Terminologie
Dit hoofdstuk gaat over de mogelijkheid om facturen via de bank te innen met direct debit. In België spreekt men van domiciliëring, in Nederland van automatische incasso. De term die in Fuga verschijnt, hangt af van de taal van uw persoonlijke instellingen.
Aangeven dat uw praktijk direct debit gaat gebruiken
In de praktijkgegevens, tabblad boekhouding, vult u eerst volgende velden in:
- Schuldeiser ID: neem contact op met uw bank en vraag naar een SEPA Direct Debit (SDD) contract. U krijgt van de bank een schuldeiserID (=Creditor Identifier). Dit is een uniek nummer waarmee u domicilieringen mag innen.
- IBAN: hier worden de bedragen gestort
- Als u een ongeldige IBAN ingeeft, krijgt u een foutmelding en kunt u de waarde niet bewaren.
- Spaties worden automatisch verwijderd, en kleine letters worden omgezet naar hoofdletters.
- Aantal dagen voor automatische inning: na hoeveel dagen de bank de betalingen mag innen
Deze velden zijn verplicht om direct debit in Fuga te activeren voor uw praktijk.
Direct debit instellen op een klant
Om aan te geven dat een klant via direct debit zal betalen, vinkt u de optie Domiciliëring aan op het tabblad Algemeen van de klantenfiche. Vervolgens vult u in:
- IBAN van de klant
- Startdatum domiciliëring
- Mandaat-ID (standaard wordt het klantnummer ingevuld, maar u kunt dit aanpassen)
Belangrijk:
- Het formaat van de IBAN wordt gecontroleerd.
- De startdatum ligt meestal in het verleden. Facturen kunnen enkel via direct debit worden aangemaakt op of na deze datum .
- In het veld Betaalt via domiciliëring kiest u of de klant alle facturen of enkel zorgplannen betaalt via direct debit.
Op tabblad Bestanden kunt u het direct debit-mandaat uploaden:
Wanneer er aan een derde betaler wordt gefactureerd, gebruikt Fuga de direct debit-gegevens van de derde betaler.
Consultatie/verkoop afrekenen
Bij het afrekenen van een consultatie of verkoop houdt Fuga rekening met de direct debit-instellingen:
- Als de klant alle facturen met direct debit betaalt, wordt automatisch de optie Domiciliëring getoond en aangevinkt. Betalingsvelden zijn dan uitgeschakeld, omdat de bank later de betaling int.
Wilt u toch dat de factuur niet via direct debit wordt betaald, dan kunt u de optie uitvinken en manueel een betalingswijze invullen. - Als de klant enkel zorgplannen via direct debit betaalt, wordt de optie enkel voorgesteld bij facturen die zorgplannen betreffen.
Ook wanneer u een zorgplan afrekent, wordt deze logica toegepast:
Opgelet: als de factuurdatum vóór de startdatum domiciliëring valt, krijgt u een foutmelding bij het bewaren.
Klant met meerdere interacties
Bij het samenvoegen van meerdere klanteninteracties tot één factuur voor dezelfde klant, wordt direct debit automatisch toegepast indien:
- de klant alle facturen betaalt via direct debit, of
- de klant enkel zorgplannen betaalt via direct debit én alle interacties zorgplannen zijn.
Facturen aanmaken voor meerdere klanten
U kan ook voor meerdere klanten tegelijk een factuur aanmaken, bijvoorbeeld via:
- zorgplannen aanrekenen
- eindaanrekening van beëindigde zorgplannen maken
- de verschillende openstaande lopende rekeningen rapporten
In dat geval wordt de direct debit optie niet meer getoond in het formulier, gezien het over meerdere klanten gaat.
Fuga gebruikt dan op de achtergrond de klantgegevens om te bepalen of het om een direct debit-factuur of een gewone factuur gaat.
Enkel gewone facturen worden als "betaald" gemarkeerd wanneer u kiest voor Zet al deze facturen (uitgezonderd domiciliëring) onmiddellijk op betaald.
Wilt u afwijken van de automatische berekening, dan maakt u best een factuur per klant.
Direct debit facturen herkennen
Facturen die via direct debit betaald worden:
- bevatten geen QR-code
- vermelden: “De factuur wordt automatisch voor betaling aangeboden bij uw bank. Zorg dat er voldoende saldo beschikbaar is.”
Op tabblad Financieel en in de factuurlijsten ziet u in de kolom Domiciliëring of het om een direct debit-factuur gaat:
In het rapport Facturen kunt u met de optie Inclusief domiciliëring ook specifiek direct debit-facturen raadplegen:
Direct debit facturen naar de bank sturen
Het rapport Facturen met domiciliëring vindt u onder Verkoopfacturen > Boekhouding.
Daar selecteert u de niet-betaalde direct debit-facturen van een periode en exporteert u ze naar uw downloadmap. Het bestand moet u vervolgens uploaden in uw bankapplicatie.
De kolommen van dit rapport geven extra informatie:
- OK voor export
- ja: alle nodige informatie is beschikbaar in Fuga om deze factuur te exporteren. De export zal enkel facturen bevatten waar ja staat in klaar voor export
- nee: er ontbreekt informatie in de sectie Direct debit op de klant. Dit kan enkel gebeuren als de klant gewijzigd werd na aanmaak van de factuur
- startdatum domiciliëring na vandaag: dit kan enkel gebeuren als de deze informatie op klant werd gewijzigd na aanmaak van de factuur
- Status laatste direct debit export
- Niet geëxporteerd: deze factuur werd nog niet geëxporteerd
- Geëxporteerd: deze status wordt gezet wanneer de factuur (succesvol) geëxporteerd werd.
- Uitgesloten bij laatste export: deze status wordt gezet wanneer de informatie op de factuur niet geldig was bij de laatste export en deze factuur daarom niet geëxporteerd werd. U kunt in het rapport gemakkelijk zoeken op facturen die nog niet werden geëxporteerd of waarvan de export mislukte:
- Tijdstip laatste direct debit export : geeft aan wanneer de factuur werd geëxporteerd.
U kunt dit rapport ook gebruiken om te controleren of direct debit-facturen effectief betaald werden en om ze als Domiciliëring af te punten.
Dit kan enkel als de betaalwijze Domiciliëring is aangevinkt in de praktijkinstellingen.