L'envoi d'un e-mail ne garantit pas qu'il arrive dans la boîte de réception du destinataire. Pour arrêter le spam, les boîtes mail comme Gmail, Outlook ou celles des fournisseurs internet filtrent automatiquement les e-mails entrants. Parfois, des e-mails normaux sont aussi considérés comme du spam.

Avez-vous déjà pensé à envoyer des SMS plutôt que des e-mails ?


En bref

  • L'e-mail est « livré » ? Fuga a alors fait son travail. Si le client ne le trouve pas, il est le plus souvent dans ses spams.
  • L'adresse du client est bloquée ? Vérifiez l'adresse et débloquez-la.
  • Vous voulez être sûr que votre client reçoive le rappel ? Envoyez-le par SMS.


Vérifiez d'abord : l'e-mail a-t-il été livré ?

Allez dans Analyse => Rapports => Afficher tous les rapports => Communication => E-mails envoyés via Mailgun. Saisissez l'adresse e-mail du client dans « Vers (e-mail) » et décochez « Seulement échoué ». Plus d'infos sur ce rapport : Mailgun.

  • L'e-mail est « livré » ? Il est alors arrivé dans la boîte mail du client (Gmail, Outlook, ...). Si le client ne le retrouve pas, il y a été arrêté, le plus souvent par le filtre anti-spam. Fuga n'a aucune influence là-dessus.
  • Le client utilise Gmail ? Demandez-lui de chercher dans « Tous les messages » et de regarder dans les onglets Promotions et Mises à jour. Gmail y place parfois automatiquement des e-mails, en dehors de la boîte de réception.
  • Vous voyez une tentative échouée ? Vérifiez si le même e-mail a quand même été livré plus tard. Mailgun réessaie automatiquement, et chaque tentative figure sur une ligne distincte. Si l'e-mail a vraiment échoué, la raison est indiquée à côté. Souvent, l'adresse est erronée ou bloquée, voir plus bas.
  • L'e-mail ne figure pas dans le rapport ? Vérifiez qu'il y a une adresse e-mail sur la fiche du client et que sa préférence de communication est réglée sur e-mail.


Comment réduire le risque que vos e-mails arrivent dans les spams ?

  1. Demandez à votre client d'ajouter l'adresse e-mail utilisée par Fuga pour votre cabinet à ses contacts, ou de marquer l'e-mail dans le dossier spam comme « non spam ».
  2. Adaptez le contenu de vos modèles. Les filtres anti-spam examinent attentivement le contenu d'un e-mail. Gardez un texte court et personnel, n'utilisez pas trop de liens ou d'images, et évitez les mots en majuscules, les nombreux points d'exclamation et les termes publicitaires.
  3. Utilisez le nom de votre cabinet comme nom d'expéditeur, pas une adresse e-mail. Les filtres anti-spam trouvent suspecte une adresse e-mail utilisée comme nom d'expéditeur. Allez dans Configuration => Données du cabinet => onglet Général et indiquez le nom de votre cabinet dans « Affichage utilisé pour adresse e-mail publique (par example nom du cabinet) ». Laissez le champ « Adresse e-mail publique » tel quel : les réponses de vos clients y arrivent.

Plus d'infos de Mailgun (en anglais)


Adresses e-mail bloquées

Si un e-mail n'a pas pu être livré, par exemple parce que l'adresse n'existe pas ou que la boîte est pleine, ou si le destinataire a marqué votre e-mail comme spam, cette adresse est bloquée et Fuga n'y envoie plus d'e-mails. Cela protège la réputation de tous les e-mails Fuga : lorsque beaucoup d'e-mails partent vers des adresses erronées, Gmail, Outlook et les autres boîtes mail considèrent plus vite tous les e-mails Fuga comme du spam.

Vérifiez donc régulièrement les adresses e-mail de vos clients. Dans le rapport Adresses e-mail supprimées, vous voyez quelles adresses sont bloquées et vous pouvez les débloquer après vérification. Lisez comment ici.


Autres raisons pour lesquelles des e-mails n'arrivent pas

  • Votre cabinet est nouveau dans Fuga : l'adresse Fuga de votre cabinet est alors nouvelle aussi. Gmail, Outlook et les autres boîtes mail font moins confiance à un nouvel expéditeur, et les premières semaines les e-mails arrivent plus souvent dans les spams. Cela s'améliore à mesure que vos clients ouvrent vos e-mails et les marquent comme « non spam ».
  • Les e-mails que vous envoyez depuis votre propre boîte mail arrivent bien ? Fuga n'envoie pas depuis votre propre boîte mail, mais depuis l'adresse Fuga de votre cabinet (par exemple info@votrecabinet.fuga.eu). Pour la boîte mail du destinataire, c'est un autre expéditeur, évalué séparément. Envoyer les e-mails Fuga via votre propre compte Gmail ou Outlook n'est pas possible.
  • Beaucoup d'e-mails en peu de temps peuvent ressembler à du spam, et ils sont alors arrêtés ou retardés.
  • Le destinataire peut avoir des règles ou des filtres dans sa boîte mail qui déplacent ou bloquent certains e-mails.
  • Parfois, la cause n'est pas chez votre cabinet, par exemple une panne temporaire chez Gmail ou Outlook, ou un expéditeur temporairement soupçonné de spam. Vous ne pouvez rien y faire vous-même.


Un SMS, lui, arrive

Lisez-vous tous vos e-mails chaque jour ? Probablement pas. Mais lisez-vous tous vos SMS ? Un SMS arrive presque toujours et ne finit jamais dans les spams. C'est donc le meilleur canal pour les rappels de rendez-vous et de traitement.

Avec Fuga SMS, vous envoyez des SMS sans compte propre auprès d'un fournisseur SMS. Pour envoyer les rappels par SMS :

  1. Activez Fuga SMS via Configuration => Préférences du cabinet => E-mail & SMS.
  2. Pour les rappels de traitement, activez Automatique par sms via Configuration => Préférences du cabinet => Rappel de traitement.
  3. Réglez en une fois les préférences de vos clients sur SMS via Consultation => Afficher toutes les actions => Modifier les préférences de communication.