Par la planification des collaborateurs il vous est possible de visualiser quel vétérinaire occupe quel endroit à un moment donné. Ceci pour planifier les rendez-vous par collaborateur pour un endroit. Ci-dessous les étapes à suivre pour cette planification.
1. Configuration
Via Configuration => Préférences du cabinet => Agenda cochez 'Planification des collaborateurs'. Sélectionnez les endroits disponibles pour enregistrement dans une des listes au choix. Attention: cette planification ne fonctionne qu'avec l'agenda Nova.
En cliquant sur Ajouter une planification récurrente des collaborateurs vous indiquez quel collaborateur se trouvera à quel endroit à un momentdonné (récurrent ou unique). Remplissez 2 fois la fiche si un collaborateur se trouve dans la salle A en matinée et dans la salle B l'après-midi, par exemple. Il en va de même si un collaborateur se trouve dans une salle A les lundi et mardi et dans une salle B les jeudi et vendredi.
Attention: cette planification ne fonctionnera que dans les horaires enregistrés sous Configuration => Préférences du cabinet => Agenda. Il en va de même si un collaborateur se trouve en salle A les lundi et mardi et en salle B les jeudi et vendredi.
Si l'agenda du cabinet accepte des rendez-vous entre 08.00h et 19.00h, il ne sera pas possible de planifier en dehors de cette plage horaire.
2. Agenda
L'agenda des collaborateurs au jour dans la planification ne vous montrera que ceux planifiés ce jour. Si un collaborateur n'est planifié que pour une partie de ce jour, la partie de non disponibilité sera ombragée. En sélectionnant un autre jour vous verrez que les colonnes des collaborateurs sont déplacées en suivant la planification. Il en va de même pour les salles de consultation.
L'agenda des collaborateurs (planifiés ou pas) à la semaine vous donnera tous les jours sélectionneés sous Configuration => Mes préférences => Agenda.
Il vous est également possible de planifier vos collaborateurs 'dans le passé' et de consulter dans l'agenda les rendez-vous pris avant l'utilisation de la Planification des collaborateurs puisque ces rendez-vous ne sont evidemment pas repris. Voyez ici comment les retrouver.
3. Comment enregistrer un rendez-vous ?
Il vous est toujours possible d'enregistrer un rendez-vous dans l'agenda. La durée étant fixée suivant vos préférences personelles. Vous pouvez également cliquer dans l'agenda et glisser la souris pour fixer en un seul mouvement la durée du rendez-vous. Attention: si votre agenda est ouvert à la page 'salles de consultation', vous ne saurez sélectionner que jusqu'à la fin de la présence de ce collaborateur dans cette salle; la plage horaire ne peut être occupée par deux collaborateurs simultanément.
La liste des collaborateurs disponibles sera dynamisée en fonction du jour et de l'heure du rendez-vous choisi.
Idem si vous modifiez les points d'ouverture et de clôture de l'agenda.
Remarque: il arrive que plusieurs collaborateurs apparaîssent, mais ne peuvent être cochés. Tel est le cas quand les collaborateurs affichés au moment de l'enregistrement du rendez-vous ne se trouvent pas dans la même salle de consultation et ne peuvent donc pas être planifiés ensemble. En décochant le collaborateur coché vous verrez que les autres collaborateurs s'affichent comme disponibles. Vous gardez ainsi une vue sur les alternatives possibles.
Il en va de même pour les salles de consultation.
4. Aperçu de la planification des collaborateurs
Vous pouvez demander un aperçu sous "Agenda=> tous les rapports=> Planification des collaborateurs".
5. Supprimer une planification
Si vous souhaitez suppirmer une planification, Fuga affichera d'abord les rendez-vous pris ou créneaux publics eventuels déja enregistrés dans cette planification. Vous pouvez ensuite décider si vous supprimez oui ou non cette planification. Fuga ne modifiera ou annulera en aucun cas des rendez-vous pris ou des crénaux horaires réservés. Ceci reste sous l'entière responsabilité du cabinet.
6. Chercher un créneau horaire
Voyez ici comment retrouver le premier créneau horaire disponible dans Fuga. Vous ne verrez que les collaborateurs effectivement planifiés le jour même et dans le futur. Idem pour les endroits. Contrairement au formulaire rendez-vous aucun filtre ne sera activé dès qu'un collaborateur est coché et que uniquement d'autres collaborateurs se trouvant dans le même endroit peuvent être cochés. La recherche d'un créneau peut s'étendre sur plusieurs jours et Fuga ne peut pas calculer au préalable toutes les combinaisons possibles. Le formulaire rendez-vous est basé sur un créneau d'un seul jour (début et fin) ce qui facilite la recherche du créneau.
7. Agenda public (mesanimaux.eu)
Si vous utilisez mesanimaux.eu l'ouverture de créneaux horaires dans l'agenda public tiendra compte des planifications des collaborateurs/endroits dans Fuga. Vous ne pouvez donc rendre disponible les collaborateurs pour un endroit déterminée dans un créneau que s'il sont présents d'après la planification collaborateurs/endroits.