Sonetas

Fuga propose trois façons d'envoyer vos données comptables (clients, factures, notes de crédit, paiements) vers Exact Online. Ce guide explique d'abord comment votre administration Exact Online doit être configurée, puis chaque variante séparément.

Le module comptabilité est un module payant. Contactez subscriptions@sonetas.eu ou consultez sonetas.eu/pricing pour les tarifs.

Aperçu

Ce que vous configurez d'abord dans Exact Online

Quelle que soit la variante choisie, Fuga attend que votre administration Exact Online soit configurée comme décrit ci-dessous. Fuga comptabilise uniquement au niveau du grand livre — clients, factures, notes de crédit et paiements — et n'envoie jamais d'articles ni de stock. Tous les codes que vous remplissez dans Fuga doivent exister dans Exact Online. Ces valeurs proviennent de votre propre administration (dans Exact : Données de base => Financier) ou de votre comptable — il n'existe pas de valeurs par défaut que Fuga peut remplir pour vous.

Un abonnement Exact Online actif

Pour la variante UBL Mail, vous avez en plus besoin de la fonction d'import UBL dans Exact.

Comptes du grand livre

Fuga comptabilise chaque facture sur plusieurs comptes du grand livre. Vérifiez que chaque compte que vous remplissez dans Fuga existe dans Exact Online :

• Comptes de produits — Fuga détermine le compte de produits par catégorie de prestation/produit et par taux de TVA, via le tableau "Comptes du grand livre par défaut" que vous remplissez dans Fuga. Chaque compte rempli doit exister dans Exact ; si une cellule reste vide, Exact refuse la facture.
• Compte clients (débiteurs) — le compte sur lequel le montant total TVA comprise est comptabilisé sur le client.
• TVA à payer — le compte sur lequel le montant de la TVA est comptabilisé.

Codes TVA

Fuga envoie un code TVA fixe par ligne de facture. Ce code doit exister dans Exact et être lié au bon taux. C'est la raison la plus fréquente pour laquelle des factures "ne passent pas" : si le code n'existe pas ou est lié à un autre taux, Exact refuse l'écriture (par exemple avec le message "VATCode mandatory"). Les codes envoyés par Fuga diffèrent selon le pays :

Attention, surtout aux Pays-Bas : la numérotation standard dans Exact Online est souvent 1 = 21% et 2 = 9%, alors que Fuga envoie le code 3 pour 9% et le code 4 pour 21%. Veillez à ce que les codes dans Exact aient les mêmes numéros et taux que ci-dessus. Les codes ne sont pas modifiables dans Fuga — l'alignement se fait du côté d'Exact.

Journaux (codes journaux)

• Journal de ventes — vos factures et notes de crédit y sont comptabilisées.
• Journal pour les paiements — Fuga comptabilise les paiements comme une écriture générale ("opérations diverses"). Exact attend pour cela un journal de type "Opérations diverses" / "Général" (type 90 dans Exact). Vous ne pouvez donc pas comptabiliser les paiements directement sur un journal de banque ou de caisse ; créez si nécessaire un journal de type 90.

Remplissez toujours le code Exact, pas la description. Un nom comme "Caisse" au lieu du code fait échouer l'export.

Ne pas laisser se chevaucher les numéros de clients et de fournisseurs

Les numéros de clients de Fuga et les numéros de fournisseurs dans Exact partagent la même série de numéros. S'ils se chevauchent, un client importé peut écraser un fournisseur portant le même numéro. Votre comptable peut séparer les séries ; dans Fuga, vous pouvez si nécessaire décaler les numéros de clients avec un offset (Offset numéro client).

Variante 1 — Export XML fichier (entièrement manuel - obsolète)

Vous téléchargez des fichiers XML depuis Fuga et les importez manuellement dans Exact Online. Simple et direct — aucune autorisation requise. En plus de la préparation générale ci-dessus, vous n'avez besoin de rien d'autre pour cette variante.

