Introductie
Fuga kan automatisch bijhouden wanneer een dier opnieuw behandeld moet worden (vaccinatie, anticonceptie, productbehandeling, etc.). Op basis hiervan kunt u herinneringen versturen naar uw klanten — automatisch of manueel.
Stap 1: Herinneringen configureren via protocols
Herinneringen zijn gekoppeld aan protocols in Fuga. Wanneer u een protocol toepast tijdens een consultatie, wordt er automatisch een behandelingsstatus aangemaakt bij het dier.
Een protocol instellen voor herinneringen:
- Ga naar Instellingen → Protocols
- Open het protocol of maak een nieuw protocol aan
- Kies het juiste type: 'Vaccinatie', 'Anticonceptie', 'Productbehandeling' of 'Andere behandeling'
- Stel de herinneringsperiode in (bijv. 12 maanden voor jaarlijkse vaccinatie)
- Koppel eventueel een rappelbrief-template aan het protocol
- Sla het protocol op
? Lees hier hoe u een protocol toevoegt
Resultaat: Wanneer u dit protocol toepast bij een dier, onthoudt Fuga automatisch wanneer de volgende behandeling verwacht wordt.
Stap 2: Herinneringen versturen
U heeft twee opties om herinneringen te versturen:
| Methode | Geschikt voor | Werking |
|---|---|---|
| Automatisch | Klanten met e-mailadres | Fuga verstuurt dagelijks automatisch |
| Manueel | Klanten per post of specifieke selecties | U verstuurt zelf via rapport |
Optie 1: Automatisch versturen via e-mail (aanbevolen) ✨
Voordelen:
- Geen manuele acties meer nodig
- Herinneringen worden nooit vergeten
- Werkt ook voor MyPets-gebruikers
Hoe werkt het?
- Elke dag tussen 20:30 en 21:00 verstuurt Fuga automatisch herinneringen
- Vaccinatieherinneringen: 14 dagen vóór de verwachte datum
- Productbehandelingen: 2 dagen vóór de verwachte datum
Activeren:
- Ga naar Instellingen → Praktijkvoorkeuren
- Klik op het tabblad "Behandelingsherinneringen"
- Klik op het potloodje
- Vink uw voorkeur contactmethodes aan (opgelet, SMS kost geld)
- Sla op
*myPets en sms enkel beschikbaar indien geactiveerd
Uitgebreide uitleg over automatische herinneringen
Werkt ook zo voor MyPets gebruikers!
Optie 2: Manueel versturen via rapport "Verwachte behandelingen"
Gebruik deze methode voor:
- Klanten die herinneringen per post wensen
- Specifieke selecties of eenmalige acties
- Klanten zonder e-mailadres
Hoe werkt het?
- Ga naar Consultatie → Alle rapporten → Verwachte behandelingen
- Stel de gewenste periode in
- Het rapport toont alle dieren met een verwachte behandeling in die periode
Versturen:
- Klik op @ voor e-mail
- Klik op de enveloppe voor brieven per post
- Klik op het tekstballonnetje voor SMS
Klanten met een groene achtergrond bij het icoon hebben aangegeven dat ze communicatie via dat kanaal wensen.
Brieven genereren:
- Klik op het enveloppe-icoon
- Fuga toont alle klanten die per brief benaderd moeten worden (met vinkje)
- Klik onderaan op "Brief"
- Alle brieven worden gegenereerd in één PDF om af te drukken
Templates aanpassen
Fuga bevat standaard rappelbrieven, maar u kunt eigen varianten aanmaken:
- Ga naar Instellingen → Templates
- Maak een nieuwe template aan of pas een bestaande aan
- Koppel de template aan het gewenste protocol
Lees hier hoe u templates aanpast
Behandelingsstatus beheren
Manueel aanmaken of wijzigen:
U kunt de behandelingsstatus van een dier ook handmatig beheren:
- Open de dierenfiche
- Ga naar "Status behandelingen"
- Voeg een behandelingsstatus toe of wijzig een bestaande
Let op: bij handmatig toevoegen gaan er geen producten uit uw stock.
Herberekenen van verwachte behandelingen:
- Ga naar Consultatie → Acties → Toon alle acties
- Onder "Afspraken" kunt u de verwachte behandelingsdatum herberekenen
⚠️ Opgelet: Rappels die na herberekening in het verleden zouden vallen, worden ingepland op dag van herberekening + 14 dagen.
Voor welke dieren worden herinneringen verstuurd?
Alle dieren met de status 'Normaal', 'Normaal 2' of 'Normaal 3' komen in aanmerking voor herinneringen.