Un livre de caisse est une indication écrite de toutes les entrées et dépenses effectuées dans une caisse. La plupart des achats et des dépenses peuvent être déterminées automatiquement sur base des paiements effectués dans Fuga.
Certaines actions doivent cependant être effectuées manuellement.
Par exemple:
- Argent déposé sur un compte (bancaire)
- Argent reçu depuis un compte (bancaire) dans la caisse
- Une pénurie (argent mal compté, vol, etc.)
- Un excédent (argent mal compté, etc.)
Créer le livre de caisse
Vous pouvez créer le livre de caisse en trois étapes.
Etape 1: entrez les paramètres du livre de caisse
Sélectionnez le rapport Livre de caisse sous l'onglet Comptabilité. Vous pouvez entrer une période spécifique et le mode souhaité.
Ajoutez en plus le numéro du compte bancaire sous Configuration => Données du cabinet => Comptabilité.
Etape 2: saisir les transactions du livre de caisse
En cliquant sur 'Suivant', vous pouvez également:
- saisir/modifier le montant de départ. Il s'agit du montant qui est/était dans la caisse le matin de cette date.
- indiquer si vous souhaitez que le montant de départ de la 'date de fin + 1 jour' soit déterminé automatiquement. Ceci est décoché par défaut sauf si vous créez un livre de caisse où la date de début est la même que la date de fin ET si "Configuration=> Comptabilité => Livre de caisse =>Calcul automatique montant initial avec livre de caisse de 1 jour" est coché .
- modifier/supprimer/ajouter des 'Éléments supplémentaires au livre de caisse'. Les 'Éléments supplémentaires au livre de caisse' servent principalement à transférer des virements vers et depuis la banque et à générer des manques ou des excédents.
Vous pouvez également ajouter ces 'Éléments supplémentaires au livre de caisse' via l'action Ajouter élément supplémentaire au livre de caisse sous l'onglet Comptabilité. Au cours de cette phase, il est également important de saisir le montant initial correct, à savoir le montant qui se trouve/trouvait dans la caisse le matin.
Etape 3: le résultat
Chaque ligne du livre de caisse contient un reçu ou une dépense, le solde étant indiqué à la fin de la ligne. Dans la colonne des dépenses, vous trouverez des informations sur les paiements de la colonne de reçus qui n’ont pas été effectués en espèces, mais par exemple par Bancontact. Vous trouverez également les dépenses payées en espèces que vous avez saisies dans Fuga en tant que dépenses. Enfin, les éléments supplémentaires du livre de caisse se retrouvent également dans la colonne des reçus ou des dépenses.
Dans le livre de caisse de Fuga, les reçus sont regroupés dans les catégories suivantes:
- Paiements associés aux factures
- Paiements associés aux reçus
- Paiements des frais de dossier
- Acomptes des consultations/ventes
- Paiements associés aux notes de crédit (négatif) crées par vous-même
Rapport des éléments supplémentaires au livre de caisse
Pour obtenir une liste de tous les éléments supplémentaires au livre de caisse, vous pouvez également demander le rapport Éléments supplémentaires au livre de caisse sous l'onglet Comptabilité. Ici, vous pouvez également modifier/supprimer/ajouter ces éléments.
