.
Envoyer automatiquement les documents Peppol au client
Fuga peut envoyer automatiquement les documents via Peppol après la création de la facture ou de la note de crédit. Vous ne devez plus effectuer d’action supplémentaire, sauf le suivi d’éventuelles erreurs. Pour certains clients, cela peut ne pas être souhaité. Par exemple, l’Administration flamande exige une référence de commande sur la facture et refusera la facture si la référence est absente ou invalide. Dans ce cas, vous devrez envoyer une note de crédit et une nouvelle facture. Cela représente beaucoup de travail : un contrôle supplémentaire avant l’envoi peut donc être utile.
Statut Peppol du client
Dans l’onglet général de la fiche client, vous pouvez voir le statut Peppol actuel du client. Les valeurs possibles sont :
| Valeur | Signification |
|---|---|
| Non activé | Ce client n’est pas encore connu dans l’annuaire Peppol. Vous pouvez vérifier auprès du client quel est son identifiant Peppol. |
| Trouvé et pris en charge par Fuga | Ce client est connu et Fuga peut générer les documents. |
| Trouvé et pris en charge par Fuga (notes de crédit uniquement) | Ce client est connu mais Fuga peut uniquement générer le format des notes de crédit. |
| Trouvé et pris en charge par Fuga (factures uniquement) | Ce client est connu mais Fuga peut uniquement générer le format des factures. |
| Aucun format UBL | Ce client est enregistré mais n’a pas indiqué quels types de documents il peut recevoir. |
| Trouvé, mais non pris en charge par Fuga | Ce client est enregistré mais Fuga ne peut pas générer le type de document requis. |
Activer en masse « Envoyer des documents via Peppol »
Une opération en masse permet d’activer la case « Envoyer des documents via Peppol » pour tous les clients belges disposant d’un numéro de TVA. Vous la trouverez dans les actions de comptabilité (Activer Peppol pour les clients belges). Avant d’exécuter l’action, vous recevrez une indication du nombre d’entreprises qui seront modifiées.
Suivi des documents Peppol
Envoi d’un document via Peppol
Si vous créez une facture ou une note de crédit pour un client ayant le statut « Trouvé et pris en charge par Fuga », Fuga enverra automatiquement le document via Peppol. Si vous avez également envoyé le document par e-mail, le client recevra toujours un e-mail contenant le PDF.
Statut de l’envoi d’un document via Peppol
Factures
Dans l’onglet financier d’une consultation et dans le rapport Factures Peppol (comptabilité>rapports), vous pouvez voir le statut d’envoi d’une facture Peppol.
Notes de crédit
Dans le rapport Notes de crédit Peppol (comptabilité>rapports), vous pouvez voir le statut d’envoi d’une note de crédit Peppol.
Valeurs possibles du statut d’envoi :
| Valeur | Signification |
|---|---|
| Livré | Le document a été livré dans la boîte de réception Peppol du client. Attention : cela ne signifie pas nécessairement qu’il se trouve déjà dans le logiciel comptable du client. Celui-ci doit encore récupérer la facture depuis la boîte de réception. |
| Confirmé | La réception du document a été confirmée par la boîte de réception Peppol du client. Attention : cela ne signifie pas nécessairement qu’il se trouve déjà dans le logiciel comptable du client. Celui-ci doit encore récupérer la facture depuis la boîte de réception. |
| Accepté | Le document a été accepté par la boîte de réception Peppol du client. Attention : cela ne signifie pas nécessairement qu’il se trouve déjà dans le logiciel comptable du client. Celui-ci doit encore récupérer la facture depuis la boîte de réception. |
| À envoyer | Le document doit encore être envoyé vers Peppol. Il s’agit d’un statut temporaire : Fuga vérifie chaque minute s’il y a de nouveaux documents à envoyer vers Peppol. |
| En cours | Fuga a envoyé le document. Il s’agit d’un statut temporaire : Fuga vérifie chaque minute si le document a été livré. |
| Document invalide | Une erreur est présente dans le document que Fuga tente d’envoyer. Avant qu’un document soit accepté sur la plateforme Peppol, les informations sont contrôlées. Exemples d’erreurs possibles :
Vous devez corriger les erreurs. Vous trouverez des informations sur l’erreur dans le champ « Description Peppol ». |
| Erreur lors de la livraison | Quelque chose s’est mal passé lors de l’envoi sur la plateforme Peppol. Vous pouvez réessayer manuellement plus tard. |
| Document Peppol créé | Le document à envoyer vers Peppol a été créé. Il s’agit d’un statut temporaire. Fuga vérifie chaque minute s’il y a des documents à envoyer vers Peppol et mettra à jour ce statut. |
| Échec de l’envoi du document | Fuga a essayé 5 fois d’envoyer ce document sans succès. Vous pouvez réessayer manuellement plus tard. |
| Document refusé | Le client refuse le document. Vous devez contacter le client. |
| Client non joignable via Peppol | Le client n’est actuellement plus joignable via Peppol. Vous devez contacter le client. |
Envoyer manuellement la facture
Vous pouvez envoyer la facture manuellement depuis le rapport Factures Peppol via la flèche vers la droite.
Suivi des documents Peppol
Factures
Dans la comptabilité, il existe un rapport Factures Peppol qui vous permet de retrouver les factures pertinentes pour Peppol.
Vous pouvez rechercher des factures sur une période (date de facture), des factures envoyées sur une période, ou des factures avec un statut de traitement Peppol spécifique.
