Fuga kan een bankafschriftbestand inlezen en de binnenkomende overschrijvingen automatisch koppelen aan uw openstaande facturen. Voor elke match registreert Fuga een betaling op de factuur en zet die op betaald. Zo hoeft u overschrijvingen niet één voor één af te punten.
Wat het doet en hoe de koppeling werkt
De koppeling gebeurt op de gestructureerde mededeling die de klant bij de overschrijving gebruikte. Fuga zoekt de openstaande factuur met diezelfde mededeling en boekt de betaling daarop.
Twee bestandsformaten worden ondersteund: CAMT.053 (het ISO 20022 XML-formaat, aanbevolen) en het oudere Belgische CODA-formaat. Beide werken op dezelfde manier. Cash- en kaartbetalingen aan de balie komen nooit in een bankbestand terecht, dus dit gaat enkel over overschrijvingen.
Een bestand importeren
- Ga naar Boekhouding => Acties.
- Kies "CAMT.053-bestand uploaden en verwerken", of "CODA-bestand uploaden en verwerken" voor een .cod-bestand.
- Sleep het bestand in het uploadveld of selecteer het. Voor CODA kunt u ook een .zip met meerdere .cod-bestanden uploaden.
- Bevestig om het bestand te verwerken.
Fuga leest vervolgens elke overschrijving in het bestand en registreert de gekoppelde betalingen.
Het resultaatscherm
Na de verwerking toont Fuga het resultaat in drie tabellen:
- Nieuwe betalingen — overschrijvingen die aan een factuur gekoppeld en als nieuwe betaling geboekt werden.
- Reeds aanwezige betalingen — overschrijvingen die overgeslagen werden omdat de factuur al een identieke betaling had.
- Te hoge betalingen — betalingen die geboekt werden maar de factuur boven het openstaande bedrag brengen. Die facturen krijgen de status "Te veel betaald".
Boven de tabellen kan er per niet-gekoppelde overschrijving een melding staan:
- "Geen factuur aanwezig met gestructureerde mededeling ..." — er werd geen openstaande factuur met die mededeling gevonden, dus er werd niets geboekt. Registreer deze betaling manueel.
- "Meerdere facturen met gestructureerde mededeling ..." — meer dan één factuur draagt die mededeling, dus Fuga boekt niet automatisch. Handel dit manueel af.
Wanneer wordt een betaling overgeslagen als "reeds aanwezig"?
Vóór het boeken controleert Fuga of de factuur al een betaling heeft met exact hetzelfde bedrag én dezelfde datum. Als dat het geval is, wordt de betaling overgeslagen.
Waarom komt een factuur op "Te veel betaald" terecht?
Een factuur verschijnt in de tabel Te hoge betalingen zodra de ingelezen overschrijving het totaal betaalde bedrag boven het factuurbedrag brengt. De betaling wordt wel geregistreerd, met de opmerking "CAMT.053 Te veel betaald: ..." (of "CODA Te veel betaald: ..."). De gebruikelijke oorzaken zijn:
- De factuur was al betaald — via een overschrijving die u manueel registreerde — en hetzelfde bedrag komt daarna nóg eens binnen via het bestand (op een andere datum).
- De overschrijving droeg de verkeerde gestructureerde mededeling en koppelde aan een factuur waartoe ze niet behoorde.
Loop elke factuur onder Te hoge betalingen na en maak de betaling ongedaan die er niet hoort. Open de factuur (Boekhouding => Rapporten => Facturen) of het tabblad Financieel van de klant, klik op het bedrag in de kolom Betaling, zet het op 0,00 en bewaar. Fuga herberekent de factuurstatus dan automatisch. Als de betaling op een andere factuur hoorde, registreer ze daar achteraf met de betaalwijze Overschrijving.