Sonetas

Onder Praktijkgegevens kunt u enkele standaard gegevens ingeven voor de praktijk. Enkel dierenartsenaccounts met beheerdersrechten kunnen deze instellingen wijzigen - andere accounts kunnen ze wel bekijken.

Algemeen

Hier geeft u de algemene gegevens en info in over uw praktijk. Deze gegevens zullen op documenten verschijnen die u in Fuga genereert, zoals facturen.

• Bedrijfsnaam - Hier geeft u de bedrijfsnaam in van de praktijk. Deze verschijnt dan ook op alle documenten.
  Wijzigingen of veranderingen in de rechtsvorm bijvoorbeeld naar een BV kunnen hier worden ingegeven.
• RPR (Rechtspersonenregister) - Het rechtspersonenregister moet vermeld worden. Hier vult u de stad in waarin de zetel gevestigd is van de rechtbank van het rechtsgebied waarbinnen de vennootschap zit.
• Ondernemingsnummer - Hier geeft u het ondernemingsnummer (btw-nummer) in van de praktijk.
• Publiek telefoonnummer - Hier geeft u het telefoonnummer in van de praktijk.
• Publiek faxnummer - Hier geeft u het faxnummer in van de praktijk.
• Publiek e-mailadres - Hier geeft u het e-mailadres in van de praktijk voor het versturen van e-mails vanuit het systeem.
• Speciale e-mailadressen - Hier geeft u optioneel verschillende 'reply-to' e-mailadressen in voor nieuwsbrieven, behandelingsrappels en financiële documenten (facturen, kredietnota's en betalingsherinneringen).
• Publiek e-mailadres label - Door dit veld in te vullen, zullen de ontvangers van uw e-mails ook de inhoud van dit veld zien in plaats van enkel uw e-mailadres. We raden het aan om hier de naam van uw praktijk in te vullen.
• Ordenummer (rechtspersoon) - Dit veld gebruikt u als uw praktijk een ordenummer heeft als dierenarts rechtspersoon (niet als dierenarts natuurlijke persoon). Dit laat toe dat u bij de beslagen de praktijk (dierenarts rechtspersoon) kunt inbrengen als bedrijfsdierenarts. De contracten bedrijfsbegeleiding en bedrijfsdierenarts runderen/varkens kunnen dan aan de praktijk gekoppeld worden i.p.v. aan een dierenarts natuurlijke persoon.
• Ondertekenaar (rechtspersoon) - Als de praktijk bij het opmaken van contracten (bijvoorbeeld een contract bedrijfsdierenarts runderen) gebruik maakt van 'Praktijk als rechtspersoon' dan kunt u via deze optie bijkomend aangeven wiens (opgeslagen) handtekening gebruikt moet worden. 

Stock

In deze tab kunt u de uitgaande producteenheden toevoegen die in uw stock beschikbaar zijn, in drie talen als de optie voor meertaligheid geactiveerd is onder Instellingen => Praktijkvoorkeuren => Documenten => Taalspecifieke benamingen voor producten, handelingen, protocols, etc. Het is niet noodzakelijk om ze op voorhand allemaal toe te voegen, aangezien u ze ook kunt toevoegen bij het toevoegen van producten. 

Boekhouding

In deze tab kunt u de gegevens invullen met betrekking tot uw boekhouding.

