Overzicht
Stuur je graag alle facturen die je op een bepaald moment hebt aangemaakt in één keer naar al je klanten? Dat kan in Fuga.
Hiervoor zijn 2 stappen nodig:
- Facturen aanmaken vanuit de openstaande lopende rekeningen
- Facturen per e-mail versturen vanuit het facturenrapport
Beide stappen worden hieronder toegelicht.
Stap 1 — Facturen aanmaken
- Ga naar Boekhouding → Toon alle rapporten → Openstaande lopende rekeningen.
- Gebruik het filter om de gewenste periode of klanten te selecteren.
- Klik op de knop € bovenaan het rapport om de facturen aan te maken.
- Controleer de selectie in het bevestigingsscherm en klik op Bevestigen.
De facturen worden nu aangemaakt. Ze zijn op dit moment nog niet verstuurd per e-mail — dat gebeurt in stap 2.
Stap 2 — Facturen per e-mail versturen
- Ga naar Boekhouding → Toon alle rapporten → Facturen.
- Gebruik het filter bovenaan om de facturen te zoeken die je zojuist hebt aangemaakt (bv. op de datum van vandaag of de gewenste periode).
- Klik op het @-icoon (apenstaartje) in de actiebalk bovenaan het rapport. Dit opent het scherm voor batchverzending.
- Een bevestigingsscherm toont de lijst van geselecteerde facturen. Controleer de selectie.
- Klik op Bevestigen om het versturen te starten.
Tip: In het rapport zelf kan je in de eerste kolommen (groen gemarkeerd) zien welke aflevermethode elke klant heeft ingesteld. In de pop-uplijst worden enkel de klanten aangevinkt die overeenkomen met de gekozen methode.
De 3 iconen in het facturenrapport
| Icoon | Beschrijving | Gebruik |
|---|---|---|
| Envelop | Facturen één per één downloaden | Voor klanten die hun factuur per post willen ontvangen |
| Envelop met Z | Gegroepeerde download (ZIP) | Om meerdere facturen in één keer te downloaden |
| @ (apenstaartje) | Versturen per e-mail | Voor klanten die hun factuur per e-mail willen ontvangen |
Na het versturen
Fuga verzendt de facturen gespreid over een periode van maximaal 2 uur (bij grote batches). Zodra de batch klaar is, toont Fuga een overzicht:
- Groen: factuur succesvol verstuurd.
- Rood: factuur niet verstuurd — meestal omdat de klant geen e-mailadres heeft of het e-mailadres ongeldig is.
Controleer voor de klanten in rood het e-mailadres in hun klantenfiche en stuur de factuur daarna opnieuw.
Veelvoorkomende redenen waarom een klant de factuur niet ontvangt
- Geen e-mailadres ingevuld op de klantenfiche.
- Fout e-mailadres (typfout, verouderd adres).
- De factuur werd tegengehouden door de spamfilter van de klant — vraag de klant om de afzender toe te voegen aan hun vertrouwde contacten.
- Bij grote batches: de e-mail is nog niet verstuurd — Fuga spreidt verzendingen over maximaal 2 uur.