Sonetas

Fuga biedt drie manieren om uw boekhoudgegevens (klanten, facturen, kredietnota's, betalingen) door te sturen naar Exact Online. Deze handleiding legt eerst uit hoe uw Exact Online-administratie moet zijn opgezet, en daarna elke variant apart.

De boekhoudmodule is een betaalde module. Neem contact op met subscriptions@sonetas.eu of bekijk sonetas.eu/pricing voor de prijzen.

Overzicht

Wat u eerst in Exact Online opzet

Ongeacht welke variant u kiest, verwacht Fuga dat uw Exact Online-administratie op onderstaande manier is opgezet. Fuga boekt enkel op grootboekniveau — klanten, facturen, kredietnota's en betalingen — en stuurt nooit artikelen of stock door. Alle codes die u straks in Fuga invult, moeten in Exact Online bestaan. Die waarden komen uit uw eigen administratie (Beheer => Stamgegevens => Financieel) of van uw boekhouder — er zijn geen standaardwaarden die Fuga voor u kan invullen.

Een actief Exact Online abonnement

Voor de UBL Mail-variant hebt u bovendien de UBL-importfunctie in Exact nodig.

Grootboekrekeningen

Fuga boekt elke factuur op meerdere grootboekrekeningen. Zorg dat elke rekening die u in Fuga invult, in Exact Online bestaat:

• Opbrengstrekeningen — Fuga bepaalt de opbrengstrekening per prestatie-/productcategorie én per btw-tarief, via de tabel "Standaard grootboekrekeningen" die u in Fuga invult. Elke ingevulde rekening moet in Exact bestaan; blijft een cel leeg, dan weigert Exact die factuur.
• Debiteurenrekening (klanten) — de rekening waarop het totaalbedrag incl. btw op de klant wordt geboekt.
• Btw te betalen — de rekening waarop het btw-bedrag wordt geboekt.

Btw-codes

Fuga stuurt per factuurlijn een vaste btw-code mee. Die code moet in Exact bestaan én aan het juiste tarief gekoppeld zijn. Dit is de meest voorkomende reden waarom facturen "niet doorkomen": bestaat de code niet of hangt er een ander tarief aan, dan weigert Exact de boeking (bijvoorbeeld met de melding "VATCode mandatory"). De codes die Fuga verstuurt, verschillen per land:

Let op, vooral in Nederland: de standaardnummering in Exact Online is vaak 1 = 21% en 2 = 9%, terwijl Fuga code 3 voor 9% en code 4 voor 21% verstuurt. Zorg dat de codes in Exact dezelfde nummers én tarieven hebben als hierboven. De codes zijn in Fuga niet aanpasbaar — de afstemming gebeurt aan de Exact-kant.

Dagboeken (journaalcodes)

• Verkoopdagboek — hierin worden uw facturen en kredietnota's geboekt.
• Dagboek voor betalingen — Fuga boekt betalingen als een algemene ("diverse") boeking. Exact verwacht daarvoor een dagboek van het type "Diverse" / "Algemeen" (in Exact type 90). U kan betalingen dus niet rechtstreeks op een bank- of kasdagboek boeken; maak indien nodig een dagboek van type 90 aan.

Vul overal de Exact-code in, niet de omschrijving. Een naam zoals "Kas" in plaats van de code zorgt ervoor dat de export mislukt.

Klant- en leveranciersnummers niet laten overlappen

Klantnummers uit Fuga en leveranciersnummers in Exact delen dezelfde nummerreeks. Overlappen ze, dan kan een geïmporteerde klant een leverancier met hetzelfde nummer overschrijven. Uw boekhouder kan de reeksen uit elkaar houden; in Fuga kan u de klantnummers desnoods verschuiven met een offset (Klantnummer offset).

Variant 1 — File-based XML export (volledig manueel - Deprecated)

U downloadt XML-bestanden uit Fuga en importeert die handmatig in Exact Online. Eenvoudig en recht-toe-recht-aan — geen autorisatie nodig. Naast de algemene voorbereiding hierboven hebt u voor deze variant niets extra nodig.

