Onder Instellingen => Praktijkgegevens => Boekhouding kunt u de betalingstermijn aanpassen; op basis hiervan detecteert Fuga der vervallen facturen.
- Om betalingsherinneringen te maken gaat u eerst naar het rapport Laatbetalers of Laatbetalers (filter) onder de tab Boekhouding. Hier kunt u per laatbetaler een herinnering maken door op het icoon 'Herinnering maken' (
) te klikken. U kunt hetzelfde doen onder de tab 'Financieel' in de klantenfiche. U krijgt ook de mogelijkheid om dossierkosten toe te voegen. - Vervolgens kunt u de herinnering versturen naar de klant: net na u een herinnering heeft gemaakt in het rapport Laatbetalers onder de tab Boekhouding, vanuit de tab 'Financieel' in de klantenfiche of vanuit het rapport Betalingsherinneringen onder de tab Boekhouding.
- U kunt achteraf de factuur of ontvangstbewijs met betalingsherinnering afpunten vanuit de tab 'Financieel' in de klantenfiche, vanuit het rapport Onbetaalde facturen/ontvangstbewijzen of vanuit het rapport Onbetaalde facturen/ontvangstbewijzen met derde betaler.
Hoe maak ik eigen betalingsherinneringen aan?
Fuga heeft een standaard betalingsherinnering in 3 talen. Als de standaard herinnering niet voldoet aan uw eisen, kunt u zelf eenvoudig een variant van de betalingsherinnering maken door een nieuwe template aan te maken gebaseerd op de bestaande standaard betalingsherinnering. Het is in deze context belangrijk dat u de 'Bestemming/context' op 'Klant' zet, als bestandstype kiest u 'Betalingsherinnering' en als opmaak 'Rijke tekst'. Lees hier hoe u een eigen template maakt.
Als u de standaard template bekijkt, zult u zien dat er een aantal nieuwe parameters gebruikt worden: $RTFinReminderTable$, $finReminderDossierCostWarning$, $finReminderNumber$, $finReminderDate$, $finReminderSigner$, $finReminderNote$. De parameter $RTFinReminderTable$ genereert de tabel met openstaande facturen/ontvangstbewijzen. De parameter $finReminderDossierCostWarning$ genereert een tekst als u bij de aanmaak van de betalingsherinnering gekozen hebt voor 'Waarschuwing dossierkosten'.
Onder Instellingen => Praktijkgegevens => Boekhouding => Betalingsherinnering stelt u in welke template u wilt gebruiken. Indien u ook een nota wil toevoegen om bijvoorbeeld de nummers van de facturen/ontvangstbewijzen te vermelden op de overschrijving, kan dit de betrokken factuurnummers oproepen met de parameter $finReminderInvolvedNumbers$.
Hoe zoek ik betalingsherinneringen?
U kunt één of meerdere betalingsherinneringen opzoeken vanuit de tab Boekhouding. In dat geval zult u in de balk onder het hoofdmenu een dropdownmenu en een zoekveld zien, waar u eerst 'Betalingsherinnering' selecteert en vervolgens de exacte zoekterm(en) of een deel van de zoekterm(en) opgeeft. U kunt ook gebruikmaken van de asterisk (*) in de zoekterm: die geeft u een lijst van alle betalingsherinneringen. In deze tabel verschijnen er snelkoppelingen bij elke betalingsherinnering - van hieruit kunt u bijvoorbeeld rechtstreeks de betalingsherinnering bewerken, als betaald zetten, downloaden of e-mailen. En om een betalingsherinnering te openen, klikt u op het 'Tonen'-icoon (
).
Vanuit deze lijst kunt u de betalingsherinnering ook versturen.
Onbetaalde betalingsherinneringen
Met het rapport Onbetaalde betalingsherinneringen (dossierkosten) krijgt u een overzicht van alle onbetaalde betalingsherinneringen met dossierkosten. Bij een betalingsherinnering bestaat de mogelijkheid om een dossierkosten aan te rekenen. Onder deze tab kunt u onmiddellijk een overzicht opvragen van alle betalingsherinneringen waarvan de dossierkosten nog niet betaald zijn.
