Attention : les modifications en masse effectuées via des fichiers Excel ont un impact immédiat sur votre système Fuga.


Les erreurs résultant d'un traitement en masse peuvent être irréversibles. Nous vous recommandons vivement d'effectuer ces opérations dans un environnement de test (https://sonetas-test4.eu/fuga) au préalable et de procéder aux modifications dans votre système Fuga de production uniquement après une vérification approfondie.


Souhaitez-vous modifier un paramètre pour tous vos clients en une seule fois, ou ajouter une longue liste de nouveaux clients d'un coup ? Avec l'action Mettre à jour les clients via une feuille de calcul, vous exportez tous vos clients vers un fichier Excel, vous les modifiez à cet endroit et vous rechargez le fichier. Fuga traite alors toutes les modifications en une seule opération.


Où trouver cette fonction ?

Rendez-vous dans Consultation => Actions => Mettre à jour les clients via une feuille de calcul. L'action n'est disponible que pour les utilisateurs disposant d'un profil administrateur.

Une fenêtre s'ouvre avec trois étapes : exporter, modifier, importer.


Étape 1 — Exporter tous les clients vers Excel

Cliquez sur le bouton Exporter tous les clients vers Excel. Fuga crée un fichier Excel contenant tous vos clients. Aucun filtre n'est appliqué : il s'agit toujours de la liste complète. Conservez toujours une copie de ce fichier exporté afin de disposer d'une sauvegarde des données dans leur état d'origine.

Chaque donnée figure dans une colonne distincte. Les en-têtes de colonnes sont en anglais, par exemple Client id, Client number, Last name, City, Is company, Direct debit enabled. Les champs à choix apparaissent sous forme de liste déroulante dans laquelle vous sélectionnez une valeur, les champs oui/non contiennent les valeurs true ou false, et les champs vides dans Fuga apparaissent comme une cellule vide.


Étape 2 — Effectuer les modifications dans le fichier Excel

Ouvrez le fichier exporté et modifiez les informations clients là où c'est nécessaire. Quelques consignes :

  • Conservez les en-têtes de colonnes exactement tels qu'ils ont été exportés. L'ordre des colonnes n'a pas d'importance.
  • Vous ajoutez un nouveau client avec une nouvelle ligne sans Client id. Complétez alors au minimum Last name, City et une coordonnée de contact (et Client number si votre cabinet utilise une numérotation manuelle des clients).
  • Les colonnes que vous ne souhaitez pas modifier peuvent être supprimées du fichier.
  • Un client n'est mis à jour ou créé que si la ligne ne contient aucune valeur invalide.

Si vous transformez un client en entreprise ou si vous activez la domiciliation, des champs supplémentaires sont obligatoires :

  • Pour Is company = « yes », vous devez également compléter Company name et VAT number.
  • Pour Direct debit enabled = « yes », vous devez également compléter Direct debit (IBAN), Start date direct debit, Direct debit mandate Id et Pays by direct debit.

Enregistrez le fichier au format Excel lorsque vous avez terminé.


Attention : régler le paramètre « is company » sur « non » supprimera les informations relatives à l'entreprise du client. Cette colonne ne doit être modifiée que pour les nouveaux clients !


Étape 3 — Importer le fichier

Faites glisser le fichier dans la fenêtre ou utilisez le bouton Sélectionnez un fichier, puis cliquez sur Importer feuille de calcul. Fuga traite chaque ligne séparément, de sorte que les clients valides sont importés même si une erreur figure ailleurs.


Comment Fuga traite votre fichier

Client existant ou nouveau client :

  • Si un Client id est renseigné, Fuga met à jour ce client existant. Si le Client id n'existe pas, la ligne est refusée.
  • Si le Client id est vide, Fuga crée un nouveau client.

Cellules vides : si une colonne figure dans le fichier et que vous laissez une cellule vide, Fuga efface cette valeur chez le client. Les colonnes que vous avez entièrement supprimées du fichier restent inchangées.

Coordonnées de contact : par type (Contact (e-mail), Contact (mobile), ...), vous pouvez indiquer plusieurs valeurs, séparées par une virgule. La liste que vous indiquez remplace les coordonnées de contact existantes de ce type.

Domiciliation et informations d'entreprise : si Direct debit enabled ou Is company est réglé sur « yes », Fuga crée ou met à jour ces données ; si la colonne est réglée sur « no », Fuga supprime ces données. Si vous omettez complètement la colonne, tout reste inchangé.

Numéro de client : avec la numérotation automatique, un Client number figurant dans le fichier est ignoré ; avec la numérotation manuelle, il est repris.


Résultat de l'importation

Après l'importation, Fuga affiche un aperçu des lignes qui n'ont pas pu être importées. Pour chaque ligne refusée, vous voyez le numéro de ligne, le numéro de client et le motif. Quelques exemples :

  • Client id n'existe pas dans Fuga
  • une donnée obligatoire manque pour enregistrer le client (par ex. Last name, City, Company name ou une coordonnée de contact)
  • un champ à choix contient une valeur qui ne figure pas dans la liste déroulante
  • un champ oui/non contient autre chose que true ou false
  • une valeur est trop longue, ou un numéro de TVA est invalide

Vous voyez ainsi immédiatement quelles lignes vous devez corriger, et vous pouvez ensuite réimporter le fichier.


Important

Les clients qui figuraient dans l'export mais que vous supprimez du fichier ne sont pas supprimés de Fuga. Omettre une ligne est donc sans risque.