Sonetas

Sous Données du cabinet, vous pouvez saisir certaines données pour le cabinet. Seulement les comptes de vétérinaire dotés de droits d'administrateur peuvent modifier ces paramètres. Les autres comptes peuvent afficher.

Général

Entrez les données générales et les informations sur votre cabinet. Ces informations figureront sur les documents générés dans Fuga, tels que les factures.

• Nom de l'entreprise - Entrez le nom de l'entreprise du cabinet qui sera repris dans tous les documents.
  Tout changement d'appellation ou de raison sociale comme un passage en société, par exemple, se font ici.
• RPM (Registre des Personnes Morales) - Le registre des personnes morales doit être mentionné. Indiquez la ville où se trouve le siège du tribunal de la juridiction dans laquelle l’entreprise est située.
• Numéro d'entreprise - Entrez le numéro d'entreprise (numéro de TVA) du cabinet.
• Numéro de téléphone public - Entrez le numéro de téléphone du cabinet.
• Numéro de fax public - Entrez le numéro de fax du cabinet.
• Adresse e-mail publique - Entrez l'adresse e-mail du cabinet. Ce champ doit être rempli si vous voulez pouvoir envoyer des emails à partir du système.
• Adresses e-mail dédiées - Il est possible de configurer différentes adresses e-mail 'reply-to' pour les newsletters, les rappels de traitement et les documents financiers (factures, notes de crédit et rappels de paiement).
• Affichage utilisé pour adresse e-mail publique - En remplissant ce champ, les destinataires de vos emails verront également le contenu de ce champ au lieu de votre adresse e-mail. Nous vous recommandons de saisir pour celà le nom de votre cabinet.
• Numéro d'odre (personne morale) - Si votre cabinet dispose d'un numéro d'ordre en tant que personne morale (et non en tant que personne physique). Cela vous permet ensuite d'entrer dans le cabinet (personne morale) dans les troupeaux en tant que vétérinaire d'exploitation. Les contrats de guidance d'entreprise  et de vétérinaire d'exploitation de bovins/porcins peuvent alors être liés au cabinet au lieu d’une personne physique.
• Signataire (personne morale) - Si le cabinet utilise 'Cabinet comme personne morale' lors de la création de contrats (par exemple le contrat de guidance d'entreprise bovins), vous pouvez indiquer avec cette option en plus la signature (sauvegardée) qui doit être utilisée.

Stock

Dans cet onglet, vous pouvez ajouter les unités de produit sortants disponibles dans votre stock, en trois langues si l'option de multilinguisme est activée sous Configuration => Préférences du cabinet => Documents => Dénominations spécifiques à la langue utilisée pour produits, actes, protocoles, etc. Il n'est pas nécessaire de les ajouter à l'avance, car vous pouvez également les ajouter lors de l'ajout de produits.

Comptabilité

Dans cet onglet, vous pouvez entrer les détails concernant votre comptabilité.

