Ce chapitre explique comment encaisser des factures via la banque avec le système de direct debit.


Indiquer que votre cabinet utilise le direct debit

Dans les données de votre cabinet, onglet Comptabilité, veuillez d'abord compléter les champs suivants : 

  • votre ID créditeur : contactez votre banque et demandez un contrat de Prélèvement Automatique SEPA (SDD). La banque vous fournira un identifiant de créancier (Creditor Identifier). Il s'agit d'un numéro unique vous autorisant à percevoir des prélèvements.
  • votre IBAN : les montants seront crédités sur ce compte.
    • Si vous saisissez un IBAN non valide, un message d'erreur s'affichera et vous ne pourrez pas enregistrer la valeur.
    • Les espaces sont automatiquement supprimés et les lettres minuscules sont converties en majuscules.
  • Nombre de jours avant le prélèvement automatique : après combien de jours la banque est autorisée à effectuer le prélèvement.



Ces champs sont obligatoires pour activer le direct debit dans Fuga.


Renseigner les données direct debit sur un client

Pour indiquer qu’un client paie par direct debit, cochez l'option Domiciliation dans l'onglet Général de la fiche client. Ensuite, complétez :

  • l'IBAN du client

  • la date de début de domiciliation

  • l'ID du mandat (par défaut le numéro de client, mais modifiable)



Important :

  • Le format de l'IBAN est validé.

  • La date de début se situe en principe dans le passé. Les factures ne peuvent être créées en direct debit qu'à partir de cette date.

  • Dans le champ Paie via domiciliation, vous choisissez si le client paie toutes les factures ou seulement les plans de soins via direct debit.


Dans l'onglet Fichiers, vous pouvez télécharger le mandat de domiciliation.



Si la facturation concerne un tiers payant, ce sont les données direct debit de ce tiers qui seront utilisées.


Encaissement d'une consultation/vente

Lors de l'encaissement d’une consultation ou d'une vente, Fuga applique la logique suivante :

  • Si le client paie toutes ses factures via direct debit, l'option Domiciliation est automatiquement cochée. Les champs de paiement sont désactivés, car le prélèvement sera effectué par la banque.

  • Si vous ne souhaitez pas utiliser le direct debit pour une facture donnée, vous pouvez décocher l'option et saisir un paiement manuel.

  • Si le client paie uniquement les plans de soins par direct debit, l'option n'apparaît que pour les factures liées à un plan de soins.


Attention : si la date de la facture est antérieure à la date de début de domiciliation, un message d'erreur apparaît à l'enregistrement.


Client avec plusieurs interactions


Lors de la création d'une facture regroupant plusieurs interactions pour un même client, le direct debit est appliqué automatiquement si :

  • le client paie toutes ses factures via direct debit, ou

  • le client paie uniquement ses plans de soins via direct debit et toutes les interactions facturées concernent des plans de soins.


Création de factures pour plusieurs clients

Lorsque vous créez des factures pour plusieurs clients en même temps (ex. facturation de plans de soins, clôture de plans de soins terminés, facturation via les rapports de comptes ouverts), l'option direct debit n'apparaît plus dans le formulaire.


Fuga utilise alors en arrière-plan les données de chaque client pour déterminer s'il s'agit d'une facture en direct debit ou d'une facture classique.


Seules les factures classiques peuvent être automatiquement marquées comme payées si vous choisissez l'option Définir immédiatement toutes ces factures (excepte domiciliation) comme payées.




Si vous souhaitez déroger à ce calcul automatique, il est préférable de créer une facture par client.


Identifier une facture direct debit

Les factures réglées via direct debit :

  • ne comportent pas de QR code

  • contiennent la mention : " La facture sera automatiquement présentée à votre banque pour paiement. Veillez à disposer d'un solde suffisant. "


Dans l'onglet Financier et dans les listes de factures, vous pouvez voir dans la colonne Domiciliation s'il s'agit d'une facture en direct debit ou non.


Dans le rapport Factures, l'option Inclure domiciliation vous permet de rechercher spécifiquement des factures en direct debit.


Envoyer les factures direct debit à la banque

Le rapport Factures avec domiciliation est disponible sous Factures de vente > Comptabilité.


Vous y sélectionnez les factures non payées d'une période, puis vous les exportez vers votre dossier de téléchargement. Ce fichier doit ensuite être chargé dans votre application bancaire.


Les colonnes de ce rapport indiquent notamment :

  • OK pour export

    • oui : toutes les informations sont présentes -> la facture est exportée

    • non : il manque des données dans la fiche client (après modification postérieure à la création de la facture)

    • date de début de domiciliation dans le futur -> facture non exportable

  • Statut du dernier export

    • Non exportée

    • Exportée

    • Exclue lors du dernier export (informations invalides)

  • Date/heure du dernier export


Vous pouvez également utiliser ce rapport pour vérifier si les factures direct debit ont bien été payées et les pointer comme réglées via Domiciliation. 


Ceci n'est possible que si ce mode de paiement est activé dans les paramètres de votre cabinet.