Via het rapport Aan te rekenen zorgplannen of via de actie Zorgplannen aanrekenen krijgt u een overzicht van alle zorgplannen die aangerekend moeten worden. Met het 'Reken aan'-icoon () kunt u de zorgplannen in batch aanrekenen. Weet daarbij dat een abonnement in rekening wordt gebracht in de vorm van een verkoop in Fuga. Deze handeling is dus iets dat u maandelijks manueel moet doen.

Hierbij heeft u de optie om voor de verkopen onmiddellijk een factuur of ontvangstbewijs te maken. De factuur of het ontvangstbewijs krijgt de datum van aanmaak. Als u niet kiest voor die optie, zal het zorgplan (de verkoop) op de lopende rekening van de klant geplaatst worden. Een overzicht van de openstaande lopende rekeningen voor zorgplanabonnementen vindt u in het rapport Openstaande lopende rekeningen (zorgplanabonnementen). Dit rapport bevat alle lopende rekeningen van klanten die minstens één openstaande verkoop hebben die gelinkt is aan een zorgplanabonnement.

Abonnementen worden aangerekend op datum van de eerste dag van een betalingsperiode. Als het abonnement bijvoorbeeld start op 15 juli en de aanrekening is tweemaandelijks, zal de eerste aanrekening gebeuren op 15 juli en de tweede aanrekening op 15 september. De gegenereerde verkoop krijgt de datum van de eerste dag van de betalingsperiode.

In de rapporten Facturen en Ontvangstbewijzen kunt u filteren op 'Enkel abonnementen zorgplan'.

Hoe eindigt een abonnement?

Houdt er rekening mee dat een zorgplan een bepaalde duur (bv. 1 jaar) en een opzegtermijn (bv. 2 maanden) heeft. We gaan er in Fuga van uit dat het zorgplan automatisch verlengd wordt na de duur, dus na bijvoorbeeld één jaar. Als de klant de opzegtermijn respecteert, kan het zorgplan beëindigd worden na deze duur. Als dat niet gebeurt, wordt het zorgplan automatisch voortgezet.

Om een zorgplan van een dier te beëindigen, klikt u in de dierenfiche onder de tab 'Zorgplannen' op het 'Beëindig'-icoon (). Let op: na het beëindigen van een zorgplan kunt het niet opnieuw activeren, dus denk goed na vooraleer u een zorgplan beëindigt.

 In beide gevallen blijft het zorgplan actief tot en met de einddatum. 

Normale annulering

Hierbij is de einddatum de laatste dag van een zorgplanperiode. De klant betaalt de normale abonnementsgelden tot de einddatum bereikt is.

Als u op het 'Beëindig'-icoon () klikt, selecteert u vervolgens onder 'Type' de optie 'Normale annulering'.

Vroegtijdige annulering (eindaanrekening)

Het kan gebeuren dat een klant het abonnement vroegtijdig wilt beëindigen. In dit scenario is de einddatum dus niet de laatste dag van een zorgplanperiode en volgt er een eindaanrekening die de te weinig of de te veel geconsumeerde diensten en producten in rekening brengt.

Fuga berekent zelf hoeveel de klant u nog verschuldigd is, of omgekeerd. Deze berekening gebeurt pro rata de reeds betaalde abonnementsgelden in de zorgplanperiode, die hieronder uitgebreid wordt verduidelijkt. De eindaanrekening kan pas gebeuren vanaf de einddatum.

Als u op het 'Beëindig'-icoon () klikt, selecteert u vervolgens onder 'Type' de optie 'Vroegtijdige annulering'.

Met de actie Eindaanrekening van beëindigde zorgplannen maken kunt u alle zorgplannen opvragen die een eindaanrekening vereisen. Met het 'Reken aan'-icoon () kunt u alle eindaanrekeningen in één keer maken. Voor elke eindaanrekening zal er dan een verkoop aangemaakt worden en de verkoop zal op de lopende rekening van de klant gezet worden. U heeft daarbij de optie om onmiddellijk een factuur of ontvangstbewijs aan te maken.

Met het rapport Zorgplannen die eindaanrekening vereisen kunt u hetzelfde overzicht bekomen. Let op: het rapport Zorgplannen die eindaanrekening vereisen maakt u best nadat u de actie Zorgplannen aanrekenen heeft uitgevoerd.

Eindaanrekening

In het schema hieronder wordt geïllustreerd dat de klant een zorgplan begint op 13/02/2019, voor een periode van één jaar, t.e.m. 12/02/2019 dus. Als de klant zijn zorgplan opzegt op 20/05/2019 met een opzegtermijn van 2 maanden, zal het zorgplan eindigen op 20/07/2019. In de periode van 13/02/2019 t.e.m. 20/07/2019 heeft de klant een abonnement aangerekend gekregen (Aa) en heeft hij een waarde van de geconsumeerde diensten en producten (Wc) verzameld. 

Voor de aanrekening berekent Fuga de fractie van het aangerekende abonnement (fA) op basis van de verhouding van het aangerekende abonnement (Aa) tot het abonnement van de hele zorgplanperiode (Ap). Daarnaast berekent Fuga de fractie van de waarde van de geconsumeerde diensten en producten (fC) op basis van de verhouding van de waarde van de geconsumeerde diensten en producten (Wc) tot de waarde van de diensten en producten voor de hele zorgplanperiode (Wp).

U bent de klant verschuldigd

Zoals u hieronder kunt zien (optie 1) bent u de klant verschuldigd wanneer het deel van het aangerekende abonnement groter is dan het deel van de geconsumeerde diensten en producten. De klant heeft met andere woorden te veel abonnementsgeld betaald gezien de geconsumeerde diensten en producten.

In dit geval kan er een deel van het abonnement terugbetaald worden. Er wordt dus een negatieve verkoop (inclusief deactiveringskosten) gemaakt en op de lopende rekening van de klant geplaatst. Tenzij de deactiveringskosten groter zijn dan het bedrag dat u de klant nog verschuldigd is. Dan maakt Fuga een positieve verkoop aan.

De klant is u verschuldigd 

Zoals u hieronder kunt zien (optie 2) is de klant u verschuldigd wanneer het deel van de geconsumeerde diensten en producten groter is dan het deel van het aangerekende abonnement. De klant heeft met andere woorden te weinig abonnementsgeld betaald voor de geconsumeerde diensten en producten en moet dus bijbetalen voor de overconsumptie.

In dit geval moet er een extra aanrekening komen. Er wordt dus een positieve verkoop (inclusief deactiveringskosten) gemaakt en op de lopende rekening van de klant geplaatst.