Définir la langue de communication des clients
Dans Fuga, vous pouvez définir une langue par client. Cette langue détermine dans quelle langue part la communication vers ce client : e-mails, rappels de rendez-vous, de vaccination et de paiement, ainsi que les documents ou modèles prévus par langue.
Le français, le néerlandais et l'anglais sont disponibles par défaut comme langue de communication. Fuga prend désormais aussi en charge l'allemand, afin que vous puissiez également écrire à vos clients germanophones dans leur propre langue.
Définir les langues disponibles pour votre cabinet
Vous gérez les langues disponibles au niveau du cabinet. C'est là que vous modifiez l'ordre des langues ou que vous ajoutez une langue supplémentaire comme l'allemand :
- Allez dans Configuration => Données du cabinet
- Sous l'onglet Général, vous trouverez la rubrique Langues de communication avec les clients
- Choisissez la langue par défaut de votre cabinet sous Langue principale
- Ajoutez les langues supplémentaires que vous souhaitez utiliser via les champs de langue additionnels, ou modifiez leur ordre
- Enregistrez vos modifications
Vous pouvez aussi retirer une langue de la liste en réglant le champ de langue concerné sur « - » et en enregistrant. La langue principale ne peut pas être supprimée, mais elle peut être modifiée.
Les langues que vous définissez ici apparaissent ensuite comme choix possible sur la fiche de chaque client.
Modifier la langue de communication d'un client
- Ouvrez la fiche du client
- Cliquez sur modifier
- Choisissez la langue de communication souhaitée sous Langue
- Enregistrez
À partir de là, la communication vers ce client part dans la langue choisie, pour autant qu'un modèle ou une traduction soit disponible dans cette langue.
Qu'advient-il des documents existants si vous changez la langue ?
La langue d'un document est fixée au moment où le document est créé. Si vous modifiez ensuite la langue d'un client, cette nouvelle langue ne s'applique qu'aux documents que vous créez après. Les factures, notes de crédit et autres documents déjà existants conservent leur langue d'origine.
Quelques exemples :
- En mars, vous créez une facture pour un client configuré à ce moment-là comme francophone. Cette facture est et reste en français.
- En juin, vous changez la langue de ce même client en allemand. Toutes les nouvelles factures, rappels et e-mails partent dès lors en allemand.
- La facture de mars reste en français, même si vous l'ouvrez ou la téléchargez à nouveau plus tard.
Modèles et dénominations
Les modèles standards (comme les e-mails et les documents) sont eux aussi disponibles dans les quatre langues, afin que la communication puisse partir entièrement dans la langue du client.
N'oubliez pas de configurer les bons modèles dans les préférences de votre cabinet pour chaque langue que vous utilisez, afin que la communication parte effectivement dans cette langue. Pensez notamment à :
- Confirmations et rappels de rendez-vous
- Rappels de paiement
- E-mail de bienvenue (Préférences du cabinet => Général => E-mail de bienvenue)
- E-mail de facture ou de reçu (Préférences du cabinet => Documents)
- Rappels de traitement et de vaccination
Pensez également à vos protocoles qui envoient automatiquement des e-mails, des SMS ou des courriers : configurez là aussi le bon modèle par langue, afin que ces messages partent eux aussi dans la langue du client.
Par ailleurs, le paramètre Dénominations spécifiques à la langue (Préférences du cabinet => Documents) vous permet de donner également un nom allemand à vos produits, protocoles et actes, pour que tout apparaisse de manière cohérente dans la bonne langue. Si vous laissez la dénomination spécifique à la langue vide, Fuga utilise simplement le nom par défaut de ce produit, protocole ou acte.
myPets
Dans myPets, seuls le français, le néerlandais et l'anglais restent pour l'instant disponibles comme choix de langue pour les utilisateurs. L'allemand n'y est pas encore pris en charge pour le moment.
La langue de communication versus la langue d'affichage de Fuga
Le choix de langue ci-dessus détermine uniquement la langue de la communication vers le client. La langue dans laquelle Fuga lui-même s'affiche (la langue d'affichage du programme) en est indépendante et se règle via Mes préférences.