Communicatietaal van klanten instellen
In Fuga kunt u per klant een taal instellen. Die taal bepaalt in welke taal de communicatie naar die klant vertrekt: e-mails, afspraak-, vaccinatie- en betalingsherinneringen, en documenten of templates die per taal voorzien zijn.
Standaard zijn Nederlands, Frans en Engels beschikbaar als communicatietaal. Daarnaast ondersteunt Fuga nu ook Duits, zodat u ook Duitstalige klanten in hun eigen taal kunt aanschrijven.
De beschikbare talen instellen voor uw praktijk
U beheert de beschikbare talen op praktijkniveau. Daar past u de volgorde van de talen aan of voegt u een extra taal zoals Duits toe:
- Ga naar Instellingen => Praktijkgegevens
- Op het tabblad Algemeen vindt u het onderdeel Talen voor communicatie met klanten
- Kies bij Hoofdtaal de standaardtaal van uw praktijk
- Voeg via de bijkomende taalvelden de extra talen toe die u wilt gebruiken, of pas hun volgorde aan
- Bewaar uw wijzigingen
U kunt ook een taal uit de lijst verwijderen door het betreffende taalveld op "-" te zetten en te bewaren. De hoofdtaal kunt u niet verwijderen, wel wijzigen.
De talen die u hier instelt, verschijnen nadien als keuzemogelijkheid op de fiche van elke klant.
De communicatietaal van een klant wijzigen
- Open de fiche van de klant
- Klik op wijzigen
- Kies bij Taal de gewenste communicatietaal
- Bewaar
Vanaf dan vertrekt de communicatie naar deze klant in de gekozen taal, voor zover er voor die taal een template of vertaling beschikbaar is.
Wat gebeurt er met bestaande documenten als u de taal wijzigt?
De taal van een document wordt vastgelegd op het moment dat het document wordt aangemaakt. Wijzigt u nadien de taal van een klant, dan geldt die nieuwe taal enkel voor documenten die u daarna nog aanmaakt. Reeds bestaande facturen, kredietnota's en andere documenten behouden hun oorspronkelijke taal.
Een paar voorbeelden:
- U maakt in maart een factuur voor een klant die op dat moment als Franstalig staat ingesteld. Die factuur is en blijft in het Frans.
- In juni wijzigt u de taal van diezelfde klant naar Duits. Alle nieuwe facturen, herinneringen en e-mails vertrekken vanaf dan in het Duits.
- De factuur van maart blijft in het Frans, ook als u ze later opnieuw opent of downloadt.
Templates en benamingen
Ook de standaard templates (zoals e-mails en documenten) zijn beschikbaar in alle vier de talen, zodat de communicatie volledig in de taal van de klant kan vertrekken.
Vergeet niet om voor elke taal die u gebruikt de juiste templates in te stellen bij uw praktijkvoorkeuren, zodat de communicatie effectief in die taal vertrekt. Denk onder meer aan:
- Afspraakbevestigingen en afspraakherinneringen
- Betalingsherinneringen
- Welkomstmail (Praktijkvoorkeuren => Algemeen => Welkomstmail)
- E-mail bij factuur of ontvangstbewijs (Praktijkvoorkeuren => Documenten => Factuurlijst E-mail)
- Behandelings- en vaccinatieherinneringen
Denk daarnaast ook aan uw protocollen die automatisch e-mails, sms'en of brieven versturen: stel ook daar per taal de juiste template in, zodat ook die berichten in de taal van de klant vertrekken.
Daarnaast kunt u via de instelling Taalspecifieke benamingen (Praktijkvoorkeuren => Documenten) uw producten, protocollen en handelingen ook een Duitse naam geven, zodat alles consequent in de juiste taal verschijnt. Laat u de taalspecifieke benaming leeg, dan gebruikt Fuga gewoon de standaardnaam van dat product, protocol of die handeling.
myPets
In myPets blijven voorlopig enkel Nederlands, Frans en Engels beschikbaar als taalkeuze voor gebruikers. Duits wordt daar momenteel nog niet ondersteund.
Belangrijk: de communicatietaal van een klant staat los van de schermtaal van Fuga
De taalkeuze hierboven bepaalt enkel de taal van de communicatie naar de klant. De taal waarin Fuga zelf wordt weergegeven (de schermtaal van het programma) staat hier los van en stelt u in via Mijn voorkeuren.