Sous Données du cabinet, vous pouvez saisir certaines données pour le cabinet. Seulement les comptes de vétérinaire dotés de droits d'administrateur peuvent modifier ces paramètres. Les autres comptes peuvent bien les afficher.


Général


Ici, vous entrez les données générales et les informations sur votre cabinet. Ces informations figureront sur les documents générés dans Fuga, tels que les factures.

  • Nom de l'entreprise - Entrez le nom de l'entreprise du cabinet.
  • RPM (Registre des Personnes Morales) - Le registre des personnes morales doit être mentionné. Ici, vous devez indiquer la ville où se trouve le siège du tribunal de la juridiction dans laquelle l’entreprise est située.
  • Numéro de l'entreprise - Entrez le numéro d'entreprise (numéro de TVA) du cabinet.
  • Numéro de téléphone public - Entrez le numéro de téléphone du cabinet.
  • Numéro de fax public - Entrez le numéro de fax du cabinet.
  • Adresse e-mail publique - Entrez l'adresse e-mail du cabinet. Ce champ doit être rempli si vous voulez pouvoir envoyer des emails à partir du système.
  • Affichage utilisé pour adresse e-mail publique - En remplissant ce champ, les destinataires de vos emails verront également le contenu de ce champ au lieu de votre adresse e-mail. Nous vous recommandons de saisir le nom de votre cabinet ici.
  • Numéro d'odre (personne morale) - Vous utilisez ce champ si votre cabinet dispose d'un numéro d'ordre en tant que personne morale (et non en tant que personne physique). Cela vous permet ensuite d'entrer dans le cabinet (personne morale) dans les troupeaux en tant que vétérinaire d'exploitation. Les contrats de guidance d'entreprise  et de vétérinaire d'exploitation de bovins/porcins peuvent alors être liés au cabinet au lieu d’une personne physique.


Stock


Dans cet onglet, vous pouvez ajouter les unités de produit sortantes disponibles dans votre stock, en trois langues si l'option de multilinguisme est activée sous Configuration => Préférences du cabinet => Documents => Dénominations spécifiques à la langue utilisée pour produits, actes, protocoles, etc. Il n'est pas nécessaire de les ajouter à l'avance, car vous pouvez également les ajouter lors de l'ajout de produits.


Comptabilité


Dans cet onglet, vous pouvez entrer les détails concernant votre comptabilité.

