Sonetas

Fuga biedt drie manieren om uw boekhoudgegevens (klanten, facturen, kredietnota's, betalingen) door te sturen naar Exact Online. Deze handleiding legt elke variant uit, wat u zelf moet regelen, en hoe u aan de slag gaat.

De boekhoudmodule is een betaalde module. Neem contact op met subscriptions@sonetas.eu of bekijk sonetas.eu/pricing voor de prijzen.

Overzicht

Variant 1 — File-based XML export (volledig manueel)

U downloadt XML-bestanden uit Fuga en importeert die handmatig in Exact Online. Eenvoudig en recht-toe-recht-aan — geen autorisatie nodig.

Voorwaarden (Exact Online kant)

• Een actief Exact Online abonnement
• Grootboekrekeningen, journaalcodes en BTW-codes aangemaakt in Exact Online

Configuratie in Fuga

Sonetas activeert de boekhoudmodule en stelt het exporttype in op "Exact Online" (file-based). Daarna configureert u de instellingen:

Ga naar Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Interface boekhouding en vul in:

• Grootboekrekening per BTW-tarief
• Journaalcode
• Periodetype

Hoe exporteren

1. Ga naar Dashboard => Mijn favoriete rapporten
2. Open "Klanten met factuur/kredietnota" => selecteer de periode => Volgende => klik op de Exact Online-knop => XML downloaden
3. Herhaal voor "Facturen en kredietnota's" => Exact Online-knop => XML downloaden
4. Optioneel: "Betalingen" => Exact Online-knop => XML downloaden
5. Importeer de bestanden in Exact Online — altijd in deze volgorde: eerst klanten, dan facturen, dan betalingen

Variant 2 — Web / API-koppeling (semi-automatisch)

Fuga stuurt de data rechtstreeks naar Exact Online via de API. U moet de export nog steeds zelf triggeren vanuit Fuga, maar u hoeft geen bestanden te downloaden of te uploaden.

Voorwaarden (Exact Online kant)

• Een actief Exact Online abonnement
• Exact Online inloggegevens (nodig voor de OAuth2-autorisatie)
• Grootboekrekeningen, journaalcodes en BTW-codes aangemaakt in Exact Online
• Controleer of klantnummers in Exact Online niet botsen met leveranciersnummers — als dat wel zo is, worden leveranciers overschreven (dit is een bekend aandachtspunt)

Configuratie in Fuga

Sonetas activeert de boekhoudmodule en stelt het exporttype in op "Exact Online web" (API). Daarna gaat u naar Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Interface boekhouding en vult u in:

• Administratie: het nummer van de Exact Online-administratie waar de gegevens naartoe moeten.
• Voor Nederlandse praktijken: zet het "Land voor ExactOnline" op "Nederland" (niet "België")
• Journaal — het verkoopdagboek in Exact waarin uw facturen en kredietnota's geboekt worden.
• Bank logboek — de journaalcode voor bankbetalingen.
• Grootboek rekening bankoverschrijvingen — de grootboekrekening voor bankbetalingen.
• Cash logboek — de journaalcode voor cashbetalingen.
• Grootboek rekening cashbetalingen — de grootboekrekening voor cashbetalingen.

Alle waarden komen uit uw eigen Exact Online-administratie (Beheer => Stamgegevens => Financieel) of van uw boekhouder — er zijn geen standaardwaarden die Fuga voor u kan invullen.

Tips: 

• Vul de velden in met de Exact-code, niet met de omschrijving. Een naam zoals "Kas" in plaats van een code zorgt ervoor dat de export mislukt.
• Fuga verstuurt betalingen naar Exact als een algemene boeking (een zogenaamde "diverse"-boeking). 

  Exact verwacht daarvoor een dagboek van het type "Diverse" / "Algemeen" — in Exact is dat een dagboek van type 90. U kan dus niet rechtstreeks op uw bank of cashrekening boeken.

Eerste keer koppelen (OAuth2-autorisatie)

1. Log in bij Fuga
2. Ga naar Boekhouding => open een rapport (bijv. "Klanten met factuur/kredietnota")
3. Klik op de Exact Online exportknop — Fuga opent het autorisatiescherm van Exact Online
4. Log in met uw Exact Online gegevens en geef toestemming
5. Klaar — u kan nu met één klik exporteren

Hoe exporteren

Zodra het tabblad is ingevuld, verstuurt u uw gegevens met twee exports. De volgorde is belangrijk: stuur eerst de klanten door en daarna de facturen, zodat elke factuur aan de juiste klant koppelt.

