Pour faire un inventaire approfondi, vous pouvez utiliser une feuille de calcul (feuille de calcul dans Excel) pour décrire le stock actuel et pour saisir ou ajuster le nombre d'unités sortantes. Cela peut être fait par les méthodes ci-dessous.
Êtes-vous un cabinet débutant sans lots dans Fuga et souhaitez-vous ajouter des lots en batch pour la première fois? Lisez alors cet article.
Remarque : Si vous utilisez un ordinateur Mac, il y a quelques éléments auquelles il faut faire attention pour que le processus décrit ci-dessous s'exécute correctement. Voici l'article.
Via une feuille de calcul générée par Fuga
Vous accédez au rapport de Stock actuel et vous voyez deux boutons d'exportation dans le coin supérieur droit. Ces fichiers d'exportation vous donnent un aperçu de votre stock actuel dans Fuga (vos lots). Aussi pour les cabinets qui viennent de démarrer avec Fuga et qui n'ont pas encore de stock, c'est une méthode pratique et rapide pour faire l'inventaire.
- À l'aide d'un scanner de codes à barres: avec le bouton 'xls_barcode_stock', vous téléchargez une feuille de calcul qui contient le stock actuel avec le code à barres du lot, le nombre d'unités sortantes, l'unité sortante, le nom du produit, le code CNK et le numéro de lot. Remarque: vous ne devez jamais modifier l'ordre des colonnes dans le fichier d'exportation, car Fuga reconnaît les données en fonction de l'emplacement dans le document.
- Sans scanner de codes à barres(ligne par lot): avec le bouton 'xls_name_lot_stock', vous téléchargez une variante de la feuille de calcul ci-dessus qui contient le stock actuel avec le nom de produit, le numéro de lot, le nombre d'unités sortantes, l'unité sortante et le code CNK. En plus de votre stock actuel, vous verrez des lignes au bas du document pour chaque produit verrouillé et décrit qui n'a pas encore de stock: les produits qui ne contiennent pas de lot non vide. Les numéros de lot sont saisis ici par des points d'interrogation (????), ce qui est particulièrement intéressant pour les cabinets qui effectuent un inventaire initial. Remarque: vous ne devez jamais modifier l'ordre des colonnes dans le fichier d'exportation, car Fuga reconnaît les données en fonction de l'emplacement dans le document.
- Sans scanner de codes à barres (ligne par produit): Vous pouvez également faire un inventaire par produit au lieu de par lot (soit 1 ligne par produit et non 1 par lot, comme expliqué dans option b). Pour cela, allez dans le rapport 'Stock actuel' et puis cochez 'Résumé par produit'. Choisissez ensuite le bouton d'exportation 'xls_name_cnk_stock'. Suivez maintenant les étapes 1, 2, 3 et 4 ci-dessous sans tenir compte des numéros de lots.
- Avec la feuille de calcul, vous pouvez vous retirer dans la salle de stockage (avec ordinateur portable ou tablette) pour faire l'inventaire. Pour faire cela, recherchez d'abord le produit via le code-barres ou le nom, selon la feuille de calcul avec laquelle vous travaillez. Dans la ligne correspondante, vous remplacez ensuite le nombre d'unités sortantes dans le document par le nombre d'unités sortantes réellement en stock. Pour les produits qui n'ont pas encore de lots dans le document (????), vous ne pouvez saisir que le nombre d'unités sortantes ou le nombre d'unités et le numéro de lot. Les deux méthodes fonctionneront.
- Vous effectuez cette opération pour tous les produits que vous avez en stock.
- Sauvegardez ensuite le document et téléchargez-le dans Fuga via l'action Comparer le stock dans Fuga avec le stock dans une feuille de calcul sous l'onglet Stock. Et confirmer la modification que vous avez fait pour chaque produit.
- Remarque (1): si vous souhaitez comparer l'inventaire de la feuille de calcul avec un momment dans le passé (option 'Stock historique' dans le formulaire ci-dessus) car vous avez besoin de plusieurs jours pour remplir la feuille de calcul, il est préférable de partir du rapport « Stock actuel », dans lequel l'option « par produit » est cochée (cela évite les conflits que Fuga ne peut pas résoudre, par exemple une correction négative sur un lot qui est maintenant vide).
- Remarque (2): Parfois, il arrive qu'Excel (ou des programmes similaires) enregistre le document au format .csv, qui manipule le document d'origine. Il est préférable de choisir .xls, .xlsx ou un format similaire.
- Remarque (3): L'heure d'adaptation du stock est toujours 00.00h. Nous vous conseillons de faire un inventaire, soit très tôt, soit très tard dans la journée quand les mouvements de stock sont au minimum.
- Fuga vous montre ensuite une comparaison entre la feuille de calcul et le stock qui était déjà dans Fuga. Vous obtenez un aperçu des différences où vous pouvez immédiatement changer les lots dans Fuga. Cette comparaison peut être effectuée par dépôt.
Tant lors de la création des fichiers d'exportation que lors de la comparaison avec le stock de Fuga, vous pouvez filtrer par dépôt et par type de produit. Si un dépôt ou un type de produit a été sélectionné dans le rapport Stock actuel, ils seront également indiqués dans le nom de fichier du fichier d'exportation.
Remarque 1: Vous pouvez choisir de n'inventorier qu'une partie de la liste de produits et de vérifier les produits marqués par marquage. Cela peut facilement être fait en filtrant 'Marquage' en demandant le rapport du stock actuel. Veuillez noter que lors du téléchargement de la feuille de calcul via l'action "Comparer le stock dans Fuga au stock dans la feuille de calcul", vous remplissez également à nouveau la même marquage.
Remarque 2: Lors du téléchargement de la feuille de calcul pour comparer le stock, vous pouvez choisir de l'importer à une date dans le passé. Fuga prend alors en compte les ajustements de stocks après la date choisie.
Via une feuille de calcul vide:
- Vous ouvrez une feuille de calcul vide (un document Excel) et entrez le code-barres du produit dans la première colonne. Placez votre curseur dans la bonne case et numérisez le code-barres avec un lecteur de codes-barres. Dans la deuxième colonne du fichier Excel, saisissez le nombre d'unités sortantes du produit encore présent dans le stock. Notez que la première ligne de la feuille de calcul est ignorée, de sorte que vous pouvez y placer des titres de colonne significatifs.
- Après avoir suivi ces étappes pour tous les produits, vous pouvez enregistrer le fichier (attention: le nom du fichier doit toujours commercer par 'barcodeStock_ ') et le télécharger dans Fuga via l'action Comparez le stock dans Fuga avec le stock dans une feuille de calcul sous l'onglet Stock. (attention: la régularisation du stock sere enregistrée à 00.00h du jour en question.) Fuga vous montre ensuite une comparaison entre votre fichier et le stock déjà présent dans Fuga. Vous obtenez un aperçu des différences pour modification immédiate des lots dans Fuga. Cette comparaison peut également être effectuée par dépôt.