  • Système TVA - Choisissez ici le pays dans lequel se trouve votre cabinet.
  • Cabinet exonéré de TVA - Certaines cabinets peuvent être exonérées de TVA, par exemple si vous avez un chiffre d'affaires limité. Si vous avez coché cette fonction, Fuga tiendra compte de la configuration et aucune TVA ne sera facturée.
  • Unité monétaire - Ici, vous sélectionnez l'unité monétaire avec laquelle vous voulez travailler.
  • Début d'année comptable - Ici, vous sélectionnez le mois du début de votre exercice.
  • Échéance - Entrez le délai de paiement de vos factures, qui apparaîtra sur la facture. Cela est nécessaire pour pouvoir générer des rappels au bon moment à partir du système.
  • Échéance modifiable - Avec cette option, vous pouvez toujours modifier l’échéance du paiement lors de la création d’une facture ou d’un reçu.
  • Mode de paiement requis - Si cette case est cochée, la méthode de paiement devient un champ obligatoire.
  • Autoriser la modification des acomptes sur les comptes ouverts - Si cette fonction est cochée, il est possible d'ajuster les acomptes ou de les ajouter aux consultations/ventes figurant sur le compte courant. Si cela est fait, le montant de l'acompte dans le rapport Comptes courants ouverts sera cliquable et vous pourrez modifier les différentes acomptes.
  • Arrondir à 5 cents - Cette option vous permet d’arrondir les factures et les reçus à 5 cents. Une règle importante à cet égard est que le paiement doit être effectué en présence physique du consommateur. Fuga complète la procédure comme suit: si un paiement est immédiatement enregistré lors du paiement, l’arrondi sera appliqué. Sinon non. Cette approche s’applique également au règlement d’un compte courant impayé. Le règlement complet est disponible sur le site du SPF Economie.
  • Tiers payant - Vous permet d'activer l'option si vous pouvez indiquer lors d'une consultation ou d'une vente que la facture (ou le reçu) concerne un autre client. Si cette option est activée, vous pouvez définir un tiers payant standard pour ce client dans la fiche client. Lors de la création d'une consultation ou d'une vente, vous pouvez également désigner un tiers payant. Si un tiers payant standard a déjà été saisi pour ce client, il sera repris comme valeur initiale. Un tiers payant doit également être entré comme client dans Fuga. Si vous souhaitez qu'une facture soit payée par le vétérinaire référant, vous devez également fournir ce vétérinaire en tant que client.
  • Coordonnées bancaires (banque, numéro de compte, BIC et IBAN) - Saisissez ici des informations sur votre banque, telles que le nom, votre numéro de compte et vos codes BIC et IBAN.
  • Exportation - Fuga offre la possibilité d’exporter des données comptables vers un logiciel de comptabilité (à partir de votre comptable). Voir ici pour plus d'informations.
  • Conditions de vente - Vous pouvez expliquer les conditions de vente ici. Ils seront placés sur les factures et les reçus. Vous pouvez saisir ces conditions de vente dans trois langues afin que le client puisse les recevoir et les lire dans la langue de son choix.
  • Conditions de devis - Vous pouvez expliquer ici les conditions de devis qui figureront sur le devis. Vous pouvez saisir ces conditions de devis en trois langues afin que le client puisse les recevoir et les lire dans la langue de son choix.
  • Carte de fidélité - Configurez la carte de fidélité ici. Sur cette page, vous trouverez toutes les informations sur la carte de fidélité.
  • Escompte paiement en temps - Vous pouvez entrer ici le montant de la remise que vous accordez si le client paie à temps. Si vous placez une facture sur 'Payé' et que la date de paiement ne se situe pas après la date d'échéance de la facture, Fuga créera automatiquement une 'Vente avec poste libre négatif' pour ce client. Dans ce cas, le montant correspond au pourcentage de la facture payée. Cette vente est immédiatement placée sur le compte courant, de sorte que la remise est déduite lors de l'établissement de la prochaine facture mensuelle. Dans la fiche client, vous pouvez activer ou désactiver la remise pour un client spécifique. Dans Configuration => Mes préférences => Valeurs par défaut => Escompte paiement en temps, vous pouvez également indiquer si cette option est cochée par défaut pour les nouveaux clients.
  • Caisses - Ici, vous pouvez éventuellement entrer les différentes caisses que vous utilisez dans votre cabinet. Le nombre de caisses est limité par le nombre de comptes actifs du cabinet.
  • Livre de caisse - Vous pouvez ici décider si un montant automatique doit être calculé. Vous pouvez également spécifier une banque et un numéro de compte.
  • Produits
    • Détermination du prix des produits - Vous pouvez spécifier ici une méthode de tarification standard.
    • Marges bénéficiaires (%) - Il s'agit des marges bénéficiaires en pourcentage disponibles pour les produits que vous utilisez et/ou vendez.
    • Marge bénéficiaire standardisée (%) - Il s'agit de la marge bénéficiaire standard s'appliquant aux produits, qui peut également être ajustée pour chaque produit.
    • Déviations de prix vente (%) - Il s'agit du pourcentage de déviation de prix disponible sur les produits en vente.
    • Déviation par défaut prix vente (%) - Vous pouvez définir ici la déviation de prix applicable aux produits, qui peut également être ajusté pour chaque produit.
    • Déviations de prix administration (%) - Il s'agit des déviations de prix en pourcentage disponibles sur les produits destinés à l'administration.
    • Déviation par défaut prix administration (%) - Vous pouvez définir les déviations pour les produits, qui peut également être ajusté pour chaque produit.
  • Actes (prix relatif) - Vous pouvez l’utiliser pour facturer des suppléments pour les consultations le soir/fin de semaine/etc.
  • Clients
    • Réductions (%) - Il s'agit des réductions en pourcentage possibles sur la facture pour les ventes et les honoraires.
    • Réduction par défaut ventes (%) - La valeur par défaut peut être définie pour les ventes, ce qui est également réglable au moment de l'application.
    • Réduction par défaut honoraires (%) - La valeur par défaut peut être définie pour les honoraires, ce qui est également réglable au moment de l'application.

