Méthode automatique

Si vous chargez un document de livraison de produits (voir ci-dessous) encore sans description, celui-ci  sera automatiquement ajouté dans le rapport Produits insuffisamment spécifiés.

Vous pouvez, en outre, importer un produit du catalogue d'un fournisseur via l'action Importer un produit du catalogue du fournisseur. Celà vous donnera immédiatement l'orthographe correcte du produit . Les données disponibles (CNK, TVA, prix, ..) seront copiées autant que possible.

Complétez la fiche de produit manuellement comme décrit ci-dessous.

Ajouter ou mettre à jour des produits via un fichier Excel

Souhaitez-vous modifier un paramètre pour de nombreux produits en une seule fois, ou ajouter une longue liste de nouveaux produits d'un coup ? Avec l'action Ajouter ou mettre à jour des produits via un fichier Excel, vous exportez vos produits vers un fichier Excel, vous les modifiez à cet endroit et vous rechargez le fichier. Fuga traite alors toutes les modifications en une seule opération.

Où trouver cette fonction ?

Rendez-vous dans Stock => Actions => Ajouter ou mettre à jour des produits via un fichier Excel. L'action n'est disponible que pour les utilisateurs disposant d'un profil administrateur.

Une fenêtre s'ouvre avec quatre étapes : choisir un dépôt, exporter, modifier, importer.

Étape 1 — Choisir un dépôt

Choisissez le dépôt dont vous voulez adapter les produits. Choisissez Tous les dépôts (non spécifiques à un dépôt) pour les produits qui ne sont liés à aucun dépôt. Si vous ne travaillez pas avec des dépôts, vous ne voyez pas ce choix.

Si vous travaillez avec des produits spécifiques à un dépôt, faites l'export et l'import dépôt par dépôt, et importez toujours le fichier avec le même dépôt sélectionné que lors de l'export. Si vous choisissez un autre dépôt lors de l'import, les produits du fichier sont déplacés vers ce dépôt.

Étape 2 — Exporter les produits vers Excel

Cliquez sur le bouton Exporter les produits vers Excel. Fuga crée le fichier products.xlsx contenant tous les produits du dépôt choisi, y compris les produits inactifs. Conservez toujours une copie de ce fichier exporté afin de disposer d'une sauvegarde des données dans leur état d'origine.

Chaque donnée figure dans une colonne distincte. Les en-têtes de colonnes sont des noms techniques en anglais, par exemple id, name, type, vatPercentage, priceDetermination. Il y a aussi une colonne de nom par langue client de votre cabinet (par ex. nameDutch, nameFrench). Les champs à choix apparaissent sous forme de liste déroulante dans laquelle vous sélectionnez une valeur, les champs oui/non contiennent les valeurs true ou false, et les champs vides dans Fuga apparaissent comme une cellule vide.

Étape 3 — Effectuer les modifications dans le fichier Excel

Ouvrez le fichier exporté et modifiez les informations produits là où c'est nécessaire. Quelques consignes :

• Conservez les en-têtes de colonnes exactement tels qu'ils ont été exportés. L'ordre des colonnes n'a pas d'importance.
• Vous ajoutez un nouveau produit avec une nouvelle ligne sans id. Complétez alors au minimum name et vatPercentage, et de préférence aussi type, priceDetermination, outgoingUnit et nbrOfOutgoingUnitsPerProduct.
• Les colonnes que vous ne souhaitez pas modifier peuvent être supprimées du fichier.
• Vous pouvez également supprimer du fichier les produits que vous ne souhaitez pas mettre à jour.
• Un produit n'est mis à jour ou créé que si la ligne ne contient aucune valeur invalide.
• Utilisez uniquement des valeurs simples, pas de formules.
• Le nom d'un produit actif doit être unique. Deux produits actifs portant le même nom ne sont pas acceptés.
• nbrOfOutgoingUnitsPerProduct ne peut plus être modifié une fois le produit verrouillé.

