Onder Instellingen => Praktijkgegevens => Boekhouding kunt u de betalingstermijn aanpassen; op basis hiervan detecteert Fuga der vervallen facturen.
- Om betalingsherinneringen te maken gaat u eerst naar het rapport Laatbetalers of Laatbetalers (filter) onder de tab Boekhouding. Hier kunt u per laatbetaler een herinnering maken door op het icoon 'Herinnering maken' (
) te klikken. U kunt hetzelfde doen onder de tab 'Financieel' in de klantenfiche. U krijgt ook de mogelijkheid om dossierkosten toe te voegen. - Vervolgens kunt u de herinnering versturen naar de klant: net na u een herinnering heeft gemaakt in het rapport Laatbetalers onder de tab Boekhouding, vanuit de tab 'Financieel' in de klantenfiche of vanuit het rapport Betalingsherinneringen onder de tab Boekhouding.
- U kunt achteraf de factuur of ontvangstbewijs met betalingsherinnering afpunten vanuit de tab 'Financieel' in de klantenfiche, vanuit het rapport Onbetaalde facturen/ontvangstbewijzen of vanuit het rapport Onbetaalde facturen/ontvangstbewijzen met derde betaler.
Hoe maak ik eigen betalingsherinneringen aan?
Fuga heeft een standaard betalingsherinnering in 3 talen. Als de standaard herinnering niet voldoet aan uw eisen, kunt u zelf eenvoudig een variant van de betalingsherinnering maken door een nieuwe template aan te maken gebaseerd op de bestaande standaard betalingsherinnering. Het is in deze context belangrijk dat u de 'Bestemming/context' op 'Klant' zet, als bestandstype kiest u 'Betalingsherinnering' en als opmaak 'Rijke tekst'. Lees hier hoe u een eigen template maakt.
Als u de standaard template bekijkt, zult u zien dat er een aantal nieuwe parameters gebruikt worden: $RTFinReminderTable$, $finReminderDossierCostWarning$, $finReminderNumber$, $finReminderDate$, $finReminderSigner$, $finReminderNote$. De parameter $RTFinReminderTable$ genereert de tabel met openstaande facturen/ontvangstbewijzen. De parameter $finReminderDossierCostWarning$ genereert een tekst als u bij de aanmaak van de betalingsherinnering gekozen hebt voor 'Waarschuwing dossierkosten'.
Onder Instellingen => Praktijkgegevens => Boekhouding => Betalingsherinnering stelt u in welke template u wilt gebruiken. Indien u ook een nota wil toevoegen om bijvoorbeeld de nummers van de facturen/ontvangstbewijzen te vermelden op de overschrijving, kan dit de betrokken factuurnummers oproepen met de parameter $finReminderInvolvedNumbers$.
Hoe zoek ik betalingsherinneringen?
U kunt één of meerdere betalingsherinneringen opzoeken vanuit de tab Boekhouding. In dat geval zult u in de balk onder het hoofdmenu een dropdownmenu en een zoekveld zien, waar u eerst 'Betalingsherinnering' selecteert en vervolgens de exacte zoekterm(en) of een deel van de zoekterm(en) opgeeft. U kunt ook gebruikmaken van de asterisk (*) in de zoekterm: die geeft u een lijst van alle betalingsherinneringen. In deze tabel verschijnen er snelkoppelingen bij elke betalingsherinnering - van hieruit kunt u bijvoorbeeld rechtstreeks de betalingsherinnering bewerken, als betaald zetten, downloaden of e-mailen. En om een betalingsherinnering te openen, klikt u op het 'Tonen'-icoon (
).
Vanuit deze lijst kunt u de betalingsherinnering ook versturen.
Onbetaalde betalingsherinneringen
Met het rapport Onbetaalde betalingsherinneringen (dossierkosten) krijgt u een overzicht van alle onbetaalde betalingsherinneringen met dossierkosten. Bij een betalingsherinnering bestaat de mogelijkheid om een dossierkosten aan te rekenen. Onder deze tab kunt u onmiddellijk een overzicht opvragen van alle betalingsherinneringen waarvan de dossierkosten nog niet betaald zijn.
Nieuwe template voor betalingsherinneringen
Vanaf 25/09/2024 is er een nieuwe template voor betalingsherinneringen beschikbaar. Deze update komt voort uit de recente verstrenging van de Belgische regelgeving met betrekking tot betalingsherinneringen. Het is nu wettelijk verplicht om specifieke termen en informatie op te nemen in uw herinnering om rechtsgeldig een schadebeding te kunnen eisen bovenop het verschuldigde bedrag bij laattijdige betalingen.
Voor een uitgebreide toelichting op de wettelijke vereisten kunt u de brochure van Trivion raadplegen die onderaan dit artikel staat. Deze brochure biedt gedetailleerde informatie over de regelgeving en helpt u bij het correct opstellen van uw betalingsherinneringen.
Om het bedrag van het schadebeding te berekenen dat u wettelijk mag eisen, afhankelijk van de hoogte van de schuld, kunt u de bijgevoegde Excel-tool gebruiken (ook dit bestand is onderaan het artikel te vinden). Deze tool helpt u om snel en eenvoudig de juiste toeslag te bepalen volgens de geldende Belgische wetgeving.
Door deze nieuwe template te gebruiken en de berekening van het schadebeding correct toe te passen, voldoet u aan de Belgische wetgeving en beschermt u uzelf tegen mogelijke juridische complicaties.