Vous pouvez importer des protocoles (y compris les actes associés) via un fichier Excel. C'est pratique lorsque vous souhaitez créer ou mettre à jour plusieurs protocoles en une seule fois.

Allez dans Configuration => Actions => Importer protocoles. Téléchargez-y votre fichier Excel.


Structure du fichier


Le fichier Excel contient deux onglets :

  1. General — les protocoles eux-mêmes
  2. Acts — les actes associés à chaque protocole


Onglet 1 — General (protocoles)


Colonne Obligatoire ? Description
protocolname Oui Nom du protocole. Doit être unique.
nameDutch Non Nom en néerlandais (apparaît sur les documents pour les clients néerlandophones)
nameFrench Non Nom en français
nameEnglish Non Nom en anglais
published Non true ou false


Créer ou mettre à jour

Le système recherche sur base du nom (protocolname) :

  • Aucun protocole avec ce nom n'existe — le protocole est créé.
  • Un seul protocole avec ce nom existe — le protocole est mis à jour.
  • Plusieurs protocoles portent le même nom — erreur : la ligne est ignorée.


Onglet 2 — Acts (actes par protocole)


Colonne Obligatoire ? Description
protocolname Oui Doit correspondre exactement à un nom de l'onglet 1.
actname Oui Doit correspondre exactement au nom d'un acte existant dans Fuga.


Ajoutez une ligne par acte par protocole. Un protocole avec trois actes aura donc trois lignes dans cet onglet, chaque fois avec le même protocolname.


Règles


  • Utilisez les titres de colonne exactement comme indiqué ci-dessus. L'ordre des colonnes n'a pas d'importance.
  • Seuls les formats .xls et .xlsx sont pris en charge.
  • N'utilisez que des valeurs textuelles — pas de formules ni de calculs.
  • Les actes (actname) doivent déjà exister dans Fuga. Vous pouvez créer ou importer des actes via cet article.
  • L'importation remplace tous les actes associés d'un protocole existant. Les actes qui étaient auparavant associés mais qui ne figurent pas dans le fichier seront dissociés.


Option : exclure les protocoles inactifs


Lors du téléchargement, vous pouvez cocher l'option « Exclure les protocoles inactifs ». Les protocoles inactifs qui figurent dans le fichier seront alors ignorés.


Gestion des erreurs


Les erreurs sur des lignes individuelles n'arrêtent pas le reste de l'importation. Vous recevez un aperçu des lignes qui n'ont pas pu être traitées. Causes possibles :

  • Un acte n'est pas trouvé sur base du nom.
  • Plusieurs actes portent le même nom.
  • Le protocolname de l'onglet 2 ne correspond à aucun protocole de l'onglet 1.