Exemple : pour donner un prix fixe à un produit, mettez priceDetermination sur FIXED_PRICE sur la ligne de ce produit et indiquez le prix par unité sortante dans fixedUnitPrice.

Enregistrez le fichier au format Excel (.xlsx) lorsque vous avez terminé, pas en .csv.

Étape 4 — Importer le fichier

Faites glisser le fichier dans la fenêtre ou sélectionnez-le, puis cliquez sur Charger fichier. Une barre indique la progression. Fuga traite chaque ligne séparément, de sorte que les produits valides sont importés même si une erreur figure ailleurs.

Comment Fuga traite votre fichier

Produit existant ou nouveau produit :

• Si un id est renseigné, Fuga met à jour ce produit existant. Si l'id n'existe pas, la ligne est refusée.
• Si l'id est vide, Fuga crée un nouveau produit.

Cellules vides : si une colonne figure dans le fichier et que vous laissez une cellule vide, Fuga efface cette valeur sur le produit. Exceptions : une cellule vide dans une colonne oui/non (comme active ou showInShop) devient false, et une cellule vide dans une colonne à nombre entier (nbrOfOutgoingUnitsPerProduct, priceDeviationProvided, priceDeviationAdministered) devient 0. Une cellule gain vide signifie aucune marge. Si vous laissez la cellule active vide, le produit devient donc inactif. Les colonnes que vous avez entièrement supprimées du fichier restent inchangées.

Dépôt : si vous choisissez un dépôt lors de l'import, tous les produits du fichier sont placés dans ce dépôt. Si vous choisissez Tous les dépôts (non spécifiques à un dépôt), un produit existant garde son propre dépôt.

Colonnes maître : groupId, groupPriceCategory et complianceLevel ne sont traitées que dans un cabinet maître. Dans les autres cabinets, elles sont ignorées.

Résultat de l'importation

Après l'importation, Fuga affiche combien de produits ont été mis à jour, créés ou refusés, avec un aperçu des lignes qui n'ont pas pu être importées. Pour chaque ligne refusée, vous voyez le numéro de ligne, le nom du produit et le motif. Quelques exemples :

• l'id n'existe pas dans Fuga
• le nom manque
• le nom est déjà utilisé par un autre produit actif
• un champ à choix contient une valeur qui ne figure pas dans la liste déroulante
• une valeur est trop longue ou invalide

Vous voyez ainsi immédiatement quelles lignes vous devez corriger, et vous pouvez ensuite réimporter le fichier.

Sous cet aperçu, le bouton Exporter produits incorrects vous permet de télécharger un fichier Excel contenant uniquement les lignes refusées. Ce fichier a les mêmes colonnes que le fichier importé, avec une colonne supplémentaire Errors tout à la fin, qui indique le motif du refus par ligne. Corrigez ces lignes dans le fichier et réimportez-le — vous ne retraitez ainsi que les produits refusés.

Important

Les produits qui figuraient dans l'export mais que vous supprimez du fichier ne sont pas supprimés de Fuga. Omettre une ligne est donc sans risque. Si vous ne voulez plus utiliser un produit, mettez active sur false.

Valeurs possibles pour les listes déroulantes

Pour ces colonnes, vous choisissez la valeur dans une liste déroulante située dans la cellule même : cliquez sur la cellule, utilisez la flèche qui apparaît et sélectionnez l'une des valeurs. Vous ne devez donc pas la saisir manuellement. Si vous utilisez encore un ancien fichier avec des valeurs comme TDrug ou TFixedPrice, elles sont également acceptées.

