U kunt een kredietnota aanmaken via de functie Kredietnota toevoegen onder de tab Boekhouding. Of u kunt rechtstreeks in de klantenfiche een kredietnota toevoegen onder 'Financieel'. Een nieuw scherm komt tevoorschijn, waar u de verschillende gegevens invult met betrekking tot de kredietnota.
Om daarnaast één of meerdere kredietnota's op te zoeken, moet u in de tab Boekhouding zitten. In de balk onder het hoofdmenu zult u een dropdownmenu en een zoekveld zien, waar u eerst 'Kredietnota' selecteert en vervolgens de exacte zoekterm(en) of een deel van de zoekterm(en) opgeeft. U kunt ook gebruikmaken van de asterisk (*) in de zoekterm: die geeft u een lijst van alle kredietnota's.
In deze tabel verschijnen er enkel snelkoppelingen bij elke klant - van hieruit kunt u bijvoorbeeld rechtstreeks de kredietnota bewerken, als betaald zetten, downloaden of e-mailen. En om een kredietnota te openen, klikt u op het 'Tonen'-icoon (
). Om een lijst te krijgen van alle kredietnota's kunt u ook het rapport Kredietnota's onder de tab Boekhouding opvragen.
Met de actie Kredietnota verwijderen kunt u een kredietnota verwijderen.
Onbetaalde kredietnota's
In de tab Boekhouding kunt u een rapport van Onbetaalde kredietnota's opvragen. Per rij kunt u de kredietnota downloaden of e-mailen.
Factuur (deels) afpunten tov een kredietnota
Wanneer u van een factuur een kredietnota heeft gemaakt, kan u de factuur markeren als betaald met betaalwijze 'Kredietnota'.
U dient tevens de kredietnota af te punten met als betaalwijze 'Factuur'
er kunnen zich 3 situaties voordoen:
- bedrag kredietnota kleiner dan bedrag factuur: registreer op de factuur een betaling type 'kredietnota' twv het bedrag kredietnota. Het openstaand saldo van de factuur kan dan op een andere betaalwijze verrekend worden. U dient de kredietnota volledig af te punten onder betaalwijze factuur.
- bedrag kredietnota identiek aan bedrag factuur: u boekt de volledige factuur af op betaalwijze kredietnota, de kredietnota boekt u volledig af op betaalwijze factuur
-bedrag kredietnota is groter dan bedrag factuur: u boekt de factuur volledig af op betaalwijze kredietnota. de kredietnota boekt u deels af met betaalwijze factuur. er ontstaat een 'tegoed' bij de klant. Deze kan u dan laten openstaan naar toekomstig gebruik, of een extra betaling boeken onder een andere betaalwijze, bv in contanten of via terugstorting (overschrijving).