• Système TVA - Choisissez ici le pays dans lequel se trouve votre cabinet.
• Cabinet exonéré de TVA - Certaines cabinets peuvent être exonérées de TVA, par exemple si vous avez un chiffre d'affaires limité. Si vous avez coché cette fonction, Fuga tiendra compte de la configuration et aucune TVA ne sera facturée.
• Achats de produits étrangers - Cela détermine si Fuga prend en charge les pourcentages de TVA étrangers pour les achats des produits à l'étranger.
• Unité monétaire - Sélectionnez l'unité monétaire dans laquelle vous voulez travailler.
• Début d'année comptable - Sélectionnez le mois du début de votre exercice.
• Échéance - Entrez le délai de paiement de vos factures, qui apparaîtra sur la facture. Cela est nécessaire pour pouvoir générer des rappels de paiement.
• Échéance modifiable - Vous pouvez toujours modifier l’échéance du paiement à la création d’une facture ou d’un reçu.
• Mode de paiement requis - Si cette case est cochée, la méthode de paiement devient un champ obligatoire.
• Caisse requis - Si cette case est cochée, la saisie d'une caisse pour un paiement est obligatoire.
• Restriction de date de paiement - L'option permet d'empêcher l'ajout de paiements au cours d'une période précédente 
  (mois ou trimestre).
• Restriction de date de facture/reçu - L'option permet d'empêcher l'ajout de factures ou de reçus
  au cours d'une période précédente (mois ou trimestre).
• Autoriser la modification des acomptes sur les comptes ouverts - Si cette fonction est cochée, il est possible d'ajuster les acomptes ou de les ajouter aux consultations/ventes figurant sur le compte courant. Le montant de l'acompte dans le rapport Comptes courants ouverts sera cliquable et vous pourrez modifier les différents acomptes.
• Arrondir à 5 cents (en espèces) - Vous trouvez tout sur les arrondis ici.
• Arrondir à 5 cents (autres moyens de paiement) - Vous trouvez  ici tout sur les arrondis .
• Tiers payant - Vous permet d'activer l'option si vous voulez indiquer pour une consultation ou une vente que la facture (ou le reçu) concerne un autre client. Si cette option est activée, vous pouvez définir un tiers payant standard pour ce client dans la fiche client. Lors de la création d'une consultation ou d'une vente, vous pouvez également désigner un tiers payant. Si un tiers payant standard a déjà été saisi pour ce client, il sera repris comme valeur initiale. Un tiers payant doit également être entré comme client dans Fuga. Si vous souhaitez qu'une facture soit payée par le vétérinaire référant, vous devez également fournir ce vétérinaire en tant que client.
• One-Stop-Shop TVA - Depuis le 1er juillet 2021, une nouvelle réglementation TVA est entrée en vigueur qui stipule que pour une vente en ligne à un particulier d'un autre pays de l'UE, les taux de TVA de cet autre pays doivent être utilisés. Cette réglementation est également connue sous le nom de One-Stop-Shop règle fiscale (OSS). Si vous utilisez ce type de vente, vous pouvez l'activer dans Fuga en cochant cette option.
  
  Vous aurez alors la possibilité pour les clients particuliers d'un autre pays de l'UE de cocher 'One-Stop-Shop TVA (par défaut)' dans la fiche client. Lors de la création d'une nouvelle vente ou consultation pour ce type de client, vous pouvez indiquer si la règle TVA OSS est appliquée. Dans un premier temps, il sera indiqué ce qui a été saisi dans la fiche client comme valeur par défaut. Vous pouvez ensuite remplir, verrouiller et finaliser la vente ou la consultation comme vous faites d'habitude. Sur la facture sera indiqué que la règle TVA OSS a été appliquée. Vous ne pouvez pas créer de factures combinant des ventes 'normales' et des ventes OSS.
  
  Dans la déclaration de TVA, ces types de ventes sont placés dans la case 47.
  
  Si vous amené à créer une note de crédit pour ce type de vente, cochez d'abord 'One-Stop-Shop TVA' dans le formulaire de la note de crédit, ensuite la sauvegarder et puis éditer à nouveau la note de crédit . Vous pouvez ensuite choisir les pourcentages de TVA étrangère.
  