Configuratie in Fuga

Sonetas activeert de boekhoudmodule en stelt het exporttype in op "Exact Online" (file-based). Daarna gaat u naar Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Interface boekhouding en vult u in:

• Grootboekrekening per btw-tarief
• Journaalcode
• Periodetype

Hoe exporteren

1. Ga naar Dashboard => Mijn favoriete rapporten
2. Open "Klanten met factuur/kredietnota" => selecteer de periode => Volgende => klik op de Exact Online-knop => XML downloaden
3. Herhaal voor "Facturen en kredietnota's" => Exact Online-knop => XML downloaden
4. Optioneel: "Betalingen" => Exact Online-knop => XML downloaden
5. Importeer de bestanden in Exact Online — altijd in deze volgorde: eerst klanten, dan facturen, dan betalingen

Variant 2 — Web / API-koppeling (semi-automatisch)

Fuga stuurt de data rechtstreeks naar Exact Online via de API. U moet de export nog steeds zelf triggeren vanuit Fuga, maar u hoeft geen bestanden te downloaden of te uploaden. Naast de algemene voorbereiding hierboven hebt u voor deze variant Exact Online inloggegevens nodig (voor de OAuth2-autorisatie).

Configuratie in Fuga

Sonetas activeert de boekhoudmodule en stelt het exporttype in op "Exact Online web" (API). Daarna gaat u naar Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Interface boekhouding en vult u in:

• Administratie: het nummer van de Exact Online-administratie waar de gegevens naartoe moeten.
• Voor Nederlandse praktijken: zet het "Land voor ExactOnline" op "Nederland" (niet "België").
• Journaal — het verkoopdagboek in Exact waarin uw facturen en kredietnota's geboekt worden.
• Bank logboek — de journaalcode (dagboek type 90) voor bankbetalingen.
• Grootboek rekening bankoverschrijvingen — de grootboekrekening voor bankbetalingen.
• Cash logboek — de journaalcode (dagboek type 90) voor cashbetalingen.
• Grootboek rekening cashbetalingen — de grootboekrekening voor cashbetalingen.
• Exporteer ontvangstbewijzen (optioneel) — zet deze optie op Ja als u ook uw ontvangstbewijzen naar Exact wilt doorsturen. Standaard staat ze op Nee. Zie "Ontvangstbewijzen exporteren" hieronder.

Eerste keer koppelen (OAuth2-autorisatie)

1. Log in bij Fuga
2. Ga naar Boekhouding => open een rapport (bijv. "Klanten met factuur/kredietnota")
3. Klik op de Exact Online exportknop — Fuga opent het autorisatiescherm van Exact Online
4. Log in met uw Exact Online gegevens en geef toestemming
5. Klaar — u kan nu met één klik exporteren

Hoe exporteren

Zodra het tabblad is ingevuld, verstuurt u uw gegevens met twee exports (en optioneel een derde voor de betalingen). De volgorde is belangrijk: stuur eerst de klanten door en daarna de facturen, zodat elke factuur aan de juiste klant koppelt.

1. Klanten — Boekhouding => Rapporten => Toon alle rapporten => Klanten met factuur/kredietnota, daarna de knop Exact Online rechtsboven.
2. Facturen en kredietnota's — Boekhouding => Rapporten => Toon alle rapporten => Facturen en kredietnota's, daarna de knop Exact Online rechtsboven.
3. Betalingen (optioneel, voor het afletteren van betaalde facturen) — Boekhouding => Rapporten => Toon alle rapporten => Betalingen, kies de periode, daarna de knop Exact Online rechtsboven. Zowel contante als pinbetalingen zitten automatisch mee. Let op: stuur een periode niet twee keer door — betalingen worden door Exact niet gededupliceerd en zouden dan dubbel geboekt worden (in tegenstelling tot klanten en facturen).

Na elke verzending stuurt Exact een resultaatbestand terug (met een naam als exact_online_output_Client-… of …Invoice…). Open dit bestand om per record te zien of het aanvaard of geweigerd werd — elk record bevat een eigen bericht.

Ontvangstbewijzen exporteren (optioneel)

Standaard stuurt Fuga enkel facturen en kredietnota's naar Exact. Wilt u dat ook de omzet en btw van uw ontvangstbewijzen (bijvoorbeeld toonbankverkopen) in Exact terechtkomen, zet dan in Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Interface boekhouding de optie "Exporteer ontvangstbewijzen" op Ja. U vindt die optie onderaan de instellingen voor Exact Online, onder "Land voor ExactOnline". Ze bestaat enkel voor deze Web / API-koppeling.

