Il existe plusieurs manières de créer une nouvelle consultation : à partir de l'agenda (voir ici), de la fiche client (sous l'onglet 'Historique') ou de la fiche animal (sous l'onglet 'Historique'). Vous pouvez également lancer une consultation directement à partir de la liste de résultats, après avoir recherché un client ou un animal.


Selon la manière dont vous avez démarré la consultation, plusieurs données seront déjà remplies. Dans tous les cas, vous démarrez une nouvelle consultation en cliquant sur l'icône 'Nouvelle consultation' ().


Fuga ouvre ensuite le formulaire initial avec les informations générales (voir la capture d'écran ci-dessous), selon l'option choisie dans 'Mode de formulaire initial' sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client :

  • 'Montrer toujours' : le formulaire initial s'ouvre à chaque fois ;
  • 'Ne jamais montrer' : le formulaire initial ne s'ouvre jamais ;
  • 'Montrer si plusieurs animaux sont possibles' : le formulaire initial s'ouvre uniquement si le client a plusieurs animaux.


Sous Configuration => Mes préférences => Valeurs par défaut, vous choisissez si une consultation porte par défaut sur un 'Animal unique' ou sur 'Plusieurs animaux'. Vous pouvez toujours modifier ces données dans la consultation même.



Si vous sélectionnez un seul animal (le cas le plus courant), vous pouvez choisir des extensions à la consultation. Des onglets supplémentaires apparaissent alors pour introduire les données des examens correspondants. Vous trouverez plus d'informations à ce sujet ci-dessous.


Si vous sélectionnez l'option 'Plusieurs animaux' dans ce formulaire, vous pouvez traiter plusieurs animaux dans une seule consultation, par exemple en cas d'anamnèse identique ou pour une simple vaccination. Nous recommandons cependant de créer une fiche de consultation par animal, pour garder un historique clair et éviter toute confusion sur les protocoles. La marche à suivre est expliquée plus bas.


Fiche de consultation

Une consultation peut être :

  • Déverrouillée ()
  • Verrouillée
  • Finalisée


L'en-tête de la consultation


  • Editer () - Cette icône vous permet de modifier les informations générales de la consultation, comme l'animal ou les animaux concernés, les extensions à la consultation, l'acompte, etc.
  • Verrouiller () - Cette icône n'est visible que lorsque la consultation est déverrouillée. En cliquant dessus, vous verrouillez la consultation : vous ne pouvez plus rien y modifier qui ait un impact sur le prix. Les fichiers ne sont pas concernés et peuvent toujours être ajoutés. Lors du verrouillage, vous pouvez encore modifier les quantités de produits et d'actes utilisés dans les protocoles, ainsi que le statut de l'animal. Ce statut est adapté automatiquement en fonction de la définition des protocoles utilisés.
  • Déverrouiller () - Cette icône n'est visible que lorsque la consultation est verrouillée. En cliquant dessus, vous déverrouillez la consultation, qui peut alors à nouveau être modifiée.
  • Supprimer () - Vous permet de supprimer la consultation, à condition qu'elle ne soit pas verrouillée.
  • Sauvegarder comme devis () - Vous permet d'enregistrer la consultation comme devis. Le fichier du devis se trouve ensuite sous l'onglet 'Fichiers' de la fiche client. N'oubliez pas de supprimer la consultation ensuite, pour qu'elle n'ait pas d'influence sur votre stock.
  • Etiquette de dosage () - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer des étiquettes de produits. Vous trouverez plus d'informations sur cette page.
  • Etiquettes de dosage () - En cliquant sur cette icône, vous pouvez créer plusieurs étiquettes de dosage en même temps ou choisir pour quels produits. Vous pouvez également y introduire une posologie. Vous trouverez plus d'informations sur cette page.
  • Etiquette de consultation () - En cliquant sur cette icône, vous pouvez imprimer des étiquettes de consultation. Vous trouverez plus d'informations sur cette page.


Sous l'en-tête de la consultation se trouvent les onglets décrits ci-dessous, que vous utilisez pour compléter la consultation. Les informations affichées dans le fil d'Ariane se règlent sous Configuration => Mes préférences => Le fil d'Ariane.


