Sonetas

Export naar Exact Online

Inleiding

Fuga kan exportbestanden genereren voor import in Exact Online (EOL). Voor een correcte import zijn 3 afzonderlijke bestanden nodig, die in een specifieke volgorde moeten worden aangemaakt en geüpload.

De 3 exportbestanden

De volgende bestanden moeten worden aangemaakt en geüpload in deze volgorde:

⚠️ Belangrijk: De volgorde is essentieel! Als de klanten niet eerst worden geïmporteerd, worden de BTW-nummers niet correct gekoppeld aan de facturen in Exact Online.

Bestanden aanmaken in Fuga

1. Clients (klantgegevens)

1. Ga naar het tabblad Consultaties
2. Klik op Alle rapporten
3. Kies het rapport "Klanten met factuur/kredietnota in geselecteerde periode"
4. Selecteer de gewenste periode
5. Klik rechtsboven op de exportbutton "exactonline_file"
6. Sla het XML-bestand op

2. InvoiceCreditNote (facturen en creditnota's)

1. Ga naar het tabblad Boekhouding
2. Klik op Alle rapporten
3. Kies het rapport "Facturen en kredietnota's"
4. Selecteer de gewenste periode
5. Klik rechtsboven op de exportbutton "exactonline_file"
   
6. Sla het XML-bestand op

3. Payments (betalingen)

1. Ga naar het tabblad Boekhouding
2. Klik op Alle rapporten
3. Kies in de kolom Debiteurenbeheer het rapport "Betalingen"
4. Selecteer de gewenste periode
5. Klik rechtsboven op de exportbutton "exactonline_file"
   
6. Sla het XML-bestand op

Bezorg de 3 XML-bestanden aan uw boekhouder.

Tip: Shortcuts op uw dashboard

U kunt shortcuts op uw dashboard plaatsen voor snelle toegang tot deze exports:

1. Klik op het tabblad Dashboard
2. Klik rechtsboven in de gekleurde balk op het tandwiel met clipboard
3. Selecteer de rapporten die u wilt toevoegen:
   • Klanten met factuur/kredietnota in geselecteerde periode
   • Facturen en kredietnota's
   • Betalingen
4. Sla op

Bestanden uploaden in Exact Online

Upload de bestanden in Exact Online in de volgende volgorde:

1. Upload eerst het bestand Clients
2. Wacht tot de import voltooid is
3. Upload daarna het bestand InvoiceCreditNote
4. Wacht tot de import voltooid is
5. Upload ten slotte het bestand Payments

Veelvoorkomende problemen

BTW-nummers verschijnen niet in Exact Online:

Dit gebeurt wanneer de bestanden niet in de juiste volgorde zijn geüpload. De klantgegevens (met BTW-nummers) moeten eerst worden geïmporteerd vóór de facturen. Maak de 3 bestanden opnieuw aan en upload ze in de correcte volgorde.

Ontvangstbewijzen overzetten naar Exact
De exportbestanden in dit artikel bevatten enkel facturen en kredietnota's, geen ontvangstbewijzen. Ontvangstbewijzen kan u enkel naar Exact sturen met de web-koppeling (Exact Online web). Daar kan u in Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Interface boekhouding de optie "Exporteer ontvangstbewijzen" op Ja zetten. De ontvangstbewijzen worden dan als boekingen naar Exact gestuurd, in hetzelfde verkoopdagboek als uw facturen, zodat ook de omzet en btw van uw toonbankverkopen in Exact terechtkomen.

Ontvangstbewijzen hebben in Fuga een eigen nummering naast de doorlopende nummering van facturen/kredietnota's. Daarom krijgt het boekstuknummer van een ontvangstbewijs in Exact een 9 vooraan, zodat het nooit samenvalt met een factuurnummer. Meer uitleg over de web-koppeling vindt u in Exact Online koppeling — Handleiding.

Betalingen via bankoverschrijving afvinken in Fuga en in Exact Online

Exact online biedt de optie om rechtstreeks te koppelen met uw bank, en zodoende betalingen via overschrijving af te punten.  Daarmee worden facturen afgepunt in Exact, maar niet in Fuga.  Binnen Fuga dient u dus eveneens de betalingen af te punten.  Dit kan manueel, adhv een codabestand (Belgie) of een CAMT bestand (Nederland).  

Wanneer u dan de betalingen naar Exact exporteert vanuit Fuga, kan u ervoor opteren om de overschrijvingen niet nogmaals in te boeken in Exact.  Dat laatste is dus enkel nuttig als u een koppeling heeft tussen Exact en de bank.  

Opgelet: Heeft u de koppeling niet, dan dienen ook de betalingen via overschrijving naar Exact te worden geëxporteerd.