  Le rapport One-Stop-Shop TVA registre montre les factures auxquelles la règle TVA OSS a été appliquée. Dans le rapport Factures et le rapport Notes de crédit, vous avez également la possibilité de cocher 'Seulement One-Stop-Shop TVA'. Cela vous donne ensuite un aperçu des factures ou des notes de crédit qui ont été créées sous le regle TVA de l'OSS.
• Coordonnées bancaires (banque, numéro de compte, BIC et IBAN) - Saisissez ici des informations sur votre banque, telles que le nom, votre numéro de compte et vos codes BIC et IBAN.
• Peppol - Lisez ici toutes les informations sur Peppol.
• Système de rémunération - Lisez ici toutes les informations sur le système de rénumération.
• Vérifier le numéro de TVA -  Pour un contrôle automatique sur les numéros de TVA. Pour ce contrôle, nous utilisons un service de la Commission européenne. Cependant, ce service donne parfois des 'faux négatifs', donc le numéro de TVA est correct, mais pas d'après ce service. C'est pourquoi nous vous permettons de désactiver ce contrôle lorsque vous saisissez le numéro de TVA.
• Formater le numéro de TVA - Cette option ne vérifie pas le numéro de TVA, mais garantit que le numéro de TVA est stocké dans un format standard (en Belgique: BE0123.456.789). Ce formatage se produit également si vous avez activé 'Vérifier le numéro de TVA'.
• Payconiq - Vous lisez ici tout sur Payconiq.
• Exportation - Fuga offre la possibilité d’exporter des données comptables vers un logiciel de comptabilité (à partir de votre comptable). Voir ici pour plus d'informations.
• Rappel de paiement - Pour sélectionner le rappel de paiement. Si vous souhaitez remplacer le modèle Fuga existant par votre propre version,  faites-le ici. Vous pouvez saisir le rappel de paiement en trois langues, afin que le client puisse les recevoir et les lire dans sa langue préférée. Vous pouvez également saisir ici une valeur par défaut pour les coûts de dossier.
• Conditions de vente - Ils seront placés sur les factures et les reçus. Vous pouvez saisir ces conditions de vente dans trois langues afin que le client puisse les recevoir et les lire dans la langue de son choix.
• Conditions de devis -  Vous pouvez saisir ces conditions de devis en trois langues afin que le client puisse les recevoir et les lire dans la langue de son choix.
• Carte de fidélité - Configurez la carte de fidélité ici. Sur cette page, vous trouverez toutes les informations sur la carte de fidélité.
• Escompte paiement à temps - Vous pouvez entrer ici le montant de la remise que vous accordez si le client paie à temps. Si vous placez une facture sur 'Payé' et que la date de paiement ne se situe pas après la date d'échéance de la facture, Fuga créera automatiquement une 'Vente avec poste libre négatif' pour ce client. Dans ce cas, le montant correspond au pourcentage de la facture payée. Cette vente est immédiatement placée sur le compte courant, de sorte que la remise est déduite lors de l'établissement de la prochaine facture mensuelle. Dans la fiche client, vous pouvez activer ou désactiver la remise pour un client spécifique. Dans Configuration => Mes préférences => Valeurs par défaut => Escompte paiement en temps, vous pouvez également indiquer si cette option est cochée par défaut pour les nouveaux clients.
• Modes de paiement (entrant) - Il est possible d'indiquer quels modes de paiement doivent être visibles dans Fuga pour les paiements entrants.
• Caisses - Pour entrer les différentes caisses que vous utilisez dans votre cabinet. Le nombre de caisses est limité par le nombre de comptes actifs du cabinet.
• Livre de caisse - Vous pouvez ici décider si un montant automatique doit être calculé. Vous pouvez également spécifier une banque et un numéro de compte.
• Produits
  • Détermination du prix des produits - Vous pouvez spécifier ici une méthode de tarification standard.
  • Marges bénéficiaires (%) - Il s'agit des marges bénéficiaires en pourcentage disponibles pour les produits que vous utilisez et/ou vendez.
  • Marge bénéficiaire standardisée (%) - Il s'agit de la marge bénéficiaire standard s'appliquant aux produits, qui peut également être ajustée pour chaque produit.
  • Déviations de prix vente (%) - Il s'agit du pourcentage de déviation de prix disponible sur les produits en vente.
  • Déviation par défaut prix vente (%) - Vous pouvez définir ici la déviation de prix applicable aux produits, qui peut également être ajusté pour chaque produit.
  • Déviations de prix administration (%) - Il s'agit des déviations de prix en pourcentage disponibles sur les produits destinés à l'administration.
  • Déviation par défaut prix administration (%) - Vous pouvez définir les déviations pour les produits, qui peut également être ajusté pour chaque produit.
• Actes (prix relatif) - Vous pouvez l’utiliser pour facturer des suppléments pour les consultations le soir/fin de semaine/etc.
• Clients
  • Réductions (%) - Il s'agit des réductions en pourcentage possibles sur la facture pour les ventes et les services.
  • Réduction par défaut ventes (%) - La valeur par défaut peut être définie pour les ventes, ce qui est également réglable au moment de l'application.
  • Réduction par défaut services (%) - La valeur par défaut peut être définie pour les services, ce qui est également réglable au moment de l'application.
    