Clinique

Sous cet onglet, vous introduisez toutes les informations cliniques. L'option 'Utilisez 'Prestations et produits' comme onglet par défaut' sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client détermine si Fuga ouvre directement cet onglet lors de la création d'une consultation, ou d'abord l'onglet 'Prestations et produits' (voir ci-dessous).



Sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Consultation, vous indiquez les champs de texte et les paramètres (comme le poids) que vous souhaitez voir dans ce formulaire. Si vous mettez la hauteur d'un champ à '0', ce champ de texte disparaît de l'onglet 'Clinique'.


Vous pouvez également indiquer si vous référez l'animal à un collègue vétérinaire ou si le client vous a été référé par un collègue. C'est utile par exemple pendant un service de garde, pour faire la distinction entre vos patients et ceux de votre collègue (par exemple pour un mailing ou l'envoi de rapports).


Vous pouvez lier un modèle standard aux champs de texte comme Anamnèse, Examen clinique, Examen supplémentaire, Diagnostic, Thérapie, Suivi et Pronostic. Cliquez ensuite sur le + à côté du champ. Seuls les modèles du type 'Champ de texte' apparaissent ici. Vous trouverez comment créer un modèle dans l'article Comment ajouter un modèle ?


Prestations et produits

Dans cet onglet, vous ajoutez les prestations (protocoles, actes et postes libres) et les produits que vous avez vendus ou utilisés. Vous les ajoutez en cliquant sur l'icône 'Ajouter' () ou en scannant le code-barres ou le code QR. Pour en savoir plus sur les étiquettes, consultez cette page.


Avec le panier, vous pouvez commander pour le client un produit qui n'est plus en stock. Il faut pour cela indiquer au niveau du produit qu'il doit être commandé. Cela n'est possible que si vous disposez d'une interface avec le fournisseur auprès duquel vous passez vos commandes.


Vous ne voyez que les protocoles et les actes liés à l'espèce de l'animal que vous traitez. Si la consultation concerne plusieurs animaux, vous pouvez modifier le nombre de protocoles ou d'actes effectués. Plus d'informations ici pour les protocoles et ici pour les actes.


Lors du verrouillage de la consultation, vous pouvez attribuer plusieurs protocoles de vaccination ou de traitement à une seule fiche animal. C'est particulièrement utile pour la vaccination d'une étable, où il n'y a pas de fiche pour chaque animal.


Remarque : la vaccination d'une portée de chiots fonctionne autrement. Normalement, vous ne souhaitez pas créer de statut de traitement ni les rappels associés. Utilisez donc plutôt un protocole du type 'Général'.


Les postes libres vous permettent d'ajouter des éléments qui ne sont pas définis comme protocole, acte ou produit dans votre Fuga. Le montant d'un poste libre peut être négatif, par exemple pour un bon de réduction.



Avec l'option 'Afficher les prestations et les produits dans 1 tableau' sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client, vous choisissez d'afficher les prestations et les produits dans un seul tableau (comme dans la capture d'écran ci-dessus) ou dans des onglets séparés.


Au même endroit, l'option 'Utilisez 'Prestations et produits' comme onglet par défaut' ouvre cet onglet en premier (au lieu de l'onglet 'Clinique').


Fichiers

Cet onglet reprend les fichiers liés à la consultation. En cliquant sur le @ en haut du tableau, vous pouvez envoyer plusieurs fichiers en une fois par e-mail aux parties concernées.


L'icône 'Créer un fichier basé sur un modèle' () vous permet de générer des fichiers avec les données de la consultation, comme une demande d'analyse de laboratoire, un DAF, un rapport de visite, une lettre de référence, etc.


Sous Configuration => Mes préférences => Valeurs par défaut, vous choisissez quel modèle apparaît par défaut dans la consultation, la vente et la communication.



