Wat zijn templates?
Templates zijn herbruikbare documenten die Fuga automatisch invult met gegevens van de klant, het dier of de consultatie. U maakt een template eenmalig aan en past het daarna toe wanneer u dat nodig hebt.
Fuga heeft zowel standaard templates (meegeleverd door Sonetas, niet rechtstreeks aanpasbaar) als de mogelijkheid om eigen praktijktemplates aan te maken.
Types templates
| Type | Gebruik |
|---|---|
| Brief | Afdrukbare of digitale documenten: verslagen, contracten, herinneringen, verwijsbrieven. Wordt ook gebruikt als template voor e-mail-herinneringen (rappels) — u hoeft daarvoor geen apart E-mail-template aan te maken. |
| Tekstveld | Vrij invoerbaar tekstveld zonder opmaak, gebruikt voor vaste tekstblokken (bv. anamnese-sjablonen, notities) |
| Berichttekst voor e-mailcommunicatie naar klanten | |
| SMS | Berichten voor sms-communicatie |
| Tekening | Klinische tekeningen: tandheelkunde, dermatologie, oogheelkunde, neurologie |
Eigen template aanmaken
- Ga naar Instellingen.
- Klik op Template toevoegen onder Acties.
- Geef de template een naam (uniek binnen uw praktijk).
- Kies de taal (Nederlands, Frans, Engels, of leeg voor alle talen). De taal bepaalt voor welke klanten de template beschikbaar is.
- Kies het type template (zie tabel hierboven).
- Kies de bestemming — dit bepaalt welke variabelen beschikbaar zijn en waar de template in Fuga kan worden gebruikt (zie hieronder).
- Kies de opmaak(enkel voor type Brief):
- Eenvoudig — drie tekstvelden (links boven, rechts boven, inhoud)
- Rich text — HTML-editor met opmaak, tabellen en afbeeldingen
- Vul optioneel Gebaseerd op in om een bestaande template als startpunt te gebruiken. Let op: de bestemming wordt niet overgenomen — stel die zelf in.
- Vul de bestandsnaam-template in, bijvoorbeeld:
Verslag_$clientFirstName$_$clientLastName$. - Schrijf de inhoud van uw template en voeg variabelen in (zie hieronder).
- Klik op Opslaan.
Bestemmingen (context)
De bestemming bepaalt welke variabelen u kunt gebruiken én waarvoor de template beschikbaar is:
| Bestemming | Beschikbare variabelen |
|---|---|
| Praktijk | Praktijkgegevens |
| Klant | Klantgegevens + praktijkgegevens |
| Dier | Dier-, klant- en praktijkgegevens |
| Consultatie | Consultatie-, dier-, klant- en praktijkgegevens |
| Afspraak | Agenda-, dier-, klant- en praktijkgegevens |
| Verkoop | Producten, doseringen |
| Communicatie | Gesprekverslagen |
Belangrijk — valkuil bij meerdere bestemmingen: als u meerdere bestemmingen aanvinkt, valideert Fuga elke variabele in uw template tegen elke geselecteerde bestemming. Gebruikt u een variabele die niet beschikbaar is in één van de bestemmingen, dan blokkeert Fuga het opslaan met een oranje foutmelding, bv. $clientStreetAndNumber$ (Onbekend Persoon).
Praktische tip: vink alleen de bestemmingen aan die u écht nodig hebt:
- Brief over een dier aan een klant (met klant- én diervariabelen) → vink alleen Dier aan. Dit geeft automatisch toegang tot praktijk-, klant- én diergegevens tegelijk.
- Consultatieversag → vink alleen Consultatie aan. Dit geeft ook toegang tot dier-, klant- en praktijkgegevens.
- Afspraakbevestiging → vink alleen Afspraak aan.
Variabelen
Schrijf variabelen tussen dollartekens: $variabelenaam$. Fuga vervangt ze automatisch bij het aanmaken van het document. Via de knop Info in de template ziet u alle beschikbare variabelen per bestemming.
Veelgebruikte variabelen
Praktijk
| Variabele | Resultaat |
|---|---|
$practiceName$ | Naam van de praktijk |
$practicePhone$ | Telefoonnummer |
$practiceEmail$ | E-mailadres |
$practiceStreetAndNumber$ | Straat en huisnummer |
$practiceZip$ | Postcode |
$practiceCity$ | Gemeente |
Klant
| Variabele | Resultaat |
|---|---|
$clientFirstName$ | Voornaam klant |
$clientLastName$ | Achternaam klant |
$clientName$ | Volledige naam klant |
$clientEmail$ | E-mailadres klant |
$clientPhone$ | Telefoonnummer klant |
$clientAddress$ | Volledig adres |
Dier
| Variabele | Resultaat |
|---|---|
$patientName$ | Naam van het dier |
$patientSpecies$ | Soort |
$patientBreed$ | Ras |
$patientDateOfBirth$ | Geboortedatum |
$patientTransponder$ | Chipnummer |
$patientAge$ | Leeftijd |
$lastWeight$ | Laatste gewicht |
Consultatie
| Variabele | Resultaat |
|---|---|
$anamnesis$ | Anamnese |
$clinicalExamination$ | Klinisch onderzoek |
$clinicalExaminationDetail$ | Gedetailleerd klinisch onderzoek |
$diagnosis$ | Diagnose |
$diffDiagnosis$ | Differentiaaldiagnose |
$therapy$ | Therapie |
$posologyApplied$ | Toegepaste posologie / medicatie |
$followup$ | Opvolging |
$prognosis$ | Prognose |
$referringVetFirstName$ | Voornaam doorverwijzende dierenarts |
$referringVetLastName$ | Achternaam doorverwijzende dierenarts |
$referringVetPhone$ | Telefoon doorverwijzende dierenarts |
$referringVetEmail$ | E-mail doorverwijzende dierenarts |
Ingelogde gebruiker
| Variabele | Resultaat |
|---|---|
$personLoggedInTitle$ | Titel (dr., drs., ...) |
$personLoggedInFirstName$ | Voornaam |
$personLoggedInLastName$ | Achternaam |
Datum
| Variabele | Resultaat |
|---|---|
$dateToday$ | Datum van vandaag |
$dateTodayPlus7$ | Datum over 7 dagen |
$dateTodayPlus30$ | Datum over 30 dagen |
U kunt elke waarde van 1 t.e.m. 360 gebruiken, bv. $dateTodayPlus90$ voor een controle over 3 maanden.
