Wat zegt de regelgeving?


Vanaf 1/12/2019 zijn de regels veranderd voor afronden in België. Kort gezegd wordt afronden verplicht als er cash betaald wordt en optioneel als er met een andere betaalwijze betaald wordt. In het laatste geval moet het gecommuniceerd worden in de praktijk.


De regeling geldt enkel voor particuliere klanten en als de betaling in aanwezigheid van de klant plaatsvindt.


Meer informatie vindt u op de website van FOD Economie.


Wat als de klant meerdere betalingen doet op één factuur of ontvangstbewijs?


Soms komt het voor dat de klant deels cash en deels met betaalkaart of waardebonnen betaalt. In dit geval gebeurt de afronding per betaling. 


Of het uiteindelijk betaalde bedrag afwijkt van het totaalbedrag van de factuur kunt u pas bepalen nadat de laatste betaling op de factuur is uitgevoerd. Dus over een onbetaalde factuur kan men niet zeggen of er al dan niet een afronding zal gebeuren. Het is ook zo dat er situaties kunnen zijn waarbij er afgerond wordt, maar dat het totaal betaalde bedrag niet afgerond is op 5 cent. Om de complexiteit van de afrondingsregels te begrijpen is het nuttig de voorbeelden van de FAQ te lezen (zie hier onder 'Hoe rond ik af wanneer de klant deels cash en deels met kaart of maaltijdcheques (of waardebonnen) betaalt?').


Er bestaat discussie over de vraag of voorschotten moeten afgerond zijn. Op dit ogenblik kunt u zowel afgeronde als niet-afgeronde voorschotten inbrengen in Fuga. Indien u aanneemt dat ze niet afgerond kunnen zijn, komt dit overeen met het scenario van de maaltijdcheques op de website van de FOD.


  • Let op (1): indien u niet alle betaalwijzen afrondt, moet u eerst de (afgeronde) cash betaling inbrengen en pas daarna de eventuele niet-cash betalingen.
  • Let op (2): de gemakkelijkste manier van werken blijft dat u alle betaalwijzen (en ook de voorschotten) afrondt op 5 cent. Het totaal betaalde bedrag op de factuur zal dan ook netjes op 5 cent afgerond zijn.


Meer informatie en voorbeelden vindt u op de website van FOD Economie.


Welke instellingen kunt u doen in Fuga?


In Fuga zijn er twee instellingen die betrekking hebben op de nieuwe afrondingsregels, die standaard geactiveerd staan.


  1. Instellingen => Praktijkgegevens => Boekhouding => Afronden op 5 cent (contant)
  2. Instellingen => Praktijkgegevens => Boekhouding => Afronden op 5 cent (andere betaalwijzen)


Als u bovenstaande instellingen geactiveerd laat, wilt u alle bedragen (zowel cash als andere betaalwijzen) afronden. In dat geval moet u dit tonen in de praktijk. Via deze link kunt u een affiche downloaden. Als u liever niet afrondt voor niet-cash betalingen, kunt u de tweede instelling afvinken.


  • Let op (1): als u voorheen al de optie 'Instellingen => Praktijkgegevens => Boekhouding => Afronden op 5 cent' had aangevinkt, kunt u ook best de tweede instelling hierboven aanvinken.
  • Let op (2): als u enkel cash wilt afronden, moet u eerst aan de klant vragen hoe hij/zij gaat betalen vooraleer u het bedrag kunt zeggen. Best vinkt u dus beide opties aan, want als de klant op het laatste moment verandert van betaalwijze, moet u opnieuw een ander bedrag vragen.


Hoe werkt het in Fuga?


Wanneer wordt het bedrag afgerond?


Pas bij de laatste betaling van de factuur wordt het duidelijk of het totaal betaalde bedrag van de factuur afwijkt van het totaalbedrag van de factuur. Het zal het geval zijn als:

  • Voorwaarde 1: de afronding geactiveerd is voor de praktijk (zie instellingen hierboven).
  • Voorwaarde 2: de klant een particulier is.
  • Voorwaarde 3: de laatste betaling een betaling is volgens een betaalwijze die door uw praktijk afgerond wordt en effectief afronding tot gevolg heeft.
  • Voorwaarde 4: de laatste betaling in aanwezigheid van de klant gebeurt.


Voorwaarden 1, 2 en 3 liggen vast door instellingen in Fuga en voorwaarde 4 geeft u zelf aan bij het afrekenen (zie hieronder).


Wat kunt u doen in Fuga?

  1. Een factuur zal pas afgerond worden als de bovenstaande voorwaarden voldaan zijn.
  2. Als een afronding van toepassing zou kunnen zijn (voorwaarden 1 en 2) is er bij het inbrengen van een betaling een extra vinkje 'Afgerond op 5 cent' toegevoegd. We onderscheiden twee gevallen:
    • Bij het afrekenen van een consultatie of verkoop of het afrekenen van een openstaande rekening gaan we ervan uit dat de klant aanwezig is (voorwaarde 4). De betaalwijze wordt bepaald door het feit of het vinkje aan- of afgevinkt is (voorwaarde 3).
    • Bij het 'betaald zetten van een niet-betaalde factuur' gaan we er van uit dat de klant niet aanwezig is en zal het vinkje standaard afgevinkt zijn.


U kunt wel steeds het vinkje manueel wijzigen. Indien het vinkje aangevinkt is, zal er een controle gebeuren of het ingebrachte bedrag een afgerond bedrag is.


Zoals de regelgeving voorschrijft, zal de aangemaakte factuur of ontvangstbewijs zowel het afgeronde als het niet-afgeronde bedrag tonen. Ook voor het afrekenen ziet u telkens de twee bedragen.