Export naar Exact Online
Inleiding
Fuga kan exportbestanden genereren voor import in Exact Online (EOL). Voor een correcte import zijn 3 afzonderlijke bestanden nodig, die in een specifieke volgorde moeten worden aangemaakt en geüpload.
De 3 exportbestanden
De volgende bestanden moeten worden aangemaakt en geüpload in deze volgorde:
| Volgorde | Bestand | Inhoud |
|---|---|---|
| 1 | Clients | Klantgegevens (inclusief BTW-nummers) |
| 2 | InvoiceCreditNote | Facturen en creditnota's |
| 3 | Payments | Betalingen |
⚠️ Belangrijk: De volgorde is essentieel! Als de klanten niet eerst worden geïmporteerd, worden de BTW-nummers niet correct gekoppeld aan de facturen in Exact Online.
Bestanden aanmaken in Fuga
1. Clients (klantgegevens)
- Ga naar het tabblad Consultaties
- Klik op Alle rapporten
- Kies het rapport "Klanten met factuur/kredietnota in geselecteerde periode"
- Selecteer de gewenste periode
- Klik rechtsboven op de exportbutton "exactonline_file"
- Sla het XML-bestand op
2. InvoiceCreditNote (facturen en creditnota's)
- Ga naar het tabblad Boekhouding
- Klik op Alle rapporten
- Kies het rapport "Facturen en kredietnota's"
- Selecteer de gewenste periode
- Klik rechtsboven op de exportbutton "exactonline_file"
- Sla het XML-bestand op
3. Payments (betalingen)
- Ga naar het tabblad Boekhouding
- Klik op Alle rapporten
- Kies in de kolom Debiteurenbeheer het rapport "Betalingen"
- Selecteer de gewenste periode
- Klik rechtsboven op de exportbutton "exactonline_file"
- Sla het XML-bestand op
Bezorg de 3 XML-bestanden aan uw boekhouder.
Tip: Shortcuts op uw dashboard
U kunt shortcuts op uw dashboard plaatsen voor snelle toegang tot deze exports:
- Klik op het tabblad Dashboard
- Klik rechtsboven in de gekleurde balk op het tandwiel met clipboard
- Selecteer de rapporten die u wilt toevoegen:
- Klanten met factuur/kredietnota in geselecteerde periode
- Facturen en kredietnota's
- Betalingen
- Sla op
Bestanden uploaden in Exact Online
Upload de bestanden in Exact Online in de volgende volgorde:
- Upload eerst het bestand Clients
- Wacht tot de import voltooid is
- Upload daarna het bestand InvoiceCreditNote
- Wacht tot de import voltooid is
- Upload ten slotte het bestand Payments
Veelvoorkomende problemen
BTW-nummers verschijnen niet in Exact Online:
Dit gebeurt wanneer de bestanden niet in de juiste volgorde zijn geüpload. De klantgegevens (met BTW-nummers) moeten eerst worden geïmporteerd vóór de facturen. Maak de 3 bestanden opnieuw aan en upload ze in de correcte volgorde.