Facturation électronique
À partir du 1/1/2026, vous devrez envoyer des factures électroniques via Peppol aux entreprises assujetties à la TVA. En 2024, cela était déjà obligatoire pour les autorités publiques. Fuga peut envoyer les factures de vente via Peppol. Vous n’avez pas besoin d’une application supplémentaire.
Fuga donne accès à la plateforme Peppol via Flowin de Wolters Kluwer.
Vous trouverez en bas une section avec des problèmes fréquents et leurs solutions
Le cabinet
Enregistrement du cabinet
Pour pouvoir émettre des documents financiers pour un numéro de TVA, le cabinet doit être enregistré. Cela se fait via l’action Mettre à jour les informations Peppol du cabinet dans la section comptabilité, pour laquelle vous devez être administrateur. Nous utilisons le terme « documents » pour les factures et les notes de crédit.
Si vous n’êtes pas encore enregistré pour envoyer des documents via Peppol depuis Fuga, vous pouvez cliquer sur "Enregistrer le cabinet sur Peppol pour Fuga". Si vous êtes déjà enregistré, vous pouvez également supprimer ici votre enregistrement sur Peppol pour Fuga.
Au cours de cette procédure, vous téléchargez une copie du recto de votre eID et, si vous êtes client au Luxembourg ou aux Pays-Bas, un extrait du registre du commerce.
Identifiant Peppol du cabinet
Fuga vous enregistre comme fournisseur sous un identifiant Peppol au format 9925:BE1234567890, où BE1234567890 est le numéro de TVA du cabinet. Attention, nous vous enregistrons uniquement comme fournisseur. Vous ne pouvez pas recevoir de documents via Peppol dans Fuga.
Plusieurs cabinets avec le même numéro de TVA
Vous devez suivre la même procédure dans chaque cabinet. Les différents noms et IBAN sont tous ajoutés.
Changement de nom ou d’IBAN après l’enregistrement
Si vous modifiez le nom ou l’IBAN après l’enregistrement, cela est automatiquement mis à jour dans votre enregistrement de fournisseur Peppol pour Fuga.
Changement de numéro de TVA après l’enregistrement
Après l’enregistrement, il n’est plus possible de modifier le numéro de TVA du cabinet. Si vous souhaitez utiliser un nouveau numéro de TVA, vous devez d’abord supprimer le cabinet avec le numéro de TVA actuel de Peppol pour Fuga, puis changer le numéro de TVA et enfin vous réenregistrer. Vous ne pouvez le faire QU’APRÈS que tous les documents pour l’ancien numéro de TVA ont été envoyés.
Si vous exécutez l’action « Supprimer le cabinet de Peppol pour Fuga », cela supprime uniquement la possibilité d’envoyer des factures depuis Fuga. Si vous utilisez d’autres applications pour envoyer des factures, elles ne sont pas impactées. Vous pouvez également continuer à recevoir des documents.
Vous pouvez effectuer ces opérations via l’action Mettre à jour les informations Peppol du cabinet (Comptabilité -> Actions).
Statut Peppol du cabinet
Avant que votre cabinet puisse envoyer des documents via Peppol, votre enregistrement doit être approuvé. Il n’est pas permis d’envoyer des documents au nom et avec le numéro de TVA de quelqu’un d’autre. Sonetas effectue une validation automatique lorsque c’est possible. Dans les autres cas, un contrôle manuel par Sonetas est nécessaire avant que vous puissiez envoyer des documents.
Le client
Activation du client pour recevoir des documents Peppol
Dans la fiche client de Fuga, vous pouvez indiquer que vous souhaitez envoyer des documents à ce client via Peppol. Pour un cabinet belge, cela sera, à partir du 1/1/26, coché automatiquement pour tous les clients belges existants et futurs disposant d’un numéro de TVA.
Identifiant Peppol du client
Pour pouvoir envoyer des documents à votre client, il faut l’identifiant Peppol correct. En Belgique, il s’agit par défaut de 9925:BE1234567890. Si vous avez saisi le numéro de TVA du client (donc commençant par BE, et pas seulement les chiffres du numéro d’entreprise), Fuga enverra les documents vers cet identifiant Peppol. Il est possible que votre client ait un autre identifiant Peppol, car en Belgique un identifiant basé sur le numéro d’entreprise est également accepté, et il se présente ainsi : 0208:1234567890. Vous pouvez saisir manuellement cet identifiant Peppol sur la fiche du client. Pour ce faire, décochez d’abord « Utiliser le numéro de TVA dans l’identifiant Peppol », puis remplissez l’identifiant à utiliser dans le champ « Identifiant Peppol (si non dérivé du numéro de TVA) ».
Statut Peppol du client
Sur l’onglet général du client, vous pouvez voir le statut Peppol actuel pour ce client. Les valeurs possibles sont :
| Valeur | Signification |
|---|---|
| Non activé | Ce client n’est pas encore connu dans l’annuaire Peppol. Vous pouvez vérifier auprès du client quel est son identifiant Peppol. |
| Trouvé et pris en charge par Fuga | Ce client est connu et Fuga peut générer les documents. |
| Trouvé et pris en charge par Fuga (uniquement notes de crédit) | Ce client est connu mais Fuga ne peut générer que le format pour les notes de crédit. |
| Trouvé et pris en charge par Fuga (uniquement factures) | Ce client est connu mais Fuga ne peut générer que le format pour les factures |
| Aucun format UBL | Ce client est bien enregistré mais n’a pas indiqué le type de documents qu’il peut recevoir. |
| Trouvé, mais non pris en charge par Fuga | Ce client est enregistré mais le type souhaité de documents à recevoir n’est pas pris en charge par Fuga. |
Suivi des documents Peppol
Envoi d’un document via Peppol
Si vous créez une facture ou une note de crédit pour un client dont le statut est « Trouvé et pris en charge par Fuga », Fuga enverra automatiquement le document via Peppol. Si vous avez également envoyé le document par e-mail, le client continuera à recevoir l’e-mail avec le document.