Autres colonnes

• id : vide pour un nouveau produit, à ne pas modifier pour un produit existant
• name (obligatoire), plus nameDutch, nameFrench, ... par langue client
• vatPercentage (obligatoire pour un nouveau produit)
• label, description, cnk, ean
• publicPrice, grossPriceExclVat, fixedUnitPrice (montants)
• gain (marge bénéficiaire en %, nombre entier)
• nbrOfOutgoingUnitsPerProduct (nombre entier)
• priceDeviationProvided, priceDeviationAdministered (écart de prix en %)
• surchargeProvided, surchargeAdministered (supplément en euro hors TVA)
• atcVetCode, siAbvCode, vetpointProductId
• groupId, groupPriceCategory (cabinet maître uniquement)
• complianceLevel (Niveau de préférence, cabinet maître uniquement) : GREEN, YELLOW, BLUE, ORANGE ou RED

Méthode manuelle

Créez manuellement un nouveau produit dans l'onglet Stock. Ajoutez un produit avec l'action Ajouter produit. Il est également possible de créer un nouveau produit à partir d'une vue d'ensemble en cliquant sur l'icône 'Ajouter' ().

Dans le nouvel écran, vous devez obligatoirement renseigner le nom, l'unité sortante, le nombre d'unités sortantes par produit et le mode de détermination du prix. D'autres données peuvent être ajoutées au choix.   