• Btw-systeem - Hier selecteert u het land waarin uw praktijk gevestigd is.
• Praktijk vrijgesteld van btw - Sommige praktijken kunnen vrijgesteld worden van btw, bijvoorbeeld als u een beperkte omzet draait. Als u deze functie heeft aangevinkt, zal Fuga rekening houden met de instelling en zal er nooit btw aangerekend worden.
• Buitenlandse productaankopen - Hiermee bepaalt u of Fuga al dan niet de buitenlandse btw-percentages overneemt als u producten in het buitenland aankoopt.
• Munteenheid - Hier selecteert u de munteenheid waarmee u wilt werken in de praktijk.
• Start boekjaar - Hier selecteert u de maand waarop uw boekjaar begint.
• Betalingstermijn - Hier geeft u de betalingstermijn op van uw facturen, die zal verschijnen op de factuur. Dat is nodig om aanmaningen op het juiste moment te kunnen genereren vanuit het systeem.
• Betalingstermijn wijzigbaar - Met deze optie kunt u de uiterste betalingsdatum nog wijzigen bij het aanmaken van een factuur of ontvangstbewijs.
• Betaalwijze verplicht - Indien dit vakje is aangevinkt, wordt de betaalwijze een verplicht veld.
• Kassa verplicht - Indien dit vakje is aangevinkt, wordt de kassa bij het afrekenen een verplicht veld.
• Beperking betalingsdatum - De optie laat toe om te verhinderen dat er nog betalingen toegevoegd worden in een vorige periode 
  (maand of kwartaal).
• Beperking datum factuur/ontvangstbewijs - De optie laat toe om te verhinderen dat er nog facturen of ontvangstbewijzen toegevoegd worden in een vorige periode (maand of kwartaal).
• Bewerken van voorschotten op openstaande rekeningen toelaten - Als deze functie is aangevinkt, is het mogelijk om de voorschotten aan te passen of toe te voegen bij consultaties/verkopen die op de lopende rekening staan. Als dit gedaan is, zal het bedrag van het voorschot in het rapport Openstaande lopende rekeningen aanklikbaar zijn en kunt u op de verschillende voorschotten wijzigingen uitvoeren.
• Afronden op 5 cent (contant) - Hier leest u alles over de afrondingen in Fuga.
• Afronden op 5 cent (andere betaalwijzen) - Hier leest u alles over de afrondingen in Fuga.
• Derde betaler - Hiermee kunt u de optie activeren of u bij een consultatie of een verkoop kunt aanduiden dat de factuur (of het ontvangstbewijs) voor een andere klant is. Als dit geactiveerd is, kunt u in de klantenfiche een standaard derde betaler instellen voor deze klant. Bij het aanmaken van een consultatie of verkoop kunt u ook een derde betaler aanduiden. Als bij deze klant al een standaard derde betaler is ingevuld, zal deze overgenomen worden als beginwaarde. Een derde betaler moet ook als klant gekend zijn in Fuga. Als u een factuur dus wilt laten betalen door doorverwijzende dierenarts, moet u deze dierenarts ook als klant inbrengen.
• One-Stop-Shop btw - Sinds 1 juli 2021 is er een btw-regelgeving in voege die stelt dat bij een online verkoop aan een EU-particulier uit een ander land de btw-tarieven van dit andere land gehanteerd moeten worden. Deze regelgeving is ook bekend onder de naam One-Stop-Shop btw-regel (OSS). Via deze optie kan je zulke verkopen activeren.
  
  Als de optie is aangevinkt, zal je bij EU-particuliere klanten uit een ander land de mogelijkheid hebben om 'One-Stop-Shop btw (standaard)' aan te vinken in de klantenfiche. Bij de aanmaak van een nieuwe verkoop of consultatie voor dit soort klant kan je vervolgens aangeven of de OSS btw-regel wordt toegepast. Initieel staat hier aangeduid wat er in de klantenfiche als standaardwaarde werd ingebracht. Je kan dan de verkoop of consultatie vervolledigen, vergrendelen en afrekenen zoals gewoonlijk. De factuur zal vermelden dat de OSS btw-regel werd toegepast. Let op: je kan geen facturen maken die een mix zijn van 'normale' verkopen en OSS-verkopen.
  
  Bij de btw-aangifte worden dit soort verkopen in het vak 47 geplaatst.
  
  Als je een kredietnota moet aanmaken voor dit soort verkoop, kan dit door in het formulier van de kredietnota eerst 'One-Stop-Shop btw' aan te vinken. Vervolgens bewaar je het en editeer je de kredietnota opnieuw.
  