Si vous référez un animal, vous pouvez créer une lettre de référence (modèle) et l'envoyer par e-mail. Sous cet onglet, vous pouvez aussi créer un fichier avec les données du client et de l'animal, que le Fuga de votre collègue peut lire et importer. Cliquez pour cela sur l'icône 'Créer un fichier d'exportation avec info client/animal' (), puis envoyez le fichier par e-mail avec l'icône 'E-mail' (@). Ce fichier ne contient pas d'historique. Le destinataire l'importe ensuite dans son Fuga via l'action Importer client/animal sous l'onglet Consultation.


Extensions à la consultation

Vous pouvez choisir différents types d'extensions lors de la création de la consultation, ou en cliquant sur l'icône 'Editer' () dans l'en-tête de la consultation. Des onglets supplémentaires apparaissent alors dans la consultation.



Sous Configuration => Mes préférences => Valeurs par défaut, vous indiquez quelles extensions sont sélectionnées par défaut dans la consultation. Vous pouvez aussi choisir un dessin par défaut par extension (si les dessins sont pertinents) et ajouter des dessins par espèce.



Traçabilité

Cet onglet montre quand et par qui une vente ou une consultation a été créée, verrouillée et finalisée. Pour un cabinet avec un seul vétérinaire, cette information est peu utile : vous pouvez la masquer avec l'option 'Montrer info traçabilité' sous Configuration => Mes préférences => Mise en page => Interaction client.


Financier

Cet onglet reprend toutes les informations financières de la consultation : si elle a été payée ou non, la date et le mode de paiement éventuels, la facture et les éventuelles remarques sur la facture.


Les protocoles, produits, actes et postes libres y sont classés dans l'ordre choisi sous Configuration => Préférences du cabinet => Documents (partie Factures), où vous pouvez aussi définir d'autres préférences de facturation. En bas, vous voyez les totaux TVA comprise et hors TVA.


Cet onglet n'est visible que lorsque la consultation est finalisée.


Plusieurs interactions client pour un même client

Pour traiter plusieurs animaux à la suite, vous pouvez ajouter une nouvelle interaction client via les quatre icônes en haut à droite. Il n'est pas obligatoire de verrouiller d'abord la première consultation. Vous passez facilement d'une interaction client à l'autre en cliquant sur les onglets.



Les interactions client disponibles :


Vous pouvez répéter cette procédure pour tous les animaux. Vous obtenez ainsi un aperçu de toutes les interactions client qui ont le même client, la même date et le même statut de finalisation. Ce statut peut être 'non finalisé', 'finalisé sur la même facture/le même reçu' ou 'finalisé comme non facturé'.


À tout moment, vous pouvez consulter l'aperçu financier de l'ensemble des interactions client en cliquant sur l'icône 'Aperçu financier' ().


Comment finaliser la consultation ?

La finalisation se fait en deux étapes : vous verrouillez d'abord la consultation, puis vous la finalisez. Lors du verrouillage, la consultation est automatiquement placée sur le compte courant du client. Si vous introduisez plusieurs consultations pour le même client, vous verrouillez donc chaque consultation séparément. Lors de la finalisation, toutes les consultations non payées sont ensuite listées.


  1. Verrouillez d'abord chaque interaction client en cliquant sur l'icône 'Verrouiller' () en haut. Une consultation ou une vente qui n'est pas encore verrouillée est marquée d'une clé dans son onglet. Vous pouvez aussi verrouiller une consultation avant d'ajouter une nouvelle interaction client, et la déverrouiller ensuite () pour la modifier. Lors du verrouillage, Fuga effectue un certain nombre d'actions non financières en arrière-plan et vous pouvez encore ajouter ou modifier des données :
    • Vous obtenez un aperçu de tous les produits utilisés.
    • Vous pouvez encore modifier le nombre d'unités des produits et des actes utilisés dans un protocole.
    • Si l'animal suit un traitement, la date du prochain traitement est enregistrée sur l'animal. C'est important pour les rappels de vaccination et les autres rappels.
    • Le statut de l'animal est adapté selon le protocole : après un protocole d'euthanasie par exemple, le statut passe de 'Normal' à 'Euthanasie'.
    • Le statut de stérilisation est également adapté si vous avez appliqué un protocole de stérilisation : il passe alors à 'Stérilisé'.
    • Si l'animal est hospitalisé dans une cage pendant la consultation, il est aussi virtuellement attribué à cette cage.
    • Le verrouillage déclenche l'enregistrement de certains antibiotiques. Le produit est alors placé sur la liste de l'organisme d'enregistrement correspondant.
    • Les produits de la consultation sont ajoutés à la carte de fidélité du client, le cas échéant.
    • Les produits sont enregistrés auprès de Royal Canin, le cas échéant.