Configuration dans Fuga

Sonetas active le module comptabilité et définit le type d'export sur "Exact Online" (fichier). Allez ensuite dans Configuration => Données du cabinet => Interface de comptabilité et complétez :

• Compte du grand livre par taux de TVA
• Code journal
• Type de période

Comment exporter

1. Allez dans Tableau de bord => Mes rapports préférés
2. Ouvrez "Clients avec facture/note de crédit" => sélectionnez la période => Suivant => cliquez sur le bouton Exact Online => télécharger le XML
3. Répétez pour "Factures et notes de crédit" => bouton Exact Online => télécharger le XML
4. Facultatif : "Paiements" => bouton Exact Online => télécharger le XML
5. Importez les fichiers dans Exact Online — toujours dans cet ordre : d'abord les clients, puis les factures, puis les paiements

Variante 2 — Intégration Web / API (semi-automatique)

Fuga envoie les données directement vers Exact Online via l'API. Vous devez toujours déclencher l'export vous-même depuis Fuga, mais vous n'avez pas de fichiers à télécharger ou à importer. En plus de la préparation générale ci-dessus, vous avez besoin pour cette variante de vos identifiants Exact Online (pour l'autorisation OAuth2).

Configuration dans Fuga

Sonetas active le module comptabilité et définit le type d'export sur "Exact Online web" (API). Allez ensuite dans Configuration => Données du cabinet => Interface de comptabilité et complétez :

• Division : le numéro de l'administration Exact Online vers laquelle les données doivent être envoyées.
• Pour les cabinets néerlandais : mettez "Pays pour ExactOnline" sur "Pays-Bas" (pas "Belgique").
• Journal — le journal de ventes dans Exact dans lequel vos factures et notes de crédit sont comptabilisées.
• Journal de banque — le code journal (journal de type 90) pour les paiements bancaires.
• Compte général de virement bancaire — le compte du grand livre pour les paiements bancaires.
• Journal en espèces — le code journal (journal de type 90) pour les paiements en espèces.
• Compte du grand livre des paiements en espèces — le compte du grand livre pour les paiements en espèces.
• Exporter les notes tva (facultatif) — mettez cette option sur Oui si vous souhaitez aussi envoyer vos reçus vers Exact. Par défaut, elle est sur Non. Voir "Exporter les reçus" ci-dessous.

Première connexion (autorisation OAuth2)

1. Connectez-vous à Fuga
2. Allez dans Comptabilité => ouvrez un rapport (par ex. "Clients avec facture/note de crédit")
3. Cliquez sur le bouton d'export Exact Online — Fuga ouvre l'écran d'autorisation d'Exact Online
4. Connectez-vous avec vos identifiants Exact Online et accordez la permission
5. C'est fait — vous pouvez maintenant exporter en un seul clic

Comment exporter

Une fois l'onglet rempli, vous envoyez vos données avec deux exports (et facultativement un troisième pour les paiements). L'ordre est important : envoyez d'abord les clients, puis les factures, afin que chaque facture soit liée au bon client.

1. Clients — Comptabilité => Rapports => Afficher tous les rapports => Clients avec facture/note de crédit, puis le bouton Exact Online en haut à droite.
2. Factures et notes de crédit — Comptabilité => Rapports => Afficher tous les rapports => Factures et notes de crédit, puis le bouton Exact Online en haut à droite.
3. Paiements (facultatif, pour le lettrage des factures payées) — Comptabilité => Rapports => Afficher tous les rapports => Paiements, choisissez la période, puis le bouton Exact Online en haut à droite. Les paiements en espèces et par carte sont inclus automatiquement. Attention : n'envoyez pas deux fois la même période — Exact ne dédoublonne pas les paiements, qui seraient alors comptabilisés deux fois (contrairement aux clients et aux factures).

Après chaque envoi, Exact renvoie un fichier de résultat (avec un nom comme exact_online_output_Client-… ou …Invoice…). Ouvrez ce fichier pour voir, par enregistrement, s'il a été accepté ou refusé — chaque enregistrement contient son propre message.

Exporter les reçus (facultatif)

Par défaut, Fuga envoie uniquement les factures et notes de crédit vers Exact. Si vous souhaitez que le chiffre d'affaires et la TVA de vos reçus (par exemple les ventes au comptoir) arrivent aussi dans Exact, mettez l'option "Exporter les notes tva" sur Oui dans Configuration => Données du cabinet => Interface de comptabilité. Vous la trouvez en bas des paramètres Exact Online, sous "Pays pour ExactOnline". Cette option existe uniquement pour cette intégration Web / API.