Statut de l’envoi d’un document via Peppol
Factures
Sur l’onglet financier d’une consultation et dans le rapport Factures Peppol (Comptabilité > Rapports), vous pouvez voir le statut d’envoi d’une facture Peppol.
Notes de crédit
Dans le rapport Notes de crédit Peppol (Comptabilité > Rapports), vous pouvez voir le statut d’envoi d’une note de crédit Peppol.
Valeurs possibles pour le statut d’envoi :
| Valeur | Signification |
|---|---|
| Livré | Le document a été livré dans la boîte de réception Peppol du client. Attention, cela ne signifie pas nécessairement dans le logiciel comptable du client. Le logiciel comptable doit encore récupérer cette facture depuis la boîte de réception. |
| Confirmé | La réception du document a été confirmée par la boîte de réception Peppol du client. Attention, cela ne signifie pas nécessairement dans le logiciel comptable du client. Le logiciel comptable doit encore récupérer cette facture depuis la boîte de réception. |
| Accepté | Le document a été accepté par la boîte de réception Peppol du client. Attention, cela ne signifie pas nécessairement dans le logiciel comptable du client. Le logiciel comptable doit encore récupérer cette facture depuis la boîte de réception. |
| À envoyer | Le document doit être envoyé à Peppol. Il s’agit d’un statut temporaire : Fuga vérifie chaque minute si de nouveaux documents doivent être envoyés à Peppol. |
| En cours d’envoi | Fuga a envoyé le document. Il s’agit d’un statut temporaire : Fuga vérifie chaque minute si le document a été livré. |
| Document invalide | Il y a une erreur dans le document que Fuga tente d’envoyer. Avant qu’un document soit autorisé sur la plateforme Peppol, les informations du document sont contrôlées. Exemples d’erreurs :
Vous devez corriger les erreurs. Vous trouverez les informations sur ce qui ne va pas pour ce document dans le champ Description Peppol. |
| Erreur lors de la livraison | Un problème est survenu lors de l’envoi sur la plateforme Peppol. Vous pouvez réessayer manuellement plus tard. |
| Document Peppol créé | Le document à envoyer à Peppol a été créé. Il s’agit d’un statut temporaire. Fuga vérifie chaque minute si des documents doivent être envoyés à Peppol et mettra à jour ce statut. |
| Échec de l’envoi du document | Fuga a tenté d’envoyer ce document 5 fois sans succès. Vous pouvez réessayer manuellement plus tard. |
| Document refusé | Le client refuse le document. Vous devez contacter le client. |
| Client non joignable via Peppol | Le client n’est actuellement plus joignable via Peppol. Vous devez contacter le client. |
Envoyer manuellement la facture
Vous pouvez envoyer la facture manuellement depuis le rapport Factures Peppol.
Suivi des documents Peppol
Factures
Dans la comptabilité, il existe un rapport Factures Peppol qui vous permet de retrouver les factures pertinentes pour Peppol.
Vous pouvez rechercher les factures par date de facture dans une période, par factures envoyées dans une période donnée ou par factures avec un certain statut de traitement Peppol.
Pour le statut de traitement Peppol, il existe 3 possibilités :
| Valeur | Signification |
|---|---|
| À envoyer | Ces factures doivent encore être envoyées |
| Livré avec succès | Ces factures ont été livrées |
| Échec de la livraison | Ces factures n’ont pas pu être livrées |
Dans ce rapport, vous avez la possibilité de mettre à jour le statut de traitement de toutes les factures via l’icône de flèche circulaire en haut.
Pour chaque facture, la liste des résultats affiche également le statut Peppol du document et, en cas de problème, des informations supplémentaires telles que reçues par Fuga depuis Peppol.
Pour chaque ligne, vous avez la possibilité de :
- Modifier les informations sur la facture. Vous pouvez également saisir une référence de commande. Ceci est obligatoire pour la facturation à l’administration.
- Marquer la facture comme payée
- Imprimer la facture
- Envoyer la facture par e-mail
- Renvoyer la facture via Peppol. Les informations envoyées à Peppol correspondent aux informations actuelles dans Fuga. Ainsi, si vous avez modifié des informations de la facture, elles seront prises en compte, par exemple le numéro de référence pour l’administration.
- Mettre à jour le statut de traitement Peppol pour une facture
- Télécharger l’XML Peppol
Notes de crédit
Dans la comptabilité, il existe un rapport Notes de crédit Peppol qui permet de retrouver les notes de crédit pertinentes pour Peppol. Ce rapport fonctionne de manière similaire et offre les mêmes possibilités que le rapport des factures.
Suivi des factures non envoyées via Peppol
Le rapport Factures comporte un paramètre supplémentaire « Inclure Peppol » pour indiquer si vous souhaitez inclure dans le rapport les factures Peppol. Cela peut être utile si vous souhaitez uniquement imprimer ou envoyer par e-mail les factures qui n’ont pas encore été envoyées via Peppol.