Fuga maakt herinneringen (rappels) aan op basis van de protocollen die u toepast. U kunt ze automatisch laten versturen, of zelf versturen via het rapport Verwachte behandelingen.
Hoe ontstaat een herinnering?
Past u in een consultatie een protocol toe van het type Vaccinatie, Productbehandeling, Anticonceptie of Andere behandeling, dan maakt Fuga bij dat dier een behandelingsstatus aan. Daarin staat wanneer het dier opnieuw behandeld moet worden. Die termijn stelt u in op het protocol. Hier leest u hoe u een protocol toevoegt.
In de dierenfiche, onder Status behandelingen, kunt u een behandelingsstatus ook zelf wijzigen of aanmaken. Maakt u er een aan, dan kiest u een protocol, maar er gaan geen producten uit uw stock.
Herinneringen automatisch laten versturen
Fuga kan de herinneringen elke avond zelf versturen: 14 dagen voor een vaccinatie of andere behandeling, en 2 dagen voor een productbehandeling. U zet dit aan via Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Behandelingsherinneringen. Er zijn drie aparte instellingen:
- Automatisch via mail: voor klanten met een e-mailadres bij wie "Herinnering behandeling" op E-mail staat.
- Automatisch via MyPets: voor klanten die al eens ingelogd hebben in myPets.
- Automatisch via sms: voor klanten met een gsm-nummer bij wie "Herinnering behandeling" op Sms staat. Daarvoor moet Fuga SMS geactiveerd zijn (meer over Fuga SMS).
Deze drie instellingen staan los van elkaar. Een myPets-klant met voorkeur e-mail krijgt dus zowel een melding in myPets als een mail, als beide instellingen aan staan.
Per protocol kiest u met "Automatisch sturen" of dat protocol automatisch verstuurd wordt. Wilt u de voorkeur van veel klanten tegelijk aanpassen? Gebruik Consultatie => Acties => Toon alle acties => Aanpassen communicatievoorkeuren. Herinneringen per post worden nooit automatisch verstuurd.
Meer uitleg: Automatisch verzenden van behandelingsherinneringen. Komen de mails niet aan? Lees dan dit artikel.
Herinneringen zelf versturen via Verwachte behandelingen
Ga naar Consultatie => Rapporten => Verwachte behandelingen en kies een periode. Het rapport toont alle behandelingen die in die periode moeten gebeuren. Voorbeeld: een dier dat op 1/5/2025 gevaccineerd werd en op 1/5/2026 opnieuw gevaccineerd moet worden, verschijnt als uw periode 1/5/2026 bevat.
Twee filters zijn hier handig:
- Inclusief klanten met afspraak: vink dit uit om klanten te verbergen die al een afspraak gemaakt hebben.
- Inclusief behandelingen met automatisch verstuurde herinneringen: staat standaard uit, dus dieren die al een automatische herinnering kregen, ziet u niet. Vink het aan als u ze toch wilt zien.
Klik op de @ om te mailen, op de enveloppe om een brief per post te versturen, of op het tekstballonnetje om een sms te sturen. De klanten van wie de voorkeur overeenkomt met dat kanaal, staan standaard aangevinkt. U ziet die voorkeuren in het overzicht aan de groene achtergrond achter de icoontjes. U kunt klanten nog zelf aan- of uitvinken.
Een eigen rappelbrief per protocol
Fuga bevat standaard een aantal rappelbrieven. Via een nieuwe template kunt u een eigen versie maken. Hier leest u hoe. Per protocol kiest u welke rappelbrief gebruikt wordt.
Voor welke dieren krijgen klanten herinneringen?
Voor alle dieren met de status Normaal, Normaal (2) of Normaal (3). Dieren met een andere status (bijvoorbeeld overleden of verkocht) krijgen geen herinneringen.
Verwachte behandelingsdatum herberekenen
Ga naar Consultatie => Acties => Toon alle acties. Klik onder Afspraken op Herbereken verwachte behandelingsdatum.
Let op: komt de nieuwe datum van een vaccinatie of andere behandeling in het verleden te liggen, dan plant Fuga die in op de dag van de herberekening + 14 dagen.
Foutmelding bij het versturen van een herinnering per mail
Krijgt u deze foutmelding wanneer u een herinnering per mail verstuurt?
Kies dan bij "Antwoord naar" een persoon in plaats van het algemene adres "Herinneringsmails", en verstuur opnieuw.