Collaborateurs et comptes


Collaborateurs


Via l'icône 'Ajouter' (), vous pouvez ajouter tous les employés de votre cabinet à votre Fuga. Ensuite, vous liez l'employé à un compte. Lisez ici comment ajouter un nouvel employé à Fuga.


Comptes


Voici les comptes disponibles pour votre Fuga. Vous devez toujours au préalable associer un compte à un employé avant de pouvoir utiliser le compte.



ComptabilitéAnalyseConsulter la configurationModifier la configurationPropre agendaConsulter en propre nom
AssistantNonNonOuiNonNonNon
Vétérinaire (non administrateur)NonNonOuiNonOuiOui
Vétérinaire (administrateur)OuiOuiOuiOuiOuiOui


Que sont les comptes partagés? Si vous travaillez à temps partiel avec plusieurs employés, vous pouvez partager un compte. Vous pouvez changer un compte en type 'Partagé', vous permettant de vérifier les comptes partiels (suffixe A, B et C) les jours où ces comptes partiels doivent être actifs. Si vous cliquez ensuite sur 'Enregistrer', les comptes partiels seront ajoutés. Pour chaque sous-compte, vous pouvez ensuite réinitialiser le mot de passe et, dans le cas d'un compte vétérinaire, vous pouvez indiquer si la personne doit être 'administrateur' ou non. Remarque: les comptes partiels ne peuvent se connecter que les jours spécifiés et ne peuvent saisir que des rendez-vous, des consultations et des ventes ces jours-là.


Si vous avez besoin de comptes supplémentaires ou si vous souhaitez plus d'informations, veuillez contacter notre service d'assistance.


Endroits


Adresses


Vous pouvez ajouter une adresse en cliquant sur l'icône 'Ajouter' () sous la partie 'Adresses'. Ici, vous pouvez entrer vos coordonnées et vos coordonnées bancaires distinctes pour chaque location. Vous pouvez également éventuellement indiquer le numéro d'enregistrement et le titulaire, qui est légalement tenu de passer des commandes à cette adresse. Vous pouvez également entrer ici le dernier numéro de commande d'achat de votre dépôt.

Salles de consultation


Vous pouvez ajouter une salle de consultation en cliquant sur l'icône 'Ajouter' () sous la partie 'Salles de consultation'. Vous devez ajouter au moins une salle de consultation avant de pouvoir ajouter des consultations.


Salles d'attente


Vous pouvez ajouter une salle d'attente en cliquant sur l'icône 'Ajouter' () sous la partie 'Salles d'attente'. En règle générale, il ne s'agit que d'une seule salle d'attente, mais vous pouvez ajouter plusieurs salles d'attente pour les cabinets avec plusieurs locations.


Cages d'hospitalisation


Vous pouvez ajouter un cage d'hospitalisation en cliquant sur l'icône 'Ajouter' () sous la partie 'Cages d'hospitalisation'. Remarque: le nombre d'animaux par cage d'hospitalisation est limité à un.


Mon Fuga


Sous cet onglet, vous pouvez afficher vos documents relatifs à votre Fuga: factures, contrats, accord de processeur, etc.