Hoe werkt het ontvangen van Covetrus-leveringen?
Wanneer u leveringen ophaalt in Fuga, vraagt Fuga bij Covetrus alle leveringen van de voorbije 31 dagen op. Voor elke levering probeert Fuga het juiste product en lot te vinden of aan te maken.
Dit verloopt in een aantal stappen:
- Fuga kijkt of er een openstaande bestelling bestaat die via Fuga werd geplaatst, op basis van het artikelnummer en het referentienummer. Als die gevonden wordt, wordt het lot daaraan gekoppeld.
- Als de leverdatum voor de ingestelde "Leveringen negeren voor" datum valt (zie onder), wordt de levering overgeslagen.
- Fuga kijkt of er al een lot bestaat met hetzelfde leveringsnummer. Zo ja, dan wordt de levering als "al ontvangen" beschouwd en overgeslagen.
- Als er nog geen lot gevonden is, zoekt Fuga het product in uw productlijst:
- Eerst op exacte productnaam (de "long description" van Covetrus wordt vergeleken met de naam van uw actieve producten).
- Daarna op gemapte namen (naam-mappingen die u eerder hebt ingesteld).
- Als het product niet gevonden wordt, maakt Fuga een "onvoldoende beschreven product" aan — zie onder hoe u dat oplost.
Veelvoorkomende problemen
Leveringen die steeds opnieuw verschijnen
Covetrus stuurt bij elke ophaalbeurt alle leveringen van de voorbije 31 dagen mee, ook leveringen die u al hebt ingeladen. Na 31 dagen worden ze automatisch gearchiveerd en verdwijnen ze uit de lijst.
U hoeft hier niets voor te doen. Fuga herkent leveringen die al zijn ingeladen en maakt geen dubbele loten aan. De levering verschijnt wel telkens opnieuw in het overzicht tot de 31 dagen verstreken zijn — dat is normaal en kan veilig genegeerd worden.
Wilt u deze oude leveringen niet meer zien? Stel dan de datum "Leveringen negeren voor" in (zie onder).
Het verkeerde product wordt ontvangen
Dit gebeurt wanneer de naam die Covetrus meestuurt gemapt is op een verkeerd product in Fuga. Controleer de naam-mappingen van het product:
- Open het product in Fuga (Stock => zoek het product).
- Ga naar het tabblad Naam mappingen.
- Controleer of de Covetrus-naam daar staat en verwijder de foute mapping of wijs ze toe aan het juiste product.
Een product ontbreekt in de leveringslijst
Mogelijke oorzaken:
- Er bestaat al een lot met hetzelfde leveringsnummer — Fuga beschouwt de levering dan als reeds ontvangen. U kan het lot in dat geval manueel aanmaken.
- De levering valt voor de "Leveringen negeren voor" datum die in uw praktijkvoorkeuren is ingesteld. Pas de datum aan of verwijder ze (zie onder).
Er wordt een nieuw product aangemaakt terwijl het al bestaat
Dit gebeurt wanneer het bestaande product niet actief is in het depot waarin u importeert. Controleer of het product actief staat voor het juiste depot:
- Open het product in Fuga.
- Controleer of het product actief is (vinkje "Actief") en of het gekoppeld is aan het depot waarin u de levering ontvangt.
Onvoldoende beschreven producten
Als Fuga het geleverde product niet kan koppelen aan een bestaand product, wordt er een "onvoldoende beschreven product" aangemaakt. Dit zijn tijdelijke producten die u moet samenvoegen met het juiste bestaande product.
Ga naar Stock => Onvoldoende beschreven producten. Daar ziet u de lijst met onvoldoende beschreven producten. Per product kan u het samenvoegen met een bestaand product door op "Samenvoegen" te klikken en het juiste product te selecteren. Na het samenvoegen onthoudt Fuga de koppeling, zodat toekomstige leveringen van hetzelfde product automatisch correct worden herkend.
De instelling "Leveringen negeren voor"
Met deze instelling kan u oude leveringen verbergen uit het overzicht. Alle leveringen met een leverdatum voor de ingestelde datum worden overgeslagen en niet meer getoond.
U vindt deze instelling via Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Stock => "Leveringen negeren voor".
Dit is vooral handig als u net bent gestart met de Covetrus-koppeling en de lijst vol staat met oude leveringen die u niet meer hoeft in te laden. Stel de datum in op vandaag, en enkel nieuwe leveringen worden nog getoond.
U kan deze datum op elk moment aanpassen of wissen.
De instelling "Levering negeren" per product
Naast de globale datum-instelling kan u ook per product aangeven dat leveringen genegeerd moeten worden. Open het product in Fuga en vink "Levering negeren" aan. Leveringen van dit product worden dan niet meer voorgesteld bij het ophalen van Covetrus-leveringen.