Onder de pagina Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Publieke agenda kunt u alles beheren met betrekking tot de publieke agenda en de online afspraken. U kunt dus instellen hoe en wanneer klanten zelf afspraken kunnen inplannen, tonen of annuleren.


Algemene instellingen

  • Afspraak wijzigbaar tot N uur voor afspraak - Bepaalt tot wanneer een klant een afspraak kan wijzigen of verwijderen.
  • Afspraak aanmaken tot N uur voor afspraak - Bepaalt tot wanneer een klant een afspraak kan toevoegen.
  • Praktijk informeren via e-mail - Hier kunt u bepalen of u via e-mail op de hoogte gehouden wilt worden wanneer er een online afspraak is gemaakt.
  • Mag klant dierenarts kiezen? - Hier kunt u bepalen of de gebruiker zelf de dierenarts mag kiezen bij het inplannen van een online afspraak.
  • Berekende sloten laten aansluiten aan andere afspraken - Wanneer deze optie aangevinkt is, zal bij de berekening van de sloten de starttijd van een mogelijk slot onmiddellijk aansluiten op bestaande afspraken in het blok, zodat er geen gaten gecreëerd worden. Een voorbeeld: stel dat u een publiek blok heeft van 9u00 tot 12u00 en uw praktijk heeft één afspraaktype met een duurtijd van 30 minuten. In het geval u zelf een afspraak inplant van 9u00 tot 9u20 dan zal het eerst mogelijke slot voor de gebruikers van myPets van 9u20 tot 9u50 zijn. Het berekende slot sluit dus aan op reeds ingeplande afspraken. In het geval de optie is afgevinkt blijft de berekening van de sloten ongewijzigd. In het bovenstaande voorbeeld zou het eerst mogelijke slot dan van 9u30 tot 10u00 zijn, waardoor de tijd tussen 9u20 en 9u30 ongebruikt blijft.
  • Beschrijving - Hiermee kunt u de klant informeren over richtlijnen die hij in acht moet nemen bij het maken van een afspraak. Dat kan eventueel in meerdere talen. Het bericht wordt in myPets getoond onder de titel 'Afspraak maken'. Voorbeeld: 'Gelieve ons telefonisch te contacteren als u een afspraak wilt maken voor een operatie.'
  • Getoonde afspraken (filter op type/status) - Deze instellingen hebben betrekking tot welke afspraaktypes er in myPets getoond worden aan de klant. Dat houdt echter niet in dat de klant die types zelf kan inplannen of kiezen: ze worden enkel weergegeven aan de klant als de afspraak die specifieke status heeft. Afgelopen afspraken worden sowieso slechts één jaar lang weergegeven. Als u de status van een afspraak verandert naar een status die volgens uw instellingen niet meer getoond mag worden, dan zal die afspraak verdwijnen uit de klant zijn/haar getoonde afspraken. In deze context is het belangrijk om te onthouden dat, indien u een bepaalde filter uitvinkt, er geen enkele afspraak van die filter getoond zal worden. Ook al is er een andere filter aangevinkt waaraan de afspraak wel voldoet. Voorbeeld: als u een afspraak van de status 'Afspraak online' met type 'Operatie' heeft, is het noodzakelijk dat beide filters (status 'Afspraak online' en type 'Operatie') geactiveerd staan. Anders zal de desbetreffende afspraak niet verschijnen.


Hoe kan ik mijn agenda beschikbaar maken voor online afspraken?


Types aanmaken


Het is mogelijk om meerdere types voor afspraken toe te voegen. Dat doet u op de pagina Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Agenda in de tabel 'Afspraaktype'. Het type kunt u ingeven in drie talen en u kunt optioneel een dierklasse en -soort ingeven. Zo kunt u bijvoorbeeld meer tijd rekenen voor paarden dan voor katten of honden.



Lees er hier alles over.


Sloten openzetten


Via de tabel van de Publieke agenda kunt u duidelijk maken wanneer u beschikbaar bent voor afspraken, met het toevoegen van vrije sloten. In deze tabel kunt u ofwel een enkel ('Toevoegen') of een terugkerend slot ('Meerdere toevoegen')  openstellen.


In het formulier geeft u alle details in van de afspraakblokken: wanneer, wie en waar. U koppelt een afspraakblok ook aan één of meerdere afspraaktypes die u eerder heeft aangemaakt. De klant zal de blokken te zien krijgen afhankelijk van het type dat hij/zij selecteert voor dat blok. Merk op dat als u afspraaktypes toevoegt deze niet automatisch in de reeds bestaande afspraakblokken worden toegevoegd. Dat moet u zelf doen, anders zijn deze afspraaktypes pas beschikbaar bij nieuwe afspraakblokken, mogelijk ver in de toekomst.




U kunt een maximum getoonde vrije minuten instellen. De bedoeling hiervan is om de gemaakte afspraken gegroepeerd te houden en springuren te vermijden. Voorbeeld: u voegt een slot toe op maandag van 9u tot 18u, met een standaard duur van 20 minuten en het 'Maximum getoonde vrije minuten' op 120. Initieel zullen enkel de 6 sloten tussen 9u en 11u getoond worden in myPets. Zodra er een afspraak gemaakt wordt, zal het volgende slot, van 11u tot 11u20, getoond worden. Et cetera.


De momenten waarop u uw agenda heeft opengesteld voor online afspraken worden in de Fuga-agenda aangeduid met een blauwe kleur. Op die manier kunt u visueel inschatten wanneer er nog afspraken geboekt kunnen worden. Als er meerdere afspraaktypes aan het blok gekoppeld die verschillende lengtes hebben, worden de individuele sloten getoond van het kortste afspraaktype. Via het myPets-logo () bovenaan in de agenda kunt u rechtstreeks naar de publieke agenda gaan.


De afspraakblokken worden voor de eerstvolgende 8 weken langs de gebruikerskant getoond.


Via de actie Afsprakenblok zoeken kunt u in één keer meerdere afsprakenblokken opzoeken en eventueel verwijderen.