  Het rapport One-Stop-Shop btw register lijst alle facturen op waarbij de OSS btw-regel werd toegepast. Bij het rapport Facturen en het rapport Kredietnota's heb je ook de mogelijkheid om 'Enkel One-Stop-Shop btw' aan te vinken. Dit geeft dan een overzicht van de facturen of kredietnota's die onder de OSS btw-regeling zijn aangemaakt.
• Bankgegevens (bank, rekeningnummer, BIC en IBAN) - Hier geeft u enkele gegevens op van uw bank, zoals de naam, uw rekeningnummer en uw BIC- en IBAN-codes.
• Peppol - Lees hier alle informatie over Peppol.
• Verloningssysteem - Lees hier alle informatie over het verloningssysteem.
• Controle btw-nummer - Hiermee controleert Fuga de btw-nummers automatisch. Voor deze controle gebruiken we een dienst van de Europese Commissie. Deze dienst geeft echter soms 'false negatives': een btw-nummer kan correct zijn, maar de dienst zegt van niet. Vandaar dat we toelaten dat u die controle uitschakelt op het ogenblik dat u het btw-nummer inbrengt.
• Formatteer btw-nummer - Deze optie doet geen controle van het btw-nummer, maar zorgt ervoor dat het btw-nummer in een standaard formaat bewaard wordt (in Belgie: BE0123.456.789). Deze formattering gebeurt ook als u 'Controle btw-nummer' heeft ingeschakeld.
• Payconiq - Lees hier alle informatie over Payconiq.
• Export - Fuga voorziet de mogelijkheid om boekhoudkundige gegevens te exporteren naar een boekhoudpakket (van uw boekhouder). Zie hier voor meer informatie.
• Betalingsherinnering - Hierin kunt u de betalingsherinnering selecteren. Als u de bestaande template van Fuga wilt vervangen door een eigen versie, kan dat hier. U kunt de betalingsherinnering ingeven in drie talen, zodat de klant ze kan ontvangen en lezen in zijn voorkeurstaal. U kunt hier ook een standaardwaarde voor de dossierkosten ingeven. 
• Verkoopsvoorwaarden - Hierin kunt u de verkoopsvoorwaarden toelichten. Die zullen op de facturen en ontvangstbewijzen komen te staan. U kunt die verkoopsvoorwaarden ingeven in drie talen, zodat de klant ze kan ontvangen en lezen in zijn voorkeurstaal.  Aangezien verkoopsvoorwaarden tegenwoordig uitgebreider en duidelijker moeten zijn, ondermeer om geen incasso problemen te krijgen bij wanbetaling, is het nu ook mogelijk om een PDF bestand toe te voegen met de verkoopsvoorwaarden. Deze PDF wordt dan altijd als laatste blad aan de factuur toegevoegd. Dit laat toe om met verschillende lettertypes, kleuren, groottes en hyperlinks te werken in de voorwaarden
• Offertevoorwaarden - Hierin kunt u de offertevoorwaarden toelichten, die op de offerte zullen verschijnen. U kunt die offertevoorwaarden ingeven in drie talen, zodat de klant ze kan ontvangen en lezen in zijn voorkeurstaal.
• Klantenkaart - Hier configureert u de klantenkaart. Op deze pagina vindt u alle informatie over de klantenkaart.
• Korting tijdige betaling - Hier kunt u ingeven hoeveel korting u geeft als de klant tijdig betaalt. Als u een factuur op 'Betaald' zet en de betalingsdatum is niet na de vervaldatum van de factuur, dan zal Fuga automatisch een 'Verkoop met negatieve vrije boeking' aanmaken voor deze klant. Het bedrag is in dat geval het percentage op de betaalde factuur. Die verkoop wordt onmiddellijk op de lopende rekening gezet, zodat de korting bij de opmaak van de volgende maandelijkse factuur verrekend wordt. In de klantenfiche kunt u de korting uitschakelen of inschakelen voor een specifieke klant. Bovendien kunt u in Instellingen => Mijn voorkeuren => Standaard waarden => Korting tijdelijke betaling aangeven of deze optie standaard staat aangevinkt voor nieuwe klanten.
• Betaalwijzen (inkomend) - Het is mogelijk om aan te geven welke betaalwijzes er zichtbaar moeten zijn in Fuga voor inkomende betalingen.
• Kassa's - Hier kunt u optioneel de verschillende kassa's invoeren die u in uw praktijk gebruikt. Het aantal kassa's wordt beperkt door het aantal actieve accounts die de praktijk heeft.
• Kasboek - Hier kunt u beslissen of er een automatische berekening gemaakt moet worden van het beginbedrag. Ook kunt u een bank en rekeningnummer(s) opgeven.
• Producten
  • Standaard prijszetting - Hier kunt u een standaard prijszettingsmethode aangeven.
  • Winstmarges (%) - Dit zijn de procentuele winstmarges die beschikbaar zijn voor producten die u gebruikt en/of verkoopt.
  • Standaard winstmarge (%) - Dit is de standaard winstmarge die voor producten geldt, die ook aanpasbaar is per individueel product.
  • Prijsafwijkingen verkoop (%) - Dit is de procentuele prijsafwijkingen die beschikbaar zijn op producten voor verkoop.
  • Standaard prijsafwijking verkoop (%) - U kunt hier de standaard afwijking instellen die geldt voor de producten, die ook aanpasbaar is per individueel product.
  • Prijsafwijkingen toegediend (%) - Dit is de procentuele prijsafwijkingen die beschikbaar zijn op producten voor toediening.
  • Standaard prijsafwijkingen toediening (%) - U kunt hier de standaard afwijking instellen die geldt voor de producten, die ook aanpasbaar is per individueel product.
• Handelingen (relatieve prijs) - Dit kunt u gebruiken om toeslagen voor avond/weekend/etc. in te voeren.
• Klanten
  • Verminderingen (%) - Dit zijn de procentuele verminderingen die mogelijk zijn op de factuur van verkoop en diensten.
  • Standaard vermindering verkoop (%) - De standaardwaarde kan ingesteld worden voor verkoop, die ook aanpasbaar is op het moment van toepassing.
  • Standaard vermindering diensten (%) - De standaardwaarde kan ingesteld worden voor de diensten, die ook aanpasbaar is op het moment van toepassing.
    