Afbeelding-plaatshouders
In een Brief met Rich text-opmaak kunt u ook afbeeldingen automatisch invoegen via het menu in de editor:
- Praktijklogo
- Handtekening van de ingelogde dierenarts
- Dierfoto
- Barcode klant / barcode dier
- Gewichtscurve dier
- Klinische tekening (tandheelkunde, dermatologie, oogheelkunde, neurologie)
Template gebruiken
Eenmaal aangemaakt kunt u uw template op verschillende plaatsen in Fuga gebruiken:
- Vanuit de dierfiche => tabblad Documenten => Nieuw document
- Vanuit een consultatie (voor consultatieverslagen en verwijsbrieven)
- Vanuit een afspraak (voor afspraakvervolgbrieven)
- Vanuit de klantenfiche (voor algemene klantcommunicatie)
- Vanuit het Docu center — handig als u een document wilt aanmaken zonder eerst een dier- of klantenfiche te openen. Ga naar Docu center en kies de gewenste template.
Tekstveld-sjablonen in consultaties
Tekstveld-templates met bestemming Consultatie verschijnen als invoegoptie bij de consultatievelden (Anamnese, Klinisch onderzoek, Diagnose, Therapie, enz.). Ze vullen zich niet automatisch in wanneer u een consultatie opent — u kiest zelf wanneer u ze toepast.
Zo werkt het:
- Open een consultatie.
- Klik op de + naast het gewenste tekstveld (bv. Anamnese).
- Selecteer het sjabloon uit de lijst.
- De vooraf ingestelde tekst wordt in het veld geplaatst. U kunt deze verder aanvullen of aanpassen.
Voorbeeld: een praktijk wil bij elke anamnese dezelfde structuur hanteren — "Motief: … ; Voeding: … ; Omgeving: …". Maak een Tekstveld-template aan met bestemming Consultatie en subtype Anamnese, en iedereen in de praktijk kan het met één klik invoegen.
Documenten in batch aanmaken
U kunt van een Brief-template in één keer documenten genereren voor meerdere klanten tegelijk. Dat is handig voor bv. een jaarlijkse vaccinatieherinnering of een mailing.
Ga naar Communicatie => Documenten genereren, selecteer de template en de doelgroep, en Fuga maakt voor elke klant een persoonlijk document aan met de juiste variabelen ingevuld.
Templates terugvinden en beheren
Na verloop van tijd bouwt u een lijst op van eigen templates. Zo vindt u ze terug en beheert u ze:
Zoeken
Ga naar Instellingen => Templates. In de zoekbalk bovenaan kunt u filteren op naam. Typ * (een asterisk) om alle templates in één keer te zien. Gebruik het dropdown-menu naast de zoekbalk om te filteren op type (Brief, Tekstveld, E-mail, enz.).
Klik op het Tonen-icoontje (oog) naast een template om de volledige templatefiche te openen.
Deactiveren vs. verwijderen
Er zijn twee manieren om een template uit het dagelijks gebruik te halen:
- Deactiveren (kruis-icoontje) — de template verdwijnt uit de keuzelijsten maar blijft bewaard. U kunt het later opnieuw activeren. Dit is de aanbevolen manier als u een template tijdelijk niet meer nodig hebt.
- Verwijderen (vuilbak-icoontje) — de template wordt permanent verwijderd. Gebruik dit enkel voor templates die u zeker niet meer nodig hebt. Documenten die eerder met deze template werden aangemaakt blijven wel bewaard.
Standaard Fuga-templates aanpassen
Standaard templates van Fuga zijn alleen-lezen — u kunt ze niet rechtstreeks bewerken. De eenvoudigste manier om een eigen versie te maken is via klonen:
- Open de standaard template in Instellingen => Templates.
- Klik op Klonen (of het kopie-icoontje).
- Pas de naam en inhoud naar wens aan.
- Sla op.
- Ga naar Instellingen => Praktijkvoorkeuren en stel de nieuwe template in als de te gebruiken template — Fuga blijft anders de standaard template gebruiken.
Voordeel van klonen vs. "Gebaseerd op": bij het klonen worden het type én de bestemming automatisch overgenomen. Bij "Gebaseerd op" moet u die zelf opnieuw instellen.
Voorbeeld: wilt u een eigen betalingsherinnering? Kloon de standaard herinneringstemplate — type en bestemming staan dan meteen correct. Vergeet daarna niet in Praktijkvoorkeuren over te schakelen naar uw nieuwe template.
De gekloonde template vervangt de standaard template niet automatisch — beide blijven beschikbaar. U kunt de standaard template deactiveren als u het niet meer als optie wilt zien.