Pour le statut de traitement Peppol, il existe 3 possibilités :
| Valeur | Signification |
|---|---|
| À envoyer | Ces factures doivent encore être envoyées |
| Livraison réussie | Ces factures ont été livrées |
| Échec de livraison | Ces factures n’ont pas pu être livrées |
Dans ce rapport, vous pouvez actualiser le statut de traitement de toutes les factures via l’icône de flèche circulaire en haut.
Pour chaque facture, vous voyez également le statut Peppol du document et, en cas d’erreur, des informations complémentaires telles que Fuga les reçoit de Peppol.
Pour chaque ligne, vous disposez des actions suivantes :
| Icône | Signification |
|---|---|
 | Modifier les informations de la facture. Vous pouvez également ajouter une référence de commande. Ceci est obligatoire pour la facturation aux administrations publiques. |
 | Marquer la facture comme payée |
 | Imprimer la facture |
 | Envoyer la facture par e-mail |
 | Renvoyer la facture via Peppol. Les informations envoyées à Peppol correspondent aux informations actuelles dans Fuga. Toute modification apportée aux données de la facture sera donc prise en compte (par exemple la référence requise par une administration). |
 | Actualiser le statut de traitement Peppol pour 1 facture |
 | Télécharger le XML Peppol |
Notes de crédit
Dans la comptabilité, il existe un rapport Notes de crédit Peppol qui vous permet de retrouver les notes de crédit pertinentes pour Peppol. Ce rapport fonctionne de manière similaire et offre les mêmes possibilités que le rapport des factures.
Suivi des factures qui ne sont pas envoyées via Peppol
Le rapport Factures dispose d’un paramètre supplémentaire « Inclure Peppol » afin d’indiquer si vous souhaitez inclure les factures Peppol dans le rapport. Cela peut être utile si vous souhaitez uniquement imprimer ou envoyer par e-mail les factures qui n’ont pas encore été envoyées via Peppol.
Paramètres du cabinet
Dans les paramètres du cabinet, un nouvel onglet « Peppol » est disponible, où vous pouvez configurer les paramètres suivants.
| Nom | Signification |
|---|---|
| Envoyer automatiquement les documents Peppol | Fuga tente d’envoyer automatiquement les documents vers Peppol (sauf si cette option est désactivée spécifiquement pour le client). |
| Case « Envoyer des documents via Peppol » cochée par défaut pour les nouveaux clients | Pour les nouveaux clients qui sont des entreprises, la case « Envoyer des documents via Peppol » sera cochée automatiquement. |
Problèmes fréquents et solutions
Factures rejetées
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Facture rejetée - numéro de commande manquant | Pour les organismes publics (p. ex. Administration flamande), un numéro de commande correct est obligatoire. Il s’agit généralement d’un numéro à 8 chiffres. |
|
| Facture rejetée - identifiant Peppol incorrect | Le client utilise un identifiant Peppol différent du format standard (9925:BE + numéro de TVA). Certaines entreprises utilisent leur numéro d’entreprise : 0208:1234567890 |
|
| Facture rejetée - client non enregistré | Le client n’est pas encore enregistré sur le réseau Peppol ou son enregistrement n’est pas actif. |
|
Problèmes d’enregistrement
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Message d’erreur « Supplier not found » | Un problème est survenu lors de votre enregistrement chez Flowin (notre fournisseur d’Access Point Peppol). |
|
| Le comptable dit que Peppol ne fonctionne pas | Confusion sur ce que fait ou ne fait pas Fuga. Fuga vous enregistre uniquement comme fournisseur (envoi), pas pour la réception. | Vérifiez dans Fuga (Comptabilité > Actions > Mettre à jour les informations Peppol du cabinet) :
Attention : pour recevoir des factures Peppol, un enregistrement séparé est nécessaire via votre logiciel comptable. |
| Le statut reste « En cours » | Sonetas effectue un contrôle manuel. Cela peut prendre quelques jours ouvrables. | Attendez la fin du contrôle. En cas d’urgence : contactez le support. |
Problèmes techniques
| Problème | Cause | Solution |
|---|---|---|
| Statut « Échec de l’envoi du document » | Fuga a essayé 5 fois d’envoyer le document sans succès (problème technique temporaire). |
|
| Statut « Document invalide » | Erreur dans les données de la facture : numéro de TVA invalide, format d’identifiant Peppol incorrect, champs obligatoires manquants. |
|
| Statut « Client non joignable via Peppol » | Le client était enregistré mais n’est plus actif sur Peppol. | Contactez le client afin de vérifier son statut Peppol. Envoyez la facture par e-mail comme alternative. |
Questions fréquentes
Q : Puis-je envoyer des factures Peppol aux Pays-Bas ou en France ?
R : Oui, Peppol est un réseau européen. Assurez-vous d’utiliser le format d’identifiant Peppol correct pour le pays concerné.
Q : Mon client reçoit la facture en double (via Peppol et par e-mail). Comment éviter cela ?
R : Si un client est « Trouvé et pris en charge par Fuga », la facture est envoyée automatiquement via Peppol. Vous pouvez choisir de ne pas envoyer l’e-mail, ou informer le client qu’il peut ignorer l’e-mail.
Q : Dois-je faire quelque chose pour l’obligation Peppol du 1er janvier 2026 ?
R : Si vous êtes déjà enregistré et que vos clients ont un numéro de TVA valide, Peppol est activé automatiquement. À partir du 01/01/2026, « Peppol » sera coché automatiquement pour tous les clients B2B belges.
Q : Que faire si ma facture a le statut « Document refusé » ?
R : Le client a refusé activement la facture. Contactez le client pour en comprendre la raison et, si nécessaire, envoyer une facture corrigée.