    

Medewerkers en accounts

Medewerkers

Via het 'Toevoegen'-icoon () kunt u alle medewerkers van uw praktijk toevoegen aan uw Fuga. Vervolgens linkt u de medewerker aan een account. Lees hier hoe u een nieuwe medewerker toevoegt in Fuga.

Als u een medewerker heeft die niet getoond mag worden in de agenda e.d. kunt u de optie 'Niet zichtbaar in agenda, consultatie, etc.' aanvinken. Dit is bijvoorbeeld handig voor managers of voor controle-accounts.

Accounts

Hier staan de accounts die beschikbaar zijn voor uw Fuga. Altijd eerst een account koppelen aan een medewerker alvorens u het account kunt gebruiken. 

Wat zijn gedeelde accounts? Indien u met meerdere medewerkers parttime werkt, kunt u een account delen. U kunt een account wijzigen naar type 'Gedeeld', waarbij u de mogelijkheid krijgt om voor 3 deelaccounts (suffix A, B en C) de dagen aan te vinken waarop deze deelaccounts actief moeten zijn. Als u daarna op 'Bewaren' drukt, zullen de deelaccounts toegevoegd worden. Voor elke deelaccount kunt u dan het wachtwoord resetten en in het geval van een dierenartsenaccount kunt aangeven of de persoon 'Beheerder' moet zijn of niet. Let op: de deelaccounts kunnen enkel inloggen op de opgegeven dagen en ze kunnen ook enkel afspraken, consultaties en verkopen inbrengen op die dagen.

Indien u extra accounts nodig heeft of u wenst meer informatie, gelieve contact op te nemen met onze helpdesk.

Plaatsen

Adressen

U kunt een adres toevoegen door op het 'Toevoegen'-icoon () te klikken onder de titel 'Adressen'. Hier kunt u aparte contactgegevens en bankgegevens ingeven per praktijklocatie. Ook kunt u hier optioneel het depotnummer en -houder opgeven, wat wettelijk verplicht is om bestellingen op dit adres te kunnen maken. De laatste bestelbonnummer van uw depot kunt u hier ook ingeven.

Let op: Per lijn moet u een uniek adres ingeven, dat kan aan de hand van een suffix indien het hetzelfde adres betreft.

Consultatieruimtes

U kunt een consultatieruimte toevoegen door op het 'Toevoegen'-icoon () te klikken onder de titel 'Consultatieruimtes'. U moet minstens één consultatieruimte toevoegen alvorens u consultaties kunt toevoegen.

Wachtkamers

U kunt een wachtkamer toevoegen door op het 'Toevoegen'-icoon () te klikken onder de titel 'Wachtkamers'. Meestal is dit er slechts 1, maar voor praktijken met meerdere locaties kunnen er meerdere wachtkamers toegevoegd worden.

Hospitalisatiehokken

U kunt een hospitalisatiehok toevoegen door op het 'Toevoegen'-icoon () te klikken onder de titel 'Hospitalisatiehokken'. Let op: het aantal dieren per hospitalisatiehok is beperkt tot één.

Mijn Fuga

Onder deze tab kunt u uw documenten bekijken die betrekking hebben tot uw Fuga: facturen, contracten, verwerkersovereenkomst, etc.