Via de medewerkersplanning kunt u aangeven welke dierenartsen zich op een bepaald moment op een bepaalde locatie bevinden. De ingegeven planning vormt de basis om te bepalen wanneer/waar afspraken ingepland kunnen worden voor een specifieke medewerker/locatie. Hieronder volgt het stappenplan om de medewerkersplanning in Fuga te activeren en te configureren:
1. Instellingen
Via "Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Agenda" kunt u "Medewerkersplanning" aanvinken. U kunt hier kiezen welke locaties u beschikbaar wilt stellen voor de planning. Alle locaties waar u medewerkers wil inplannen moeten hier in één van de lijsten ingevuld worden. Let op: de medewerkersplanning werkt enkel met de Nova agenda.
Via Agenda=> Acties => Terugkerende medewerkersplanning toevoegen kunt u vervolgens (al dan niet terugkerend) ingeven welke medewerker op welke locatie is op welk tijdstip. In het geval een medewerker in de voormiddag op Locatie A aanwezig is en in de namiddag op Locatie B zult u het formulier 2 keer moeten invullen. Hetzelfde geldt in geval een medewerker zich maandag en dinsdag op Locatie A bevindt en woensdag, donderdag en vrijdag op Locatie B.
Let op: de ingegeven planning moet zich bevinden tussen het begin- en eindtijdstip ingevuld onder Instellingen=> Praktijkvoorkeuren=> Agenda. Als uw praktijkagenda dus begint om 08:00u en eindigt om 19:00u kunt u geen planning ingeven voor 08:00u of na 19:00u.
2. Agenda
Na het opmaken van de medewerkersplanning zult u zien dat in het dagoverzicht van de medewerkers in de agenda enkel die medewerkers getoond worden die werden ingepland op die dag. Indien een medewerker maar voor een deel van de dag is ingepland zal de periode waarin hij/zij niet beschikbaar is in de agenda worden weergegeven met een gearceerde strook. Wanneer u op andere dagen klikt zult u zien dat de kolommen van de medewerkers veranderen naargelang de planning.
Dit geldt ook voor de consultatieruimtes.
In het weekoverzicht van de medewerkers ziet u nog steeds alle dagen die u heeft aangeduid onder Instellingen=> Mijn voorkeuren=> Agenda, ongeacht of de medewerker in kwestie op dat moment is ingepland.
Omdat de medewerkersplanning bepaalt wat/wie u ziet in de agenda is het niet mogelijk terug te keren naar afspraken die in de periode lagen vóór dat de medewerkersplanning is ingeschakeld, vermits er toen niemand ingepland was. Indien u in de overgangsperiode toch geregeld nog afspraken van het verleden moet kunnen raadplegen kunt u alle medewerkers "inplannen" voor een periode in het verleden, op die manier kan u alsnog via de agenda naar het verleden navigeren en de afspraken zien. Is het eerder uitzonderlijk dat u een afspraak van het verleden wilt opvragen dan kunt u dit doen doen via "Afspraak zoeken".
3. Hoe plan ik een afspraak in?
Tot nu kon u klikken in de agenda om op dat tijdstip een afspraak in te plannen. De duurtijd van de afspraak werd bepaald aan de hand van uw persoonlijke voorkeur. Dit kan nog steeds maar u kunt vanaf nu ook klikken in de agenda en vervolgens slepen met de muis om in één keer zélf te duurtijd te bepalen. U zult zien dat de geselecteerde blokjes blauw kleuren terwijl u sleept. Let op: als uw agendaview op consultatieruimte staat, zult u maar kunnen selecteren tot het einde van de aanwezigheid van één bepaalde medewerker in die ruimte, de geselecteerde tijdspanne kan geen twee verschillende medewerkers omvatten.
Eens het afspraakformulier geopend is zal de lijst van medewerkers die u kunt aanvinken dynamisch bepaald worden aan de hand van het tijdstip waarop u de afspraak wilt inplannen. Verandert u de datum dan zal u enkel de medewerkers zien die op die datum ingepland zijn volgens de medewerkersplanning die van toepassing is. Dit geldt ook wanneer u het begin -en eindtijdstip wijzigt.
Opmerking: soms worden meerdere medewerkers getoond maar kunnen ze niet allemaal aangevinkt worden. Dit is zo wanneer de medewerkers die getoond worden op het tijdstip van de in te plannen afspraak zich niet op dezelfde locatie bevinden, en ze dus niet samen ingepland kunnen worden voor de afspraak. Zodra u de huidig aangevinkte medewerker uitvinkt zult u zien dat de anderen wél aangevinkt kunnen worden. We doen dit zodat u bij het inplannen van een afspraak nog wel een overzicht heeft van de alternatieven.
Hetzelfde geldt voor de consultatieruimtes.
4. Overzicht van de medewerkersplanning
Via de tab Agenda kunt u via "Rapporten => Toon alle rapporten => Medewerkersplanning" een overzicht bekomen.
5. Planning verwijderen
Indien u een bepaalde medewerkersplanning wilt verwijderen zal Fuga automatisch nagaan of er in de periode van de planning een afspraak en/of publieke blokken gemaakt zijn. In dat geval zult u daarvan een overzicht krijgen en kunt u kiezen om de planning alsnog te verwijderen. Fuga zal niets wijzigen aan vastgelegde afspraken en/of publieke blokken, de praktijk is zelf verantwoordelijk om deze te wijzigen/annuleren.
6. Afspraakslot zoeken
Lees hier hoe u het eerst beschikbare afspraakslot kunt laten opzoeken door Fuga. U zult in het formulier enkel medewerkers zien die effectief ingepland staan (vandaag of in de toekomst), hetzelfde geldt voor de consultatieruimtes. In tegenstelling tot het afsprakenformulier wordt er niet gefilterd zodra een persoon wordt aangevinkt en enkel andere medewerkers kunnen worden aangevinkt die zich op dezelfde locatie bevinden. De zoektocht naar een slot kan immers over meerdere dagen gaan en Fuga kan niet alle combinaties van tevoren berekenen. Bij het afsprakenformulier is er een welbepaalde dag met begin en einde gekozen en is die berekening dus een stuk eenvoudiger.
7. Publieke agenda (myPets)
Indien u gebruik maakt van myPets zal het openzetten van tijdssloten voor de publieke agenda ook rekening houden met de vastgelegde medewerkersplanning in Fuga. U kunt dus enkel medewerkers beschikbaar stellen in tijdsloten voor een bepaalde consultatieruimte indien zij daar volgens de medewerkersplanning aanwezig zijn.