Sous Configuration => Données du cabinet => Comptabilité, vous pouvez ajuster les conditions de paiement pour détecter les paiements tardifs.
- Pour créer des rappels de paiement, allez d'abord au rapport Payeurs tardifs ou Payeurs tardifs (filtre) sous l'onglet Comptabilité. Ici, vous pouvez créer un rappel par payeur tardif en cliquant sur l'icône 'Créer un rappel' (
). Vous pouvez faire la même chose sous l'onglet 'Financier' dans la fiche client. De plus, vous avez la possibilité d'ajouter des coûts de fichier. - Vous pouvez ensuite envoyer le rappel au client: après avoir créé un rappel dans le rapport Payeurs tardifs sous l'onglet Comptabilité, sous l'onglet 'Financier' dans la fiche client ou dans le rapport Rappels de paiement sous l'onglet Comptabilité.
- Vous pouvez ensuite mettre la facture ou le reçu comme payé dans l'onglet 'Financier' de la fiche client, du rapport Factures/reçus non payés ou du rapport Factures/reçus non payés avec tiers payant.
Comment créer mon propre rappel de paiement?
Fuga vous propose un rappel de paiement standard en 3 langues. Vous pouvez facilement créer vous-même une varianteà partir du rappel de paiement standard existant. Il est important que vous choisissez sous 'Destination/contexte' l'option 'Client', que vous sélectionnez 'Rappel de paiement' comme 'Type fichier' et 'Texte riche' comme mise en page. Vous pouvez lire ici comment faire.
Si vous affichez ce modèle standard, vous verrez qu'un certain nombre de nouveaux paramètres sont utilisés: $RTFinReminderTable$, $finReminderDossierCostWarning$, $finReminderNumber$, $finReminderDate$, $finReminderSigner$ et $finReminderNote$. Le paramètre $RTFinReminderTable$ génère le tableau des factures/reçus en attente. Le paramètre $finReminderDossierCostWarning$ génère un texte si vous avez sélectionné des coûts 'Avertissement frais de dossier' à la création du rappel de paiement.
Définissez ensuite ce modèle sous Configuration => Données de cabinet => Comptabilité => Rappel de paiement. Si vous souhaitez ajouter les numéros des factures/reçus sur le virement, par exemple ajoutez le paramètre $finReminderInvolvedNumbers$.
Comment rechercher des rappels de paiement?
Vous pouvez rechercher un ou plusieurs rappels de paiement dans l'onglet Comptabilité. Dans ce cas, vous verrez un menu déroulant et un champ de recherche dans la barre située au-dessous le menu principal. Sélectionnez d'abord 'Rappel de paiement', puis entrez le ou les termes exacts de la recherche ou une partie du(des) terme(s) de la recherche. Vous pouvez également utiliser l'astérisque (*) dans le champ de recherche: vous y trouverez une liste de tous les rappels de paiement. Utilisez les raccourcis pour chaque rappel de paiement. Vous pouvez par exemple modifier le rappel de paiement, l'indiquer comme payé, le télécharger ou l’envoyer par e-mail. Et pour ouvrir un rappel de paiement, cliquez sur l'icône 'Afficher' (
).
À partir de cette liste, vous pouvez également envoyer le rappel de paiement.
Rappels de paiement impayés
Le rapport Rappels non payés (frais de dossier) vous donne un aperçu de tous les rappels de paiement non payés avec les coûts de fichier. Il est possible d'inclure des frais de dossier chez un rappel de paiement. Sous cet onglet, vous pouvez immédiatement dresser une liste de tous les rappels de paiement dont les frais de dossier n’ont pas encore été payés.
Nouveau modèle de rappel de paiement
Un nouveau modèle de rappel de paiement est disponible à partir du 25/09/2024. Cette mise à jour fait suite au récent renforcement de la réglementation belge en matière de rappels de paiement. Il est désormais obligatoire d'inclure des conditions et des informations spécifiques dans votre rappel afin de pouvoir valablement réclamer une clause de dommages et intérêts en plus du montant dû en cas de retard de paiement.
Pour une explication détaillée des exigences légales, veuillez consulter la brochure de Trivion au bas de cet article. Cette brochure fournit des informations détaillées sur la réglementation et vous aidera à rédiger correctement vos rappels de paiement.
Pour calculer le montant de la clause de dommage que vous êtes légalement en droit d'exiger, en fonction du montant de la dette, vous pouvez utiliser l'outil Excel ci-joint (ce fichier - en néerlandais - se trouve également en bas de l'article). Cet outil vous aidera à déterminer rapidement et facilement la majoration correcte en fonction de la législation belge applicable.
En utilisant ce nouveau modèle et en appliquant correctement le calcul de la clause de dommage, vous vous conformerez à la législation belge et vous vous protégerez contre d'éventuelles complications juridiques.