  2. Dès que vous avez verrouillé au moins une interaction client, vous pouvez la finaliser et créer une facture ou un reçu en cliquant sur l'icône 'Finaliser' ().

    Lors de la finalisation, vous voyez un aperçu des consultations et des ventes verrouillées, toutes cochées par défaut. S'il n'y a qu'une seule consultation ou vente, cet aperçu n'apparaît pas ; vous recevez alors un avertissement s'il existe d'autres consultations ou ventes (non associées) sur le compte courant. Vous recevez aussi un avertissement si l'ensemble que vous finalisez contient encore des consultations ou des ventes non verrouillées.


    Comme pour le verrouillage, Fuga effectue lors de la finalisation certaines actions financières en arrière-plan, et vous pouvez ajouter ou modifier certains détails :
    • Vous choisissez la méthode de finalisation et la date. Vous pouvez finaliser la consultation avec ou sans facture ou reçu. Les différentes méthodes sont expliquées sur cette page.
    • Vous pouvez introduire un assureur.
    • Le cas échéant, la consultation est enregistrée auprès de SantéVet.
    • Vous pouvez enregistrer un ou plusieurs paiements (caisse, mode de paiement et remarque).
    • Vous pouvez introduire un tiers payant.
    • Si vous utilisez la 'Remise paiement à échéance' et que la consultation est payée dans les délais, une vente est créée en arrière-plan pour appliquer la remise.
    • Vous pouvez ajouter un commentaire sur la facture ou le reçu.


Une fois la facture créée, vous pouvez afficher la facture (), envoyer la facture ou le reçu par e-mail () et supprimer la facture (). Si vous supprimez la facture ou le reçu, les consultations associées restent verrouillées.


Remarque : supprimer une facture peut créer un trou dans la numérotation des factures ou des reçus. Un avertissement rouge le signale. Lisez ici comment combler ce trou.



Plusieurs animaux : une consultation par animal

En sélectionnant l'option 'Plusieurs animaux' dans la fiche de consultation, vous pouvez traiter plusieurs animaux dans une seule consultation. Cela convient dans la plupart des cas : si les animaux ont la même anamnèse, ou pour une simple vaccination par exemple.


Nous recommandons quand même de créer une fiche de consultation séparée pour chaque animal, afin de garder un historique clair par animal. Si vous traitez plusieurs animaux l'un après l'autre, vous pouvez, au lieu de finaliser immédiatement (), verrouiller la consultation (elle est alors placée sur le compte courant) et en créer une nouvelle (). Ainsi, chaque animal garde un historique clair et il n'y a aucun doute sur le protocole appliqué à chaque animal.


Marche à suivre :

  1. Créez une consultation pour le client et sélectionnez 'Animal unique'.
  2. Une fois la consultation terminée, cliquez sur l'icône 'Verrouiller et créer une nouvelle consultation' ().
  3. Le statut de l'animal change à ce moment, mais vous pouvez encore le modifier dans le formulaire de contrôle. Si tout est correct, cliquez sur 'Verrouiller et créer une nouvelle consultation'.

  4. Une nouvelle consultation s'ouvre, dans laquelle vous répétez la procédure pour l'animal suivant.
  5. Pour le dernier animal, ne cliquez pas sur l'icône 'Verrouiller et créer une nouvelle consultation' (), mais sur 'Verrouiller' ().
  6. Pour finaliser, ne cliquez pas sur l'icône 'Finaliser' (), mais sur l'icône 'Finaliser le compte courant' (). Vous voyez alors un aperçu du compte courant du client. Cochez toutes les consultations et les ventes à régler.
  7. Cliquez sur 'Suivant' : Fuga regroupe toutes les consultations et les ventes cochées sur une seule facture.