La façon de travailler reste ensuite la même. Le rapport "Factures et notes de crédit" contient alors aussi les reçus, et le rapport "Clients avec facture/note de crédit" aussi les clients qui n'ont qu'un reçu. Un reçu est comptabilisé dans Exact comme une facture, dans le même journal de ventes (Journal).

Dans Fuga, les reçus ont leur propre numérotation, séparée de celle des factures. C'est pourquoi le numéro de pièce d'un reçu dans Exact commence par un 9, afin qu'il ne coïncide jamais avec le numéro d'une facture.

Résolution de problèmes

La session OAuth2 peut expirer. Si vous obtenez une erreur "403 Forbidden" :

1. Déconnectez-vous et reconnectez-vous à Fuga
2. Répétez le processus d'autorisation (cliquez sur le bouton Exact Online => connectez-vous => accordez la permission)
3. Si le problème persiste : dans Exact Online, allez dans Administration => App Center, recherchez Fuga/Sonetas et réactivez la connexion

Variante 3 — Export UBL Mail (entièrement automatique)

Fuga envoie automatiquement chaque nuit les factures et notes de crédit en UBL XML (et facultativement en PDF) à une adresse e-mail configurée. Aucune action quotidienne requise. En plus de la préparation générale ci-dessus, vous avez besoin pour cette variante de la fonction d'import UBL dans Exact et d'une adresse e-mail à laquelle les factures peuvent être envoyées (ou depuis laquelle vous les importez manuellement).

Configuration dans Fuga

Sonetas active le module comptabilité et définit le type d'export sur "UBL BIS 3.0 Mail Export". Allez ensuite dans Configuration => Données du cabinet => Interface de comptabilité et complétez :

• Adresse e-mail du comptable ou adresse d'import Exact Online
• Mettez "Automatisé" sur Oui
• Facultatif : activer la pièce jointe PDF et l'export des comptes du grand livre

Comment ça fonctionne

Chaque nuit, Fuga envoie automatiquement les factures et notes de crédit du jour à l'adresse e-mail configurée. Vous n'avez rien à faire.

Pour les factures historiques (créées avant l'activation) : allez une fois dans Tableau de bord => "Factures et notes de crédit" => sélectionnez la période => Suivant => cliquez sur le bouton UBL pour les envoyer manuellement.

Limitations

Cette variante exporte uniquement les factures et notes de crédit. Les données clients et les paiements ne sont pas envoyés — si vous en avez aussi besoin, utilisez la variante 1 ou 2 en complément.

Quelle variante vous convient ?

• Vous voulez un contrôle total et le travail manuel ne vous dérange pas => Variante 1 (fichier)
• Vous voulez un flux de travail plus rapide sans fichiers, et vous déclenchez l'export vous-même => Variante 2 (web/API)
• Vous voulez que les factures soient transmises automatiquement sans action quotidienne => Variante 3 (UBL mail) — éventuellement combinée avec la variante 1 ou 2 pour les clients et les paiements

Problèmes fréquents

• Un champ journal contient un nom au lieu d'un code. Les champs Journal de banque et Journal en espèces attendent le code journal Exact (par exemple 91 ou 97). Une description n'est pas valable et l'export continue à donner des erreurs tant que le code n'est pas rempli.
• Le champ Journal est vide (affiché comme -). Cela signifie que le paramétrage n'a jamais été terminé. Remplissez le journal de ventes avant d'exporter.
• Les paiements sont refusés avec "Non valable : Journal". Le journal de paiement indiqué n'est pas un journal de type "Opérations diverses" / "Général" (type 90). Créez un journal de type 90 dans Exact et remplissez ce code.
• Un client n'a pas de numéro de TVA dans Exact Online. Un client n'est exporté comme assujetti à la TVA que lorsque la fiche client contient des données d'entreprise (un numéro d'entreprise ou de TVA). Complétez les données d'entreprise sur la fiche client dans Fuga si le numéro de TVA doit être transmis.
• Toute la TVA arrive sur un seul compte du grand livre. Fuga comptabilise chaque ligne de TVA sur le compte unique "TVA à payer", quel que soit le taux. Répartir la TVA haute et basse sur des comptes séparés est un paramétrage de routage du côté d'Exact, pas quelque chose que vous configurez dans Fuga.