De werkwijze blijft daarna dezelfde. Het rapport "Facturen en kredietnota's" bevat dan ook de ontvangstbewijzen, en het rapport "Klanten met factuur/kredietnota" ook de klanten die enkel een ontvangstbewijs hebben. Een ontvangstbewijs wordt in Exact geboekt zoals een factuur, in hetzelfde verkoopdagboek (Journaal).

Ontvangstbewijzen hebben in Fuga een eigen nummering, los van uw facturen. Daarom krijgt het boekstuknummer van een ontvangstbewijs in Exact een 9 vooraan, zodat het nooit samenvalt met het nummer van een factuur.

Problemen oplossen

De OAuth2-sessie kan verlopen. Als u een "403 Forbidden" foutmelding krijgt:

1. Log uit en opnieuw in bij Fuga
2. Doorloop de autorisatie opnieuw (klik op de Exact Online-knop => inloggen => toestemming geven)
3. Als het probleem aanhoudt: ga in Exact Online naar Beheer => App Center, zoek Fuga/Sonetas op en heractiveer de koppeling

Variant 3 — UBL Mail export (volledig automatisch)

Fuga stuurt elke nacht automatisch de facturen en kredietnota's als UBL XML (en optioneel PDF) naar een opgegeven e-mailadres. Geen dagelijkse handelingen nodig. Naast de algemene voorbereiding hierboven hebt u voor deze variant de UBL-importfunctie in Exact en een e-mailadres nodig waar de facturen naartoe gestuurd kunnen worden (of van waaruit u ze handmatig importeert).

Configuratie in Fuga

Sonetas activeert de boekhoudmodule en stelt het exporttype in op "UBL BIS 3.0 Mail Export". Daarna gaat u naar Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Interface boekhouding en vult u in:

• E-mailadres van de boekhouder of het Exact Online importadres
• Zet "Geautomatiseerd" op Ja
• Optioneel: PDF bijvoegen en grootboekrekeningen exporteren inschakelen

Hoe werkt het

Elke nacht stuurt Fuga automatisch de facturen en kredietnota's van die dag naar het opgegeven e-mailadres. U hoeft hier niets voor te doen.

Voor historische facturen (aangemaakt vóór activatie): ga eenmalig naar Dashboard => "Facturen en kredietnota's" => selecteer de periode => Volgende => klik op de UBL-knop om ze handmatig te versturen.

Beperkingen

Deze variant exporteert enkel facturen en kredietnota's. Klantgegevens en betalingen worden niet meegestuurd — als u die ook nodig hebt, gebruik dan variant 1 of 2 daarnaast.

Welke variant past bij u?

• U wilt volledige controle en hebt geen probleem met manueel werk => Variant 1 (file-based)
• U wilt een snellere workflow zonder bestanden, en u triggert de export zelf => Variant 2 (web/API)
• U wilt dat facturen automatisch doorstromen zonder dagelijkse handelingen => Variant 3 (UBL mail) — eventueel gecombineerd met variant 1 of 2 voor klanten en betalingen

Veelvoorkomende problemen

• Journaalveld bevat een naam in plaats van een code. De velden Bank logboek en Cash logboek verwachten de Exact-journaalcode (bijvoorbeeld 91 of 97). Een omschrijving is ongeldig en de export blijft fouten geven tot de code is ingevuld.
• Het veld Journaal is leeg (weergegeven als -). Dat betekent dat de instelling nooit werd afgewerkt. Vul het verkoopdagboek in vóór u exporteert.
• Betalingen worden geweigerd met "Ongeldig: Dagboek". Het opgegeven betalingsdagboek is geen dagboek van het type "Diverse" / "Algemeen" (type 90). Maak in Exact een dagboek van type 90 aan en vul die code in.
• Een klant heeft geen btw-nummer in Exact Online. Een klant wordt enkel als btw-plichtig geëxporteerd wanneer de klantenkaart bedrijfsgegevens bevat (een bedrijfs- of btw-nummer). Vul de bedrijfsgegevens op de klantenkaart in Fuga aan als het btw-nummer mee moet komen.
• Alle btw komt op één grootboekrekening. Fuga boekt elke btw-lijn op de ene grootboekrekening "btw te betalen", ongeacht het tarief. Hoge en lage btw naar aparte rekeningen splitsen is een routeringsinstelling aan de kant van Exact, niet iets dat u in Fuga instelt.