    

Collaborateurs et comptes

Collaborateurs

Via l'icône 'Ajouter' (), vous pouvez ajouter tous les employés de votre cabinet à votre Fuga. Liez ensuite l'employé à un compte. Lisez ici comment ajouter un nouvel employé dans Fuga.

Si vous voulez ne pas faire appraîte un employé dans l'agenda, par exemple., cochez l'option 'Non visible dans l'agenda, la consultation, etc.'. Ceci est utile pour les gestionnaires ou les comptes d'audit, par exemple.

Comptes

Voici les comptes disponibles pour votre Fuga. Vous devez toujours au préalable associer un compte à un employé avant de pouvoir utiliser le compte.

Que sont les comptes partagés? Si vous travaillez à temps partiel avec plusieurs employés, vous pouvez partager un compte. Vous pouvez changer un compte en type 'Partagé', vous permettant de vérifier les comptes partiels (suffixe A, B et C) les jours où ces comptes partiels doivent être actifs. Si vous cliquez ensuite sur 'Enregistrer', les comptes partiels seront ajoutés. Pour chaque sous-compte, vous pouvez ensuite réinitialiser le mot de passe et, dans le cas d'un compte vétérinaire, vous pouvez indiquer si la personne doit être 'administrateur' ou non. Remarque: les comptes partiels ne peuvent se connecter que les jours spécifiés et ne peuvent saisir que des rendez-vous, des consultations et des ventes ces jours-là.

Si vous avez besoin de comptes supplémentaires ou si vous souhaitez plus d'informations, veuillez contacter notre service d'assistance.

Endroits

Adresses

Vous pouvez ajouter une adresse en cliquant sur l'icône 'Ajouter' () sous la partie 'Adresses'. Entrez vos coordonnées (bancaires) distinctes pour chaque endroit. Vous pouvez également éventuellement indiquer le numéro d'enregistrement du dépôt et le titulaire, qui est légalement tenu de passer des commandes à cette adresse. Vous pouvez également entrer ici le dernier numéro de commande d'achat de votre dépôt.

Remarque: Vous devez saisir une adresse unique par ligne, ce qui peut se faire par suffixe s'il s'agit de la même adresse.

 Salles de consultation

Vous pouvez ajouter une salle de consultation en cliquant sur l'icône 'Ajouter' () sous la partie 'Salles de consultation'. Vous devez ajouter au moins une salle de consultation avant de pouvoir ajouter des consultations.

Salles d'attente

Vous pouvez ajouter une salle d'attente en cliquant sur l'icône 'Ajouter' () sous la partie 'Salles d'attente'. En règle générale, il ne s'agit que d'une seule salle d'attente, mais vous pouvez ajouter plusieurs salles d'attente pour les cabinets avec plusieurs filiales.

Cages d'hospitalisation

Vous pouvez ajouter un cage d'hospitalisation en cliquant sur l'icône 'Ajouter' () sous la partie 'Cages d'hospitalisation'. Remarque: le nombre d'animaux par cage d'hospitalisation est limité à un.

Mon Fuga

Sous cet onglet, vous pouvez afficher vos documents relatifs à votre Fuga: factures, contrats, accord de processeur, etc.