1. Klanten — Boekhouding => Rapporten => Toon alle rapporten => Klanten met factuur/kredietnota, daarna de knop Exact Online rechtsboven.
2. Facturen en kredietnota's — Boekhouding => Rapporten => Toon alle rapporten => Facturen en kredietnota's, daarna de knop Exact Online rechtsboven.

Na elke verzending stuurt Exact een resultaatbestand terug (met een naam als exact_online_output_Client-… of …Invoice…). Open dit bestand om per record te zien of het aanvaard of geweigerd werd — elk record bevat een eigen bericht.

Problemen oplossen

De OAuth2-sessie kan verlopen. Als u een "403 Forbidden" foutmelding krijgt:

1. Log uit en opnieuw in bij Fuga
2. Doorloop de autorisatie opnieuw (klik op de Exact Online-knop => inloggen => toestemming geven)
3. Als het probleem aanhoudt: ga in Exact Online naar Beheer => App Center, zoek Fuga/Sonetas op en heractiveer de koppeling

Variant 3 — UBL Mail export (volledig automatisch)

Fuga stuurt elke nacht automatisch de facturen en kredietnota's als UBL XML (en optioneel PDF) naar een opgegeven e-mailadres. Geen dagelijkse handelingen nodig.

Voorwaarden (Exact Online kant)

• Een actief Exact Online abonnement met UBL-importfunctie
• Een e-mailadres waar de facturen naartoe gestuurd kunnen worden (of handmatig importeren vanuit de mailbox)

Configuratie in Fuga

Sonetas activeert de boekhoudmodule en stelt het exporttype in op "UBL BIS 3.0 Mail Export". Daarna configureert u de instellingen:

Ga naar Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Interface boekhouding en vul in:

• E-mailadres van de boekhouder of het Exact Online importadres
• Zet "Geautomatiseerd" op Ja
• Optioneel: PDF bijvoegen en grootboekrekeningen exporteren inschakelen

Hoe werkt het

Elke nacht stuurt Fuga automatisch de facturen en kredietnota's van die dag naar het opgegeven e-mailadres. U hoeft hier niets voor te doen.

Voor historische facturen (aangemaakt vóór activatie): ga eenmalig naar Dashboard => "Facturen en kredietnota's" => selecteer de periode => Volgende => klik op de UBL-knop om ze handmatig te versturen.

Beperkingen

Deze variant exporteert enkel facturen en kredietnota's. Klantgegevens en betalingen worden niet meegestuurd — als u die ook nodig hebt, gebruik dan variant 1 of 2 daarnaast.

Welke variant past bij u?

• U wilt volledige controle en hebt geen probleem met manueel werk => Variant 1 (file-based)
• U wilt een snellere workflow zonder bestanden, en u triggert de export zelf => Variant 2 (web/API)
• U wilt dat facturen automatisch doorstromen zonder dagelijkse handelingen => Variant 3 (UBL mail) — eventueel gecombineerd met variant 1 of 2 voor klanten en betalingen

Veelvoorkomende problemen

• Journaalveld bevat een naam in plaats van een code. De velden Bank logboek en Cash logboek verwachten de Exact-journaalcode (bijvoorbeeld 91 of 97). Een omschrijving is ongeldig en de export blijft fouten geven tot de code is ingevuld.
• Het veld Journaal is leeg (weergegeven als -). Dat betekent dat de instelling nooit werd afgewerkt. Vul het verkoopdagboek in vóór u exporteert.
• Een klant heeft geen btw-nummer in Exact Online. Een klant wordt enkel als btw-plichtig geëxporteerd wanneer de klantenkaart bedrijfsgegevens bevat (een bedrijfs- of btw-nummer). Vul de bedrijfsgegevens op de klantenkaart in Fuga aan als het btw-nummer mee moet komen.
• Alle btw komt op één grootboekrekening. Fuga boekt elke btw-lijn op de ene grootboekrekening "btw te betalen", ongeacht het tarief. Hoge en lage btw naar aparte rekeningen splitsen is een routeringsinstelling aan de kant van Exact, niet iets dat u in Fuga instelt.