• Nom - Entrez le nom du produit, éventuellement dans plusieures langues. Pour la commande et la lecture automatiques des livraisons, il est important que vous ne changiez pas ce nom. Une seule exception: vous pouvez faire précéder le nom d'un préfixe séparé par un '_' du nom d'origine. Cela vous permet de libeller des produits avec vos propres raccourcis.
• Marquage - Il vous est libre de remplir ce champ qui permet de diviser les produits en catégories à votre discrétion. Dans le rapport du Registre sortant, vous pouvez rechercher sur cette étiquette, où il ne doit pas nécessairement s'agir d'une étiquette complète. Ce mécanisme permet ainsi de classer les produits selon une hiérarchie. Un exemple: supposons que vous devez faire un registre sortant pour différents types d'antibiotiques, puis vous pourriez attribuer une étiquette différente à chaque type d'antibiotique, par exemple A1, A2, A3 et A4. Si l’antibiotique de type A3 peut être subdivisé en deux sous-types, vous pouvez, par exemple, les étiqueter A3A et A3B. Si vous recherchez dans le registre sortant le label 'A' dans ce cas, vous recevrez tous les antibiotiques. Cependant, si vous recherchez 'A2', vous obtiendrez tous les antibiotiques de type 'A2' et si vous recherchez 'A3', vous obtiendrez tous les antibiotiques de type 'A3' (y compris ceux portant les étiquettes 'A3A' et 'A3B'). Enfin, si vous recherchez 'A3B', vous ne recevrez que les antibiotiques dont l'étiquette commence par 'A3B'.
• Code CNK - Entrez le code CNK du produit.
• Dépôt - Si vous travaillez avec plusieurs dépôts, vous pouvez attribuer à la définition de produit un dépôt spécifique, ce qui signifie que vous pouvez entrer une tarification différente, des valeurs de stock minimum et maximum différentes, etc. par dépôt. Si vous ne voulez pas de paramètres différents par dépôt, laissez ce champ vide. Voir ici pour plus d'informations.
• Unité sortante - Il s'agit de l'unité dans laquelle ce produit est utilisé. Ces unités peuvent être déterminées sous Configuration => Données du cabinet => Stock où vous pouvez sélectionner 'Nouveau' dans la liste. Une fenêtre contextuelle s'ouvrira pour vous permettre d'ajouter une nouvelle unité.
• Nombre d'unités sortantes par produit - Entrez ici le nombre d'unités disponibles par produit. Pour le calcul du prix, il est important de remplir correctement ce champ. Exemple: pour un produit, l'unité sortante est 0,1 ml. 10 ml sont disponibles par bouteille (lot de produit). Ensuite, le nombre d'unités sortantes par produit sera de 100 (100 * 0,1 ml = 10 ml).
• Stock minimum/maximum (unités sortantes) - Ce stock minimum est nécessaire pour recevoir un avertissement de stock trop faible. Ce nombre est exprimé en 'unités sortantes'. Le 'Stock maximum' est également utilisé à chaque  nouvelle commande. Par défaut, la différence entre le stock maximum et le stock actuel sera entrée. Exemple: pour un produit, l'unité sortante est 0,1 ml. 10 ml sont disponibles par bouteille (lot de produit). Supposons que vous vouliez au moins deux bouteilles en stock et un maximum de dix bouteilles, puis vous spécifierez 'stock minimum' 200 (10 ml par bouteille/0,1 ml * 2 bouteilles = 200 ml) et 'stock maximum' 1000 (10 ml par bouteille/0,1 ml * 10 flacons = 1000 ml). Voir ici pour plus d'informations.
• Ignorer les livraisons - Si vous cochez cette case, Fuga ne lira pas les livraisons de ce produit.
• Fourni comme valeur par défaut - Indique si le produit est principalement destiné à la vente ou à l'administration. Lors d'une consultation, il sera indiqué par défaut de l'ajout dans 'Produits sortants.' 
• Carte de fidélité
• Montrer dans le shop
• Utiliser prix d'achat du lot précédent    
• Code EAN - Le code EAN est un Numéro d'Article Européen. La série de chiffres se trouve sous le code-barres sur un produit et est une caractéristique unique d'un produit (et non pas d'un lot!). Nous avons constitué une base de données avec les codes EAN de nombreux produits vétérinaires. Vous pouvez ajouter ces codes à vos fiches produits existants via l'action Ajouter code EAN. Pour les produits nouvellement ajoutés, le code EAN est automatiquement complété s'il est connu par Fuga. Si le code EAN a été ajouté à la fiche produit, vous pouvez également sortir des produits de votre stock en scannant le code EAN. Fuga prendra alors le lot de ce produit qui expire le premier ou s'il n'y a pas de date de péremption le lot le plus ancien.
• Ordre au nom du client    
• MediRund - Vous pouvez entrer ici le nombre d'unités sortantes par unité MediRund.
• Registre AB - Vous pouvez entrer ici le nombre d'unités sortantes par unité Registre AB.
• Sanitel Med - Vous pouvez entrer ici le code et le nombre d'unités sortantes par unité Sanitel Med.
• Bigame - Vous pouvez entrer ici le code et le nombre d’unités sortantes par unité Bigame.
• Financier
  • Achat tarif de TVA - Pour saisir le taux de TVA applicable au produit au moment de l’achat. Si le taux de TVA du grossiste ne correspond pas à celui de Fuga, vous recevrez un message d'erreur (cliquez ici pour plus d'informations). Remarque: il est préférable de laisser ce prix inchangé.
  • Détermination du prix des produits - Sélectionnez comment le prix est déterminé. En savoir plus à ce sujet ici.
  • Taxes antibiotiques    
  • Déviation de prix vente/administration (%) - Sélectionnez un écart de prix lors de la vente ou de l'administration. Cet écart de prix peut être à la fois positif et négatif.
  • Déviation de prix fourni (%) - Sélectionnez une déviation du prix si le produit est fourni (pas administré). Cette déviation de prix peut être positive ou négative. 
  • Déviation de prix administration (%) - Sélectionnez une déviation du prix si le produit est administré (pas fourni). Cette déviation de prix peut être positive ou négative. 
  • Supplément administration (euro) - Cette fonction a pour effet d'ajouter un montant fixe en euros au prix d'un produit  administré via 'Produits' dans la consultation. Ceci indépendamment de la quantité administrée. Si l'administration nécessite plusieurs lots, ce supplément sera greffée à égalité sur ces lots. Pour les produits administrés via un protocole, vous avez le choix d'inclure ou de ne pas inclure ce supplément. La 'Remise sur quantité' ou 'Déviation de prix administration' n'affectent pas ce supplément. Les 'Réduction services' au niveau du client sont appliqués à ce supplément.
  • Remise sur quantité - Vous permet d'enregistrer cinq niveaux de remise sur quantité pour un produit: vous indiquez le nombre minimum d'unités sortantes auxquelles la remise doit être appliquée et le pourcentage de la remise. Notez que si le même produit est ajouté en plusieures fois, les quantités ne seront pas aditionnées pour le prochain seuil